Bei der Zollabwicklung ist es grundsätzlich möglich, sich vertreten zu lassen. Insbesondere für Unternehmen ist dies von großer praktischer Bedeutung. Zur Auswahl stehen dabei zwei Varianten: die direkte und die indirekte Vertretung. Die Wahl hat jeweils weitreichende Konsequenzen für die Fragen der Haftung und der Verantwortlichkeit für Fehler in der Deklaration. Unternehmen sollten sich vor der Entscheidung zu den Vor- und Nachteilen beider Vertretungsformen von einer professionellen Zollagentur beraten lassen, um im konkreten Fall die bessere Option für sich identifizieren zu können.
Zollrechtliche Grundlagen und Definition der Vertretungsarten
Die rechtlichen Grundlagen für die Vertretung in Zollangelegenheiten sind in Artikel 18 des Unionszollkodex (UZK) normiert. Dort wird zwischen der direkten und der indirekten Vertretung unterschieden.
Im Fall der direkten Vertretung handelt der Vertreter im Namen und für Rechnung des Vertretenen (zum Beispiel ein im- oder exportierendes Unternehmen). Der Vertretene gilt dennoch gegenüber den Zollbehörden als Anmelder und trägt damit die rechtliche Verantwortung für die Zollanmeldung, deren Richtigkeit und die Entrichtung der Zollabgaben. Der Vertreter muss sich als solcher durch die Vorlage einer Vertretungsvollmacht zu erkennen geben.
Bei einer indirekten Vertretung handelt der Vertreter im eigenen Namen, aber für Rechnung einer anderen Person. Der Vertreter ist hierbei also in der Rolle des Anmelders, was dazu führt, dass er selbst – neben dem Vertretenen – gegenüber den Zollbehörden haftet.
Haftung und praktische Konsequenzen
Der wesentliche Unterschied zwischen beiden Vertretungsformen liegt in der Haftungsverteilung. Bei der direkten Vertretung haftet primär der Vertretene für alle zollrechtlichen Verpflichtungen. Der Vertreter übernimmt lediglich die praktische Abwicklung und haftet nur für eigene Sorgfaltspflichtverletzungen im Rahmen des eigenen Auftrags.
Bei der indirekten Vertretung haftet hingegen der Vertreter als Anmelder unmittelbar und gleichrangig mit dem Auftraggeber. Die Zollbehörden können sowohl den Vertreter als auch den Auftraggeber auf die Erfüllung der zollrechtlichen Verpflichtungen in Anspruch nehmen, also auch die Zahlung der Zollabgaben. Aufgrund des Haftungsrisikos für den Vertreter kommt die indirekte Vertretung in der Praxis eher selten zur Anwendung. Unternehmen nutzen diese Form zum Beispiel, wenn der Geschäftssitz in einem Drittstaat liegt und sie die Zollabwicklung in der EU selbst nicht übernehmen können.
Fazit: Die Wahl der Vertretungsform sollte stets genau geprüft werden
Nach der Regelung des UZK kann grundsätzlich jede Person eine Vertreter in Zollangelegenheiten benennen bzw. bevollmächtigen. Die Beauftragung eines Vertreters – beispielsweise eine Zollagentur – bietet sich insbesondere dann an, wenn die Zollabwicklung sehr komplex und umfangreich ist und/oder spezifisches Fachwissen dafür benötigt wird. Die Entscheidung zwischen direkter und indirekter Vertretung hat erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Konsequenzen. Die direkte Vertretung ist die in der Praxis häufiger genutzte Variante, da sie mit einer klaren Verteilung der Haftung einhergeht und die Rolle des Vertreters auf die operative Abwicklung beschränkt. Die indirekte Vertretung kommt dagegen eher selten zur Anwendung und erlegt dem Vertreter eine deutlich größere Verantwortung auf. Gleichwohl gibt es bestimmte Fälle, in denen sie der direkten Vertretung gegenüber vorzugswürdig sein kann.