Unternehmen, die in internationale Lieferketten eingebunden sind, stehen im Zusammenhang mit dem Zollrecht (das regelmäßigen Anpassungen unterliegt) und der zunehmenden Digitalisierung vor komplexen Herausforderungen. Aber: Das Thema Digitalisierung schafft für Unternehmen zugleich neue Potenziale – auch bei der Inanspruchnahme von Beratungsleistungen in Zollangelegenheiten.
Die virtuelle Zollberatung bzw. Distanz-Zollberatung schafft ein hohes Maß an Flexibilität und ermöglicht Unternehmen, mit einem deutlich geringeren Zeitaufwand (im Vergleich zur klassischen Vor-Ort-Beratung) schneller auf zollrechtliche Fragen zu reagieren. Damit versetzt die Distanz-Zollberatung Handelsunternehmen in die Lage, quasi in Echtzeit Probleme durch den Austausch von Dokumenten klären zu lassen und Handlungsempfehlungen einzuholen.
Digitale Zollberatung: Voraussetzungen, Inhalt und Kommunikationskanäle für B2B-Kunden
Das Thema Distanz-Zollberatung umfasst die Unterstützung bei Fragestellungen rund um die Ein- und Ausfuhr von Waren durch externe Zollexperten bzw. Verzollungsbüros über digitale Kommunikationskanäle, beispielsweise Videokonferenzen oder Chat-Systeme sowie das Telefon. Darüber hinaus spielen in der Distanz-Zollberatung auch E-Mail und Dokumentenaustausch-Systeme eine wichtige Rolle. Hinsichtlich der Voraussetzungen für die virtuelle Zollberatung ist zwischen den technischen Aspekten und den rechtlichen Rahmenbedingungen zu unterscheiden.
Die technischen Voraussetzungen
Um eine professionelle Distanz-Zollberatung in Anspruch nehmen zu können, benötigen Unternehmen eine solide technische Infrastruktur. Die Grundvoraussetzung für Videokonferenzen ist eine stabile Internetverbindung mit einer Bandbreite von mindestens 8 bis 10 Mbit/s für den Download und 1,5 bis 2 Mbit/s, die für den Upload zur Verfügung stehen.
Je mehr Teilnehmer an den einzelnen Konferenzschaltungen teilnehmen, umso stärker muss die Bandbreite nach oben skaliert werden. Des Weiteren braucht es Systeme, mit denen sich die Gespräche DSGVO-konform (Datenschutz-Grundverordnung durchführen lassen, also solche, die mittels Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ein hohes Maß an Sicherheit bieten.
Um einen reibungslosen Ablauf und eine hohe Funktionalität zu erreichen, sollte die verwendete Software über die Funktionalitäten des Screen-Sharing für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Zollanmeldungen und des direkten Dokumentenversands verfügen.
In diesem Zusammenhang ist es besonders wichtig, dass die Systeme hohe Verschlüsselungsstandards erfüllen, da Zollunterlagen typischerweise sensible Geschäftsinformationen umfassen. Außerdem ist bei den technischen Möglichkeiten auch an digitale Signaturen für eine rechtssichere Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten direkt im virtuellen Beratungsprozess zu denken.
Das Zollrecht, Beratungsleistungen und der Datenschutz in der Distanz-Zollberatung
Inhaltlich orientiert sich die Beratung am Zollkodex der Union (UZK, Verordnung (EU) Nr. 952/2013) als Fundament des Zollrechts der Europäischen Union. Dort finden sich beispielsweise die grundsätzlichen Regelungen zur elektronische Anmeldung von Waren beim Zoll und zu den Zollvergünstigungen, die AEO-zertifizierte Unternehmen (Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte) in Anspruch nehmen dürfen.
Die Zollberatung ist in diesem Zusammenhang inhaltlich zwischen Bereichen zu trennen, die keiner Erlaubnispflicht unterliegen und jenen Aspekten, für die Zollberater eine entsprechende Erlaubnis benötigen. Nicht erlaubnispflichtig ist zum Beispiel die Unterstützung bei der Wahl des richtigen Zollverfahrens, zur Erstellung von Zollanmeldungen, bei der Nutzung von Präferenzabkommen oder zur Exportkontrolle und Hinweise auf regelmäßige Änderungen (zum Beispiel durch die Einführung neuer ATLAS-Releases).
Handelsunternehmen, die von einer Zollberatung Leistungen erwarten, die konkrete Hilfestellungen im Steuerrecht oder rechtsberatende Fragestellungen betreffen, müssen sich an Dienstleister wenden, denen für eine steuer- oder rechtsberatende Tätigkeit die entsprechende Erlaubnis (diese beruht unter anderem auf dem Steuerberatungsgesetz oder dem Rechtsdienstleistungsgesetz) erteilt wurde. Ohne das Vorliegen der nötigen Erlaubnis darf eine Zollberatung keine entsprechenden Leistungen anbieten.
