Digitale Ursprungszeugnisse ermöglichen heute eine schnelle Bearbeitung der im Exportwesen so wichtigen Herkunftsnachweise und eine Effizienzsteigerung in den Zollprozessen. Der vollständig elektronische Antrag auf Ausstellung eines digitalen Ursprungszeugnisses (elektronisches Ursprungszeugnis, kurz eUZ) beschleunigt Bearbeitungszeiten, kann die Fehlerquoten reduzieren und ermöglicht die Integration des Dokuments in bestehende Dokumentenmanagement-Systeme.
Die Umstellung auf elektronische Verfahren geht mit den Vorgaben des Unionszollkodex (UZK) zur Digitalisierung von Zollprozessen einher. Die Ziele einer effizienteren Bearbeitung und einer höheren Transparenz lassen sich aber nur dann erreichen, wenn bei der Antragstellung Fehler vermieden und alle erforderlichen Schritte eingehalten werden.
Voraussetzungen für den Online-Antrag auf Ausstellung eines digitalen Ursprungszeugnisses
Um ein digitales Ursprungszeugnis online zu beantragen, ist die Registrierung im Online-Portal der Industrie- und Handelskammer (IHK) Voraussetzung. Unternehmen müssen dort ein Unternehmenskonto anlegen, das dann den Zugang zu verschiedenen IHK-Dienstleistungen ermöglicht. Bei der Registrierung sind unter anderem folgende Daten des Unternehmens anzugeben:
- Firmenname/Bezeichnung,
- Handelsregisternummer,
- Steuernummer und
- Kontaktinformationen.
Für die Beantragung eines elektronischen Ursprungszeugnis sind darüber hinaus verschiedene Unterlagen erforderlich. Die Handelsrechnung bildet die Basis der Ursprungserklärung und muss vollständige Angaben zur Warenbezeichnung und Menge sowie zum Wert und Empfänger enthalten.
Erforderlich sind außerdem Lieferantenerklärungen zum Ursprung von Vormaterialien, wenn Komponenten oder Rohstoffe aus Drittländern bezogen wurden. Diese Informationen spielen unter anderem für die Bewertung des Dual-Use-Aspekts, die zolltarifliche Einreihung und die mögliche Zollpflicht eine Rolle. Bei komplexen Fertigungsprozessen können zudem weitere Fertigungsnachweise oder Kalkulationen zur Ermittlung des präferenzberechtigten Ursprungs angefordert werden.
Antragsberechtigt sind Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die über einen Handelsregistereintrag oder eine gültige Gewerbeanmeldung verfügen. Die Antragstellung muss durch eine vertretungsberechtigte Person des Unternehmens erfolgen, deren Unterschriftsberechtigung bei der IHK hinterlegt ist. Bei Kapitalgesellschaften sind dies in der Regel die im Handelsregister eingetragenen Geschäftsführer oder Vorstände. Einzelkaufleute und Personengesellschaften weisen ihre Vertretungsbefugnis durch entsprechende Registerauszüge nach.
Die Online-Beantragung eines digitalen Ursprungszeugnisses Schritt für Schritt erklärt
Bevor Unternehmen ein digitales Ursprungszeugnis nutzen können, muss dieses natürlich beantragt werden. In den folgenden Abschnitten erläutern wir die Beantragung Schritt für Schritt im Detail.
1. Anmeldung im IHK-Portal
Die Beantragung eines digitalen Ursprungszeugnis erfolgt über die Online-Plattform der örtlich zuständigen IHK. Die meisten IHK haben für ihre Systeme das zentrale Portal eUZweb integriert, das auf verschiedene Wege erreichbar ist (beispielsweise über die jeweilige IHK-Website oder spezialisierte Außenwirtschaftsportale). Nach dem Login mit den hinterlegten Zugangsdaten ist im Menü die Option zur Beantragung eines Ursprungszeugnisses auszuwählen.
Die Anmeldung setzt in jedem Fall eine Registrierung voraus. Wie der Prozess im Detail abläuft, erläutert die IHK auf ihrer Website. Häufig gehört es zu diesem Prozess, dass das Unternehmen der örtlich zuständigen IHK per E-Mail einen Administrator für das Verfahren benennt, an den die IHK als Ansprechpartner (unter anderem mit dem Freischaltcode für den Abschluss der Registrierung) herantreten kann.
2. Antragstellerdaten prüfen
Die Unternehmensdaten werden aus dem im Portal angelegten Unternehmenskonto übernommen. Unternehmen ist dennoch zu empfehlen, die Angaben bei jeder Antragstellung auf Vollständigkeit und Aktualität zu überprüfen, da fehlerhafte Daten bei der Beantragung eines eUZ das Risiko einer Verzögerung oder Ablehnung erhöhen.
