Unternehmen, die Waren nicht nur innerhalb Deutschlands und der Europäischen Union (EU), sondern auch außerhalb des Unionsgebiets vertreiben, stehen vor verschiedenen Herausforderungen. Ein wichtiges Thema dabei: Warenrücksendungen.
Zu Retouren kommt es nicht nur im Rahmen von B2C-Geschäften, sondern auch beim Handel zwischen Unternehmen besteht ein grundsätzliches Risiko, aufgrund von Mängeln Waren wieder zurücknehmen zu müssen. Die zollrechtliche Behandlung einer Retoure kann durchaus komplex werden und erfordert – unter anderem wegen der Rückforderung bereits gezahlter Einfuhrabgaben – einen gewissen verwaltungstechnischen Aufwand.
Grundlagen des Retourenmanagements im internationalen Handel
Retouren sind im Rahmen von Handelsgeschäften nicht ungewöhnlich und können aus verschiedenen Gründen veranlasst werden, unter anderem aufgrund qualitativer oder technischer Mängel. Für Verbraucher gelten mitunter sehr umfassende Retourenregeln, die ihnen mehr Rechte einräumen.
Unternehmen, die Waren international versenden, müssen sich mit Fragen zum Retourenmanagement befassen. Dabei geht es um eine mehrstufige Prozesskette, in der das Zollrecht eine wichtige Rolle einnimmt.
Die einzelnen Aufgaben innerhalb des Retourenmanagements im Überblick:
- Identifikation von Rücksendegründen (z. B. Produktfehler, falsche Lieferung, Nichtgefallen)
- Abwicklung der Transportlogistik
- Verzollung und steuerliche Behandlung der Rücksendungen
- Wiedereinlagerung, Wiederaufbereitung oder Entsorgung der zurückgeführten Produkte
Innerhalb des Retourenmanagements können verschiedene Stufen ineinandergreifen. Es lohnt sich nicht für alle Warengruppen, einen Rücktransport zu organisieren – gerade bei Artikeln aus dem unteren Preissegment.
So ist die Suche nach geeigneten Lösungen vor Ort (d. h. im Land des Standorts des Handelspartners bzw. des Wohnsitzes des Verbrauchers) Teil des Retourenmanagements. Dies gilt sowohl für direkt aus Deutschland exportierte Waren als auch Produkte, die Gegenstand von Cross-Trade-Geschäften sind.
Optimierung zur Minimierung von Retouren
Vom Ansatz her sollte ein Unternehmen mit internationalen Handelsbeziehungen auf die weitgehende Vermeidung von Retouren ausgerichtet sein, um den damit verbundenen Mehraufwand auszuschließen – unter anderem die beim grenzüberschreitenden Warenverkehr entstehenden, hohen Logistikkosten. Eine Evaluierung der Rücksendegründe ist der erste Schritt, um eine Optimierung einzuleiten. In Betracht kommen diesbezüglich besonders:
- Produktmängel oder Beschädigungen: Ab Werk fehlerhaft ausgelieferte Produkte oder im internationalen Versand auf dem Transportweg entstandene Beschädigungen ziehen immer wieder Retouren nach sich. Ein umfassendes Qualitätsmanagement und optimierte Verpackungslösungen bieten Optimierungspotenzial.
- Falsche oder unvollständige Lieferung: Abweichungen von der Bestellung führen häufig zu Rücksendungen. Eine umfassende Kontrolle der Bestell- und Verpackungsprozesse verringert die Fehlerquote.
- Nichtgefallen oder geänderte Kundenpräferenzen: Besonders im E-Commerce-Sektor spielen diese subjektiven Gründe eine große Rolle. Aufgrund der systemeigenen Einschränkungen (Verbraucher dürfen Waren unmittelbar visuell begutachten und selbst ausprobieren) dieses Vertriebskanals sind Optimierungen hier besonders schwierig.
- Unklare Zoll- und Importkosten: Empfänger verweigern häufig die Annahme von Waren, wenn hohe Einfuhrzölle oder unerwartete Abgaben durch eine falsche Deklaration anfallen. Unternehmen verbessern die Situation durch klare interne Best-Practices-Schulungen der Mitarbeiter hinsichtlich korrekter Angaben und der Vorbereitung für die Verzollung der Ware im Versand.
- Nicht erfüllte rechtliche Anforderungen: Unterschiedliche Sicherheits- oder Kennzeichnungsanforderungen in den Importländern können dazu führen, dass Waren zurückgesandt werden müssen. Daher sollte unbedingt vor dem Versand geprüft werden, ob die betreffende Ware die Importvorschriften des Bestimmungslandes erfüllt.
Nutzen Unternehmen diese Möglichkeiten zur Verbesserung interner Prozesse effizient aus, kann das Retourenaufkommen verringert werden. Zu 100 Prozent werden sich Rücksendungen meist aber nicht vermeiden lassen.
Die zollrechtliche Relevanz und Abwicklung von Retouren bei der Einfuhr
Im Retourenmanagement nehmen internationale Retouren eine besondere Rolle ein. Die durch eine Rücksendung verursachten Kosten sowie die konkrete Abwicklung sind dabei stark von den jeweiligen Zollvorschriften abhängig. Eine zentrale Frage besteht darin, ob auf zurückgeführte Ware erneut Einfuhrabgaben wie Zöllen und Steuern erhoben werden dürfen.
Grundsätzlich sind in diesem Zusammenhang verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Dazu gehören unter anderem:
- der ursprüngliche Zollstatus der Ware (handelt es sich um regulär verzollte Produkte oder erfolgte die Einfuhr unter einem besonderen Zollverfahren);
- die Regelungen zur zollfreien Wiedereinfuhr;
- der Zustand der zurückgesandten Ware (defekte oder beschädigte Waren können in einigen Fällen eigenen Zollvorschriften unterliegen).
Zusätzlich haben Handelsabkommen, die zwischen beteiligten Ländern gelten, Einfluss auf eine mögliche zollrechtliche Erleichterung der Retourenabwicklung.
Rücksendungen aus dem Ausland nach Deutschland
Verkaufen Unternehmen Produkte aus Deutschland bzw. der EU ins Ausland, fallen für den Export an den EU-Grenzen keine Zollgebühren an. Diese werden erst beim Grenzübertritt in das außereuropäische Gebiet erhoben. Sofern der Empfänger eine Ware retourniert, müsste diese dem geltenden Zollrecht entsprechend deklariert werden. Die Folge wären Zoll- und andere Einfuhrabgaben beim Rückeintritt der Ware in das Unionszollgebiet.
Das Zollrecht kennt jedoch den Begriff der sogenannten „Rückwaren“. Hierbei handelt es sich um Produkte, die ursprünglich aus dem Unionszollgebiet kommen und anschließend wieder in selbiges (rück-)eingeführt werden. Ob dieser Schritt bereits bei der Ausfuhr geplant war – wie es beispielsweise bei Messewaren oder Musterkollektionen der Fall ist – oder es aus anderen Gründen (Retoure) dazu kommt, ist zunächst unerheblich.
Sofern die Deklaration als Rückware in Frage kommt, wird auf eine Erhebung von Einfuhrabgaben verzichtet. Dieser Schritt ist allerdings nur möglich, wenn zwischen der ursprünglichen Ausfuhr und der Wiedereinfuhr der Zeitraum von drei Jahren nicht überschritten wird.
Besonderheiten bei Reparatursendungen
Retouren können für Unternehmen unterschiedliche Schritte nach sich ziehen. Verlangt der Empfänger eine Erstattung des Kaufpreises (Widerruf des Vertrