Im Rahmen grenzüberschreitender Handelsgeschäfte spielt der Warenursprung eine wichtige Rolle. Im Rahmen von Freihandelsabkommen lassen sich Vergünstigungen bzw. Vereinfachungen der Zollprozesse ausnutzen. Lieferantenerklärungen über den Ursprung von Waren sind in diesem Zusammenhang essenziell. Allerdings ist der finanzielle und personelle Aufwand für die Ausstellung der Zertifikate ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor.
Mit der Langzeit-Lieferantenerklärung steht Unternehmen ein Werkzeug zur Verfügung, welches gerade im Zusammenhang mit wiederholten Lieferungen an ein und denselben Kunden dabei hilft, die Effizienz des Versandprozesses zu optimieren. Über die Einsatzmöglichkeiten und die Vorteile von Langzeit-Lieferantenerklärungen erfahren Sie im Folgenden mehr.
Einsatz und Vorteile von Langzeit-Lieferantenerklärung
Bei der Langzeit-Lieferantenerklärung handelt es sich um ein Dokument, das grenzüberschreitende Handelsbeziehungen vereinfacht. Im Kern geht es um eine schriftliche Erklärung des Exporteurs oder Herstellers, mit der bestätigt wird, dass innerhalb eines bestimmten Zeitraums gelieferte Waren die Ursprungsregeln eines Präferenz-/Handelsabkommens erfüllen. Solche Präferenzabkommen bestehen unter anderem zwischen der Europäischen Union (EU) und anderen Staaten bzw. Staatengruppen, um für den Warenverkehr Zollvergünstigungen (durch den Wegfall von Zollgebühren oder deren Ermäßigung) zu erreichen.
Zum Einsatz kommt die Langzeit-Lieferantenerklärung im Rahmen regelmäßiger Lieferungen identischer oder ähnlicher Waren mit dem gleichen Ursprungsstatus. Der wesentliche Vorteil besteht darin, dass mit der Nutzung einer Langzeit-Lieferantenerklärung das Erfordernis entfällt, bei jeder Warensendung erneut eine Lieferantenerklärungen abgeben zu müssen. Dies führt zu einer Reduzierung des Verwaltungsaufwands, weil die Lieferantenerklärung nur einmal ausgestellt werden muss und im festgelegten Zeitraum alle relevanten Warensendungen erfasst. Insofern profitieren vor allem Unternehmen mit fortgesetzten Lieferbeziehungen und standardisierten Produktionsverfahren von dieser Möglichkeit. Aus der Anwendung der Langzeit-Lieferantenerklärung ergeben sich darüber hinaus noch weitere Vorteile.
- Kosteneffizienz: Durch die Vermeidung wiederholter Zertifizierungsverfahren entstehen sowohl für Exporteure als auch für Importeure erhebliche Kosteneinsparungen, da die Bearbeitungsgebühren für einzelne Ursprungszeugnisse entfallen. Zudem lassen sich die Personalkosten für die Abwicklung der Zertifizierungsprozesse reduzieren. Exportiert zum Beispiel ein Maschinenbauunternehmen monatlich 50 Präzisionswerkzeuge eines Typs in die Schweiz und würde ohne Langzeit-Lieferantenerklärung für jede Sendung eine Einzelerklärung mit Ursprungszeugnis (zu einem beispielhaften Preis von acht Euro je Stück) benötigt, fallen im Jahr Kosten von 4.800 Euro an. Durch die Langzeit-Lieferantenerklärung lässt sich dieser Kostenfaktor einsparen.
- Planungssicherheit: Langzeit-Lieferantenerklärungen schaffen Planungssicherheit für beide Vertragsparteien. Exporteure werden in die Lage versetzt, Lieferungen besser zu kalkulieren, während Importeure bezüglich der Zollgebühren mit konstanten Zollsätzen rechnen können. Dies erleichtert eine langfristige Geschäftsplanung und Preiskalkulation.
- Beschleunigung der Abfertigungsverfahren: Da die Ursprungseigenschaft bereits durch die Langzeit-Lieferantenerklärung bestätigt ist, kann das Zollabfertigungsverfahren beschleunigt werden. Auf diese Weise reduzieren sich Warte- bzw. Versandzeiten, es kommt zu einer höheren Effizienz in der Lieferkette.
Was ist beim Einsatz der Langzeit-Lieferantenerklärung zu beachten?
Den rechtlichen Rahmen für die praktische Anwendung der Lieferantenerklärung bilden der Unionszollkodex (UZK) sowie die Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 (UZK-IA), welche in Artikel 62 wesentliche Aspekte festlegt. Zu beachten ist die maximale Gültigkeitsdauer der Erklärung von 24 Monaten (beginnend mit dem festgelegten Anfangsdatum), die allerdings nicht zwingend ausgeschöpft werden muss.
Wichtig: Sollten sich Änderungen des Warenursprungs oder anderer relevanter Umstände ergeben, muss die Langzeit-Lieferantenerklärung widerrufen werden.
