Wenn ein deutsches Unternehmen im Export genehmigungspflichtiger Güter tätig ist, dann braucht es einen Ausfuhrverantwortlichen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktion der Ausfuhrverantwortliche in Deutschland hat, welche Aufgaben er übernehmen muss und welche Voraussetzungen er erfüllen muss.
Was ist ein Ausfuhrverantwortlicher?
Der Ausfuhrverantwortliche kommt in allen Unternehmen zum Einsatz, die sich mit der Ausfuhr von genehmigungspflichtigen Gütern beschäftigen. Das Unternehmen ist nämlich dazu verantwortlich, in schriftlicher Form einen offiziellen Ausfuhrverantwortlichen gegenüber dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) anzugeben. Diese Person muss zum Vorstand oder zur Geschäftsführung des Betriebs gehören und haftet persönlich für die Einhaltung aller Exportkontrollvorschriften. Kommt es zu außenwirtschaftlichen Verstößen, so wird der Ausfuhrverantwortliche persönlich zur Verantwortung gezogen.
Das zuständige Unternehmensorgan beschließt, wer zum Ausfuhrverantwortlichen ernannt wird. Durch die Unterschrift des Formulars, das von der BAFA ausgestellt wird, gibt der Ausfuhrverantwortliche sein Einverständnis darüber, dass er sich im Falle einer Zulässigkeitsprüfung nicht auf missverständliche außenwirtschaftliche Bestimmungen oder ein Nichtwissen der Vorschriften berufen kann.
Es gehört zu den Aufgabenbereichen des Ausfuhrverantwortlichen, sich um die Organisation der Exportkontrollprozesse im Unternehmen zu kümmern. Kann er dies nicht selbst tun, so muss er einen oder mehrere kompetente Exportkontrollbeauftragte ernennen. Diese übernehmen die Organisation und die Kontrolle des Tagesgeschäfts. Nach außen hin haftet jedoch der Ausfuhrverantwortliche, weshalb er alle Prozesse genauestens auf ihre Rechtmäßigkeit überprüfen muss.
Der Unterschied zwischen dem Ausfuhrverantwortlichen und dem Exportkontrollbeauftragten
In der Hierarchie eines Unternehmens befindet sich der Ausfuhrverantwortliche über dem Exportkontrollbeauftragten. Er ist dazu befugt, eine Person mit der Aufgabe der Exportkontrolle zu beauftragen und ihm diese Verantwortung auch wieder zu entziehen. In größeren Unternehmen, die regen Handel treiben, ist der Ausfuhrverantwortliche im Tagesgeschäft nicht in der Lage, alle Exportprozesse zu kontrollieren. Er muss andere Aufgaben ausführen und ernennt deshalb eine Person zum Exportkontrollbeauftragten. Ein wesentlicher Unterschied liegt darin, dass der Exportkontrollbeauftragte zwar im Unternehmen viel Verantwortung übernimmt, nach außen hin jedoch in der Regel nicht persönlich haftet.
Der betriebliche Ausfuhrverantwortliche muss gegenüber dem BAFA offiziell ausgewiesen werden. Es besteht jedoch keine Pflicht, auch einen Exportkontrollbeauftragten beim BAFA anzumelden. Welche Aufgaben ein Exportkontrollbeauftragter hat, welche Funktion er übernimmt und welche Voraussetzungen er erfüllen muss, erfahren Sie in unserem ausführlichen Artikel zum Thema Exportkontrollbeauftragter im Unternehmen.
Was macht ein Ausfuhrverantwortlicher? – Die Pflichten und Aufgaben im Überblick
Das Aufgabenfeld eines Ausfuhrverantwortlichen ist vielseitig und erstreckt sich über verschiedene Bereiche des Unternehmens. Deshalb werden die Pflichten und Aufgaben in diesem Teil des Artikels genauer vorgestellt:
Grundlegende Pflichten des Ausfuhrverantwortlichen
Es kann zwar sein, dass der Ausfuhrverantwortliche im Tagesgeschäft nicht für die Kontrolle aller Exporte zuständig ist. Trotzdem muss er sicherstellen, dass alle Exportprozesse korrekt abgewickelt werden. Der Ausfuhrverantwortliche muss seinen Pflichten zu jedem Zeitpunkt nachkommen, denn im Falle eines rechtswidrigen Vorgangs haftet er persönlich.
Die Personalausweispflicht
Der Ausfuhrverantwortliche hat die Pflicht, in den außenwirtschaftlichen Bereichen des Geschäftsprozesses ausschließlich Person einzustellen, dass zuverlässig ist. Die Mitglieder des Expertenteams müssen über die notwendige Fach- und Sachkenntnis verfügen, um ihre Aufgaben professionell und fehlerfrei abarbeiten zu können. Deshalb ist es notwendig, dass Weiterbildungszertifikate vorgezeigt und archiviert werden.