Insbesondere die korrekte Schreibweise der Unternehmensbezeichnung, die aktuelle Geschäftsadresse und die Kontaktdaten des Ansprechpartners sollten verifiziert werden. Erforderliche Änderungen an den Stammdaten sollten im Benutzerkonto des Unternehmens vorgenommen werden, bevor ein neuer Antrag gestellt wird, um nicht Gefahr zu laufen, bei der Beantragung des Ursprungszeugnisses noch die alten Daten zu verwenden.
3. Empfänger- und Versanddaten
Die präzise Erfassung der Empfängerdaten ist entscheidend für die Anerkennung des Ursprungszeugnisses durch die Zollbehörden des Einfuhrlandes. Das Einfuhrland, die vollständige Firmenbezeichnung des Importeurs und gegebenenfalls Informationen zu Zwischenhändlern oder Consignees (Empfangsberechtigte) sind exakt so anzugeben, wie sie in der Handelsrechnung erscheinen. Abweichungen zwischen Ursprungszeugnis und Handelsrechnung können von den Zollbehörden schnell als Unstimmigkeit gewertet werden und bergen daher die Gefahr von Verzögerungen in der Abfertigung.
Besondere Sorgfalt ist bei der korrekten Schreibweise von Unternehmensnamen bei Exporten in Länder mit anderen Schriften (beispielsweise arabisch, chinesisch, kyrillisch) erforderlich. Hier ist auf die Verwendung international gebräuchlicher Transliterationen (buchstabengetreue Übertragung von Wörtern) zu achten. Zusätzliche Versandinformationen wie der voraussichtliche Liefertermin, das Transportmittel oder die Versandroute können optional angegeben werden.
4. Warenbeschreibung und Ursprungsangabe
Die Warenbeschreibung ist das Herzstück bei der Beantragung eines Ursprungszeugnisses und muss ebenso präzise wie verständlich formuliert sein. Typische Fehler wären die Anwendung von Fachbegriffen, die außerhalb des Geschäftskreises des Unternehmens eher unbekannt sind, oder zu allgemein gehaltene Beschreibungen (zum Beispiel „hochwertige Industriekomponenten“ oder „Premium-Produkte“). Korrekt wäre hingegen „Präzisionsdrehteile aus Edelstahl für Hydraulikzylinder“ oder „Elektrische Steuerungsmodule für Industrieroboter“.
Die Anforderungen an die Angabe des Ursprungs basieren unter anderem auf den Regelungen der Artikel 59 bis 61 der Delegierten Verordnung (EU) 2015/2446. Wichtig: Aspekte des nicht-präferenziellen Ursprungs regeln die Artikel 31 bis 36 derselben Verordnung. Als Ursprungsland gilt das Land, in dem die Waren vollständig hergestellt oder eine hinreichende Be- oder Verarbeitung stattgefunden hat. Bei Fertigwaren, die aus importierten Vormaterialien hergestellt wurden, ist zu prüfen, ob die letzte wesentliche Bearbeitung in Deutschland erfolgt ist. Pauschale Angaben sind auch hier nicht zulässig, das Ursprungsland ist explizit im Antrag zu bezeichnen.
Die Angabe der Zolltarifnummer (HS-Code oder Warenposition der Kombinierten Nomenklatur) ist generell nicht verpflichtend, aber aus einem einfachen Grund zu empfehlen: Sie erleichtert den Zollbehörden bei der Einfuhr in das Bestimmungsland die Einordnung der Ware und trägt damit zur Beschleunigung der Abfertigung bei. Unternehmen sollten bei der Recherche der Zolltarifnummern sehr genau sein, da falsche Angaben zu Nachfragen oder Beanstandungen durch die Zollbehörden führen können.
5. Nachweise hochladen
Die Online-Antragstellung über das IHK-Portal erfordert das Hochladen der relevanten Nachweisdokumente in digitaler Form. Zu den Standarddokumenten gehört die Handelsrechnung, die als Grundlage für die Warenbeschreibung und Wertangaben dient. Lieferantenerklärungen sind bei Verwendung von Vormaterialien aus Drittländern oder anderen EU-Mitgliedstaaten beizufügen. Bei komplexen Erzeugnissen kann es erforderlich sein, zusätzliche Fertigungsnachweise, Stücklisten oder Kalkulationen zur Ermittlung des Ursprungs einzureichen.
Viele IHK-Portale akzeptieren das Dateiformat PDF. Die Akzeptanz anderer Formate wie JPEG oder PNG kann hingegen variieren. Für die Größe der Dateien gelten Beschränkungen, die je nach IHK variieren. Typischerweise liegt die zulässige Dateigröße aber bei fünf bis zehn Megabyte, teilweise werden auch größere Dateien akzeptiert. Beim Hochladen ist darauf zu achten, dass alle Dokumente vollständig und gut lesbar sind. Unleserliche Scans oder unvollständige Unterlagen führen zu Rückfragen und verzögern die Bearbeitung.
6. Digitale Signatur und Einreichung des Antrags
Nach dem Ausfüllen aller erforderlichen Formularfelder und dem Hochladen der Nachweisdokumente erfolgt die elektronische Signatur durch eine vertretungsberechtigte Person. Die digitale Unterschrift bestätigt die Richtigkeit und Vollständigkeit der gemachten Angaben. Das System prüft, ob die signierende Person im Benutzerkonto des Unternehmens als vertretungsberechtigt hinterlegt ist. Da nicht alle IHK mit denselben Anbietern arbeiten, kann sich die konkrete eSignatur-Funktion in Einzelheiten etwas unterscheiden. Grundsätzlich ist für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ein zugelassenes Kartenlesegerät mit einer IHK-Signaturkarte erforderlich.
Mit der Absendung des Antrags wird dieser an die zuständige IHK zur Prüfung übermittelt. Hier werden die formale Richtigkeit der Angaben, die Plausibilität der Ursprungsangaben und die Vollständigkeit der beigefügten Nachweise bewertet. Bei Unklarheiten oder fehlenden Informationen nimmt die IHK Kontakt mit dem Antragsteller auf und fordert Nachbesserungen oder zusätzliche Unterlagen an. Nach Einreichung des Antrags ist eine regelmäßige Kontrolle der E-Mail-Postfächer zu empfehlen, um auf Anfragen der zuständigen IHK schnell reagieren zu können.
7. Empfang und Weiterverwendung
Nach erfolgreicher Prüfung und Ausstellung des digitalen Ursprungszeugnisses erfolgt ein Ausdruck durch die IHK oder das Unternehmen selbst vorbehandelten Formularen bzw. mit ausdruckbarem IHK-Siegel, sofern es über eine entsprechende Zulassung verfügt. Das Dokument kann direkt an Handelspartner, Spediteure oder Zollbehörden weitergeleitet bzw. den physischen Warenbegleitpapieren beigefügt werden.
Bei Bedarf kann das eUZ ausgedruckt und den physischen Warenbegleitpapieren beigefügt werden. Von einigen Einfuhrländern (laut eUZ-Handbuch unter anderem Ägypten, Jordanien und Katar) werden Dokumente mit eingedruckten Siegeln gegebenenfalls nicht anerkannt. In diesen Fällen sollte vorab geklärt werden, welche Formate akzeptiert werden und wie die Alternativen aussehen.
Fehler beim Ausfüllen und wie man sie vermeidet
Beim Ausfüllen des Antrags auf das digitale Ursprungszeugnis kann es an mehreren Stellen zu Fehlern kommen. Was schnell zum Problem werden kann, sind unklare oder unvollständige Warenbeschreibungen, wenn diese zum Beispiel nicht eindeutig genug sind. Formulierungen wie „verschiedene Ersatzteile“ machen die Position nicht eindeutig identifizierbar. Darüber hinaus sind weitere Fehler bei der Antragstellung möglich.
- Fehlende oder unvollständige Ursprungsnachweise: Diese sind als zollrechtlich relevante Dokumente essenziell, um den Antrag zu bearbeiten. Das antragstellende Unternehmen muss sicherstellen, dass für alle verwendeten Vormaterialien aus Drittländern entsprechende Lieferantenerklärungen vorliegen, aus denen die erforderlichen Informationen zum Ursprung hervorgehen.
- Alte Stammdaten im IHK-Benutzerkonto: Probleme entstehen auch dann, wenn die im Portal hinterlegte Unterschriftsberechtigung nicht mehr aktuell ist oder die signierende Person nicht als vertretungsberechtigt eingetragen ist. Das Unternehmen muss bei Änderungen innerhalb der Geschäftsführung, bei einer Erteilung von Prokura oder anderen antragsrelevanten Sachverhalten die Datensätze im IHK-Benutzerkonto aktualisieren.
- Unterschiede in den Frachtdokumenten: Sollte es passieren, dass zwischen der Handelsrechnung und dem Ursprungszeugnis bezüglich der Warenbezeichnung oder der Angabe von Mengen und Werten Unterschiede zu erkennen sind, ist mit einer kritischen Prüfung durch die bearbeitenden Zollbehörden zu rechnen. Unternehmen sind daher angehalten, vor dem Absenden des Antrags eine Konsistenzprüfung der Angaben durchzuführen. Um bei der Implementierung und Anwendung digitaler Lösungen von Anfang alles richtig zu machen, empfiehlt sich eine Zusammenarbeit mit einem professionellen Verzollungsbüro, das über Expertise in der Digitalisierung und der Nutzung neuer Technologien wie künstlicher Intelligenz und Blockchain im Zollwesen verfügt.
Bearbeitungszeiten, Kosten und rechtliche Hinweise zur Beantragung eines digitalen Ursprungszeugnisses
Die Bearbeitungsdauer bei einem Online-Antrag auf Ausstellung eines digitalen Ursprungszeugnisses variiert je nach Auslastung der zuständigen IHK und der Komplexität des Antrags. In der Regel ist mit einer Bearbeitungszeit von ein bis zwei Werktagen zu rechnen. Ob im Fall dringender Exportsachen eine beschleunigte Bearbeitung – gegebenenfalls verbunden mit einer höheren Bearbeitungsgebühr – möglich ist, muss mit der zuständigen IHK geklärt werden.
Die Gebühren für die Ausstellung von Ursprungszeugnissen bewegen sich typischerweise zwischen zehn und 15 Euro. Der genaue Betrag richtet sich nach der Gebührenordnung der jeweiligen IHK und kann diverse Zuschläge – unter anderem für Express-Bearbeitungen, weitere Durchschriften oder eine sehr umfassende Prüfung – beinhalten. Die Bezahlung erfolgt in der Regel per Lastschrifteinzug oder Rechnung.
Das Unternehmen ist verpflichtet, alle Ursprungsdokumente und zugehörigen Nachweise für einen Zeitraum von mindestens drei Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Ursprungszeugnis ausgestellt wurde. Bei Prüfungen durch die Zollbehörden oder im Rahmen von Nachverfahren müssen die Unterlagen jederzeit vorgelegt werden können.
Tipps für wiederkehrende Beantragung von Ursprungszeugnissen
Gerade solche Unternehmen, die regelmäßig Exportgeschäfte abwickeln, haben auch durch die wiederholten elektronischen Antragstellungen einen gewissen Verwaltungsaufwand. Um in diesem Zusammenhang eine Effizienzsteigerung zu erreichen, können im IHK-Online-Portal hinterlegte Vorlagen genutzt werden. Viele Systeme ermöglichen zum Beispiel das Anlegen von Standardformulierungen für wiederkehrende Warenbeschreibungen, Empfängerdaten oder Ursprungsangaben. Auf diese Weise lässt sich die Antragstellung beschleunigen und die Verwendung von Mustern reduziert individuelle Eingabefehler.
Eine weitere Möglichkeit zur Vereinfachung des Antrags bei wiederkehrendem Warenversand ist der Aufbau einer digitalen Artikelliste mit den zugeordneten Zolltarifnummern und Ursprungsnachweisen. Dieser Schritt erleichtert nicht nur die Dokumentation. Unternehmen, die für jedes Produkt eine Stammdatenbank aufbauen, haben jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen zur Ursprungsermittlung. Gerade bei Mitarbeiterwechseln oder Änderungen in der Zuständigkeit verkürzt sich damit die Einarbeitung. Bei Bedarf lassen sich diese Daten direkt in den Antrag auf Ausstellung des Ursprungszeugnisses übernehmen.
Unternehmen mit hohem Exportvolumen sollten zudem die Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung prüfen. Über spezielle Schnittstellen und Upload-Funktionen lässt sich die Bearbeitung größerer Mengen von Ursprungszeugnissen automatisieren – eventuell sogar direkt über die Anbindung von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) – oder der Umfang manueller Eingabeschritte reduzieren.
Fazit: Das digitale Ursprungszeugnis sorgt für mehr Effizienz und ist umweltfreundlich
Die elektronische Beantragung eines digitalen Ursprungszeugnisses spart Unternehmen Zeit, reduziert den Verbrauch an Papier und kann dabei helfen, Fehler zu vermeiden. Unternehmen profitieren von einer Beschleunigung des Ausstellungsprozesses, können die elektronischen Ursprungszeugnisse einfacher archivieren und besser in digitale Geschäftsprozesse einbinden. Um dieses Potenzial voll nutzen zu können, kommt es bei der Antragstellung auf die nötige Sorgfalt an. Das Unternehmen als Antragsteller sollte diesbezüglich Best Practices entwickeln, Mitarbeiter umfassend schulen und bei Lieferanten auf eine exakte Ausfertigung der entsprechenden Ursprungsnachweise für Rohstoffe und Vorprodukte achten.