Lieferanten können die Vorteile der Erklärung auf verschiedene Weise nutzen. Das Dokument kann nicht nur für zukünftige Lieferungen, sondern auch mit Rückwirkung auf in den letzten zwölf Monaten erfolgte Lieferungen ausgestellt werden. Sofern die Aufnahme von Lieferungen erst in der Zukunft geplant ist, kann eine Langzeit-Lieferantenerklärung auch bis zu sechs Monate vorausdatiert werden.
Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass alle Waren, für welche die Erklärung gelten soll, unter die gleichen Ursprungsregeln fallen müssen. Ein Maschinenbauunternehmen kann also nicht einfach den Versand von Präzisionsmesswerkzeugen und Fräsmaschinen mit unterschiedlichen Zolltarifnummern über dieselbe Langzeit-Lieferantenerklärung abwickeln.
Nicht enthalten darf eine Langzeit-Lieferantenerklärung hingegen Ausschlussklauseln, mit denen auf abweichende Angaben über den Ursprung von Waren hingewiesen wird, der später auszustellenden Handelspapieren zu entnehmen ist. Die Ursprungsangaben der Langzeit-Lieferantenerklärung müssen ausnahmslos für Waren gelten, um die Vergünstigungen nutzen zu können. Zudem müssen Unternehmen darauf achten, dass für die erfassten Waren eine klare Kennzeichnung vorliegt und keine Sammelbegriffe verwendet werden, die zu allgemein gehalten sind. Eine Bezeichnung als „Ersatzteile für Fräsmaschinen“ wäre in diesem Zusammenhang nicht ausreichend – es muss eine klare Abgrenzung der Waren möglich sein.
Pflichtangaben in einer Langzeit-Lieferantenerklärung
Grundsätzlich müssen bestimmte Angaben unbedingt enthalten sein, damit die Langzeit-Lieferantenerklärung in ihrer angewendeten Form auch anerkannt wird. Dazu gehören unter anderem der Name des Lieferanten und des Kunden/Empfängers, eine Beschreibung der Ware und deren Ursprungsstatus. Weiterhin sind in der Erklärung anzugeben:
- Gültigkeitszeitraum (Anfangs- und Enddatum),
- Länder, für welche die Erklärung gilt,
- Hinweise auf Vormaterialien aus anderen Ländern,
- Hinweis zur Mitteilungspflicht bei Änderungen,
- Ausfertigungsdatum sowie Name und Unterschrift des Ausstellers.
Wichtig: Der Wortlaut der Langzeit-Lieferantenerklärung ist gesetzlich vorgeschrieben und kann bei Bedarf Anhang 22-16 (Langzeit-Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft) entnommen werden.
Risiken und Compliance-Aspekte
Die Langzeit-Lieferantenerklärung bietet Beteiligten Vorteile, ist in der Praxis aber auch mit gewissen Risiken verbunden. Da die Erstellung ohne eine behördliche Beteiligung eigenverantwortlich durch den Lieferanten (Exporteur) erfolgt und kein Antragsverfahren voraussetzt, muss sich der Empfänger auf die Richtigkeit der Erklärung sowie die Kenntnis der Ursprungsregeln des Exporteurs verlassen.
Sollte es zu Missbrauch kommen, hat dies schwerwiegende Folgen – von Zollnachforderungen bis zu strafrechtlichen Konsequenzen. Aus unternehmerischer Sicht braucht es daher robuste Compliance-Systeme und eine Zusammenarbeit mit erfahrenen Verzollungsbüros, die über umfassendes Know-how in diesem Bereich verfügen.
Speziell seitens des Ausstellers ist auf eine lückenlose Dokumentation aller relevanten Produktions- und Lieferprozesse zu achten. Dazu gehören Lieferantenerklärungen, Produktionsaufzeichnungen und Kontrollprotokolle. Hintergrund: Im Rahmen von Prüfungen können für die erfassten Waren die Ursprungsnachweise angefordert werden.
Um in diesem Zusammenhang Problemen vorzubeugen, ist regelmäßig zu evaluieren, ob die Voraussetzungen für die Langzeit-Lieferantenerklärung noch erfüllt sind. Gerade durch Änderungen in der Lieferkette oder bei den Produktionsverfahren können die Ursprungseigenschaften in einer Weise betroffen sein, dass die Langzeit-Lieferantenerklärung widerrufen und neu ausgestellt werden muss.
Fazit: Langzeit-Lieferantenerklärungen können Kosten senken
In internationalen Geschäftsbeziehungen spielen Effizienz und ein hohes Maß an Planbarkeit eine große Rolle. Unternehmen können sich verschiedener Hebel bedienen, um diese Ziele zu erreichen. Eine Möglichkeit ist die Verwendung der Langzeit-Lieferantenerklärung, die Warensendungen mit gleichen Ursprungsregeln erfasst und über einen Zeitraum von bis zu 24 Monaten vereinfacht. Durch die Möglichkeit, die Erklärung auch rückwirkend ausstellen bzw. Im Voraus datieren zu können, entsteht ein sinnvolles Instrument, um im grenzüberschreitenden Versand kosteneffizient zu arbeiten.