Die Organisationspflicht
In Unternehmen, die Handel betreiben, nehmen Exporte eine wichtige Rolle ein. Das bedeutet, dass diese Abteilung im Organigramm der Firma unmissverständlich eingebracht werden muss. Dabei ist darauf zu achten, dass Interessenkollisionen vermieden werden. Deshalb ist sicherzustellen, dass die Exportkontrolle ein ausreichendes Maß an Unabhängigkeit von anderen Geschäftsprozessen aufweist. Zu den Pflichten des Ausfuhrverantwortlichen gehören ein ausschließliches fachliches Weisungsrecht und ein unmittelbares Berichtsrecht. Beide werden durch den Vorstand oder die Geschäftsführung vermittelt.
Die Überwachungspflicht
Der Ausfuhrverantwortliche hat als persönlich haftende Person die Pflicht, die Einhaltung aller Arbeitsabläufe im Unternehmen zu kontrollieren. Tut er dies nicht, so verletzt er seine Überwachungspflicht, was als Aufsichtspflichtverletzung geahndet wird und nach § 130 OWiG mit einem Bußgeld bestraft werden kann. Abhängig von dem Umfang des Verstoßes kann dieses Bußgeld bis zu einer Million Euro betragen. Je nach Größe und Aufbau des Unternehmens führt der Ausfuhrverantwortliche sämtliche Kontrollen selbst durch oder gibt diese Aufgabe an andere vertrauenswürdige Personen im Betrieb ab.
Die Weiterbildungspflicht
Das Außenwirtschaftsrecht verändert sich stetig. Deshalb muss der Ausfuhrverantwortliche regelmäßig an Schulungen teilnehmen, um sich fortzubilden. Er und alle seine direkten Mitarbeiter müssen weiterbildende Maßnahmen einsetzen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass alle rechtlichen Vorschriften sachgemäß eingehalten werden. Geschieht dies nicht, so kommt es zu einem Verstoß, der mit hohen Bußgeldern oder strafrechtlichen Verfahren einhergehen kann. Es liegt sowohl im Interesse des Unternehmens als auch des Ausfuhrverantwortlichen, an guten Seminaren teilzunehmen, die gezielt auf das Tagesgeschäft vorbereiten. Gleichzeitig sollten den Angestellten der Abteilung für Exportkontrolle stets alle erforderlichen Arbeitshilfen zur Verfügung stehen. Dazu gehören beispielsweise die aktuellen Gesetzestexte sowie der Zugang zum Bundesanzeiger, den Embargomaßnahmen und den zuständigen Behörden.
Konkrete Aufgaben des Ausfuhrverantwortlichen
Auch wenn die genannte Person im Tagesgeschäft für weitere Bereiche des Unternehmens zuständig ist, muss der Ausfuhrverantwortliche trotzdem die folgenden Aufgaben im vollen Umfang erfüllen:
- Der Ausfuhrverantwortliche ist dafür zuständig, die Exportregeln bei Einzelfällen gelten. Wenn es notwendig ist, muss er Ausfuhren stoppen, die aus rechtlicher Sicht nicht durchgeführt werden dürfen.
- Der Ausfuhrverantwortliche ist für die Organisation und die Kontrolle der betrieblichen Exportkontrollmechanismen zuständig. Schließlich muss die Exportkontrolle unter allen Umständen rechtssicher umgesetzt werden.
- Die Person, die für die Ausfuhr im Unternehmen zuständig ist, muss täglich sicherstellen, dass sich alle involvierten Mitarbeiter an die innerbetriebliche Ablauforganisation für Exporte halten.
- Es ist Aufgabe des Ausfuhrverantwortlichen, zu überprüfen, welche besonderen Vorschriften bestimmte Güter erfüllen müssen, um für eine Ausfuhr in ein anderes Land genehmigt zu werden. Hierbei müssen folgende Faktoren überprüft werden:
o Die Güterart der Exportwaren
o Embargos – gibt es länderbezogene Sonderbeschränkungen?
o Zu welchen Zwecken werden die Güter im Exportland verwendet?
o Terrorlisten-Screening: Gibt es personenbezogene Beschränkungen für den Export?
- Die Bestimmung ausgewählten Fachpersonals, das in der Abteilung der Exportkontrolle im Unternehmen eingesetzt werden soll, fällt ebenfalls in den Aufgabenbereich des Ausfuhrverantwortlichen.
Wann muss ein Unternehmen einen Ausfuhrverantwortlichen benennen?
Es gibt viele Unternehmen, die Güter exportieren und importieren. Diese fragen sich vermehrt „Wann muss ein Ausfuhrverantwortlicher genannt werden?“ Auf diese Frage wird an dieser Stelle näher eingegangen.
Eine Firma ist dazu verpflichtet, einen Ausfuhrverantwortlichen zu nennen, wenn sie regelmäßig genehmigungspflichtige Güter aus Deutschland ausführt. Unter anderem gehören zu dieser Gruppe von Waren auch Kriegswaffen oder Güter, die für die Rüstung relevant sind. Die Kontrolle dieser Exporte ist tief in den Überwachungsgrundsätzen der Bundesregierung verankert. Unternehmen, die überhaupt keine exportkontrollierte Ware ausführen oder nur sehr selten in einen Export verwickelt sind, müssen keinen offiziellen Ausfuhrverantwortlichen nennen.