Im Hinblick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen, welche für die Inanspruchnahme der Zollberatung eine Rolle spielen, ist der Umgang mit Daten aus den Kunden- und Lieferantenbeziehungen bzw. deren Schutz zu berücksichtigen. Die DSGVO legt strenge Maßstäbe an, was die Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten betrifft. Handelsunternehmen sollten vorab prüfen, welche Aspekte für die virtuelle Zollberatung jeweils relevant sind. Wichtig ist, dass in der Beratung auf eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Kommunikationskanäle sowie die Protokollierung der Datenzugriffe geachtet wird.
Vorteile der Distanz-Zollberatung
Durch die Distanz-Zollberatung erhalten Unternehmen einen schnellen Zugriff auf externe Expertise, die bei wichtigen Zollangelegenheiten direkt weiterhelfen und damit gegebenenfalls auch zur Optimierung von Logistikprozessen beitragen kann. Die Beratung kann im Vorfeld auf mögliche Risikobereiche hinweisen und für Lösungen sensibilisieren. Zudem bietet die virtuelle Beratung Potenzial, wenn schnell und effizient reagiert werden muss. Die Distanz-Zollberatung ermöglicht Unternehmen somit ein hohes Maß an Flexibilität.
Bei dringenden Zollfragen lässt sich schnell ein Beratungstermin vereinbaren, der sich auf zentrale Fragestellungen fokussiert. Durch die Möglichkeit, statt eines langen Termins mehrere kurze Beratungssequenzen in Anspruch zu nehmen, können relevante Fragestellungen genau dann behandelt werden, wenn sie zeitkritisch werden.
Weitere Vorteile der Distanz-Zollberatung im Überblick:
- Kosteneffizienz: Durch die virtuelle Zollberatung fallen die Kosten für Anfahrt und gegebenenfalls Übernachtung weg. Vor allem aber die aufgrund der entfallenden An- und Abfahrt eingesparte Zeit macht sich langfristig im Hinblick auf einen effektiven Einsatz der Mitarbeiter bemerkbar.
- Geografische Unabhängigkeit: Durch die Möglichkeiten der Distanz-Zollberatung ist ein Zugriff auf die fachliche Expertise unabhängig vom Standort der Zollberater und Unternehmen möglich. Damit kann ein Handelsunternehmen auch Zollfragen virtuell klären und sich beraten lassen, wenn es in der örtlichen Nähe nur wenige oder keine Experten gibt. Aber auch Start-ups, die bisher keine umfassende interne Zoll-Infrastruktur aufgebaut haben, profitieren von der geografischen Unabhängigkeit.
- Dokumentenaustausch und Überprüfbarkeit: Mit den Möglichkeiten der modernen digitalen Kollaboration ist es für Unternehmen möglich, verschiedene Dokumente über Screen-Sharing oder über sichere Cloud-Services miteinander zu teilen. Die Unterlagen sind damit sofort verfügbar und müssen nicht auf den länger dauernden Postweg gebracht werden. Auf diese Weise gelingt es, mögliche Fehlerquellen (die zu einer intensiven Prüfung beim Zoll führen) schnell zu identifizieren bzw. Fragen und Probleme zu klären.
- Prozessoptimierung: Im Rahmen der virtuellen Beratungstermine arbeiten Handelsunternehmen und Zollberater eng miteinander zusammen, um die Verzollung von Waren effizient zu gestalten und das Risiko von Verzögerungen zu verringern. In diesem Kontext ist die Distanz-Zollberatung ein wichtiger Bestandteil einer umfassende Prozessoptimierung, von der Unternehmen langfristig profitieren.
Fazit: Dank Distanz-Zollberatung Prozesse optimieren und Kosten sparen
Die Distanz-Zollberatung stellt eine moderne und flexible Lösung für Unternehmen dar, die im internationalen Handel tätig sind. Sie ermöglicht eine effiziente und zeitsparende Kommunikation mit Zollexperten, unabhängig vom Standort. Durch den Einsatz digitaler Technologien können Unternehmen Prozesse optimieren, Kosten senken und Fehler einfacher vermeiden. Angesichts sich häufig ändernder Zollbestimmungen und einer zunehmenden Digitalisierung bietet die Distanz-Zollberatung einen entscheidenden Vorteil für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben möchten. Sie ist ein wertvolles Instrument zur Bewältigung komplexer Zollangelegenheiten und zur Sicherstellung eines reibungslosen internationalen Handels.