So erfolgt die Benennung gegenüber dem BAFA
Wenn ein Betrieb häufiger Exporte von genehmigungspflichtigen Gütern tätigt, ist es gesetzlich dazu verpflichtet, einen Ausfuhrverantwortlichen beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle zu benennen.
Die Formulare zur Ernennung des Ausfuhrverantwortlichen können direkt über die Website des BAFA heruntergeladen werden.
Es sind zwei Formulare auszufüllen. Im ersten, dem Formular AV1 gibt das Unternehmen an, welche Person es zum Ausfuhrverantwortlichen ernennt. Dem ausgefüllten Dokument muss ein Auszug aus dem Handelsregister beigelegt werden.
Im Formular AV2 erklärt der ernannte Ausfuhrverantwortliche, dass er sich seiner Pflichten und Aufgaben bewusst ist. Mit seiner Unterschrift haftet er persönlich für die Einhaltung der einschlägigen Rechtsvorschriften.
Wenn sich der Ausfuhrverantwortliche in einem Unternehmen ändert, muss der Vorgang schriftlich beim BAFA vorgenommen werden.
Welche Anforderungen und Voraussetzungen muss der Ausfuhrverantwortliche erfüllen?
Wer Ausfuhrverantwortlicher sein kann, hängt unter anderem von der Rechtsform des Unternehmens ab. Die Person muss in jedem Fall zur oberen Leitungsebene der Firma gehören. Hinzu kommt, dass dieser Mensch einem vertretungsberechtigten Organ des Unternehmens angehören muss. Einige Beispiele für Personen, die zum Ausfuhrverantwortlichen ernannt werden könnten, sind:
- Mitglied des Vorstands in einer AG
- Teil der Geschäftsführung in einer GmbH
- Teil der Geschäftsführung der Komplementär-GmbH in einer GmbH & Co. KG
- Vertretungsberechtigter Gesellschafter in einer OHG
- Komplementär in einer KG
- Vertretungsberechtigter Gesellschafter in einer GbR
- Mitglied des Vorstands in einem e.V.
Mit welchen Rechtsgrundlagen arbeitet der Ausfuhrverantwortliche?
Der Ausfuhrverantwortliche und seine direkten Mitarbeiter agieren im Tagesgeschäft auf Grundlage folgender Rechtsverordnungen:
- Dual-Use-Verordnung der EU
- Außenwirtschaftsverordnung (AWV)
- Außenwirtschaftsgesetz (AWG)
Die rechtliche Grundlage für das Exportkontrollrecht in Deutschland basiert auf den angegebenen Verordnungen. Deshalb ist es wichtig, dass sich sowohl der Ausfuhrverantwortliche als auch der Exportkontrollbeauftragte mit diesen Rechtsgrundlagen auskennen. Hinzu kommen weitere Verordnungen, wie beispielsweise die Anti-Folter-Verordnung oder die Sanktionslisten. Welche Sanktionslisten für deutsche Exportunternehmen von Bedeutung sind, können Sie in unserem detaillierten Artikel zu diesem Thema im Magazin nachlesen.
Was passiert bei Fehlern und Verstößen des Ausfuhrverantwortlichen?
Wenn Vorschriften nicht eingehalten werden, ist mit hohen Bußgeldern oder strafrechtlichen Konsequenzen zu rechnen. Das Bußgeld kann bis zu einer Million Euro betragen. Hinzu kommt, dass bei einem Verstoß unter anderem auch die zollrechtlichen Vereinfachungsverfahren eingestellt werden. Dazu gehört zum Beispiel der zugelassene Ausführer. Wenn eine Eintragung im Gewerbezentralregister vorliegt, dann wird es schwer, öffentliche Aufträge zu vergeben. Hinzu kommt, dass diese Art von Verstößen häufig in die Presse gelangen und einen großen Schaden anrichten können.
Unser Fazit rund um das Thema Ausfuhrverantwortliche
Wenn sich eine Firma mit dem regelmäßigen Export genehmigungspflichtiger Güter beschäftigt, nimmt der Ausfuhrverantwortliche im Unternehmen eine tragende Rolle ein. Er wird offiziell beim BAFA genannt, weshalb er auch nach außen bei Verstößen gegen die Exportgesetze persönlich haften muss. Die strafrechtliche Verfolgung kann große Auswirkungen auf den Ausfuhrverantwortlichen selbst und die Tätigkeit des Unternehmens haben. Deshalb muss die mit der Ausfuhr beauftragte Person regelmäßig kontrollieren, dass alle Exportprozesse im Unternehmen gemäß der Rechtsgrundlage abgewickelt werden.
Der Ausfuhrverantwortliche ist Teil des Vorstands oder der Geschäftsführung eines Unternehmens. Es kann sein, dass er neben der Verantwortung für die Ausfuhr von Gütern noch andere Verantwortungsbereiche im Betrieb übernimmt. Ausfuhrverantwortliche, die im Tagesgeschäft nicht alle Exportprozesse des Unternehmens übernehmen können, ernennen einen Exportkontrollbeauftragten. Dieser übernimmt tägliche Aufgaben, wird jedoch vom Ausfuhrverantwortlichen kontrolliert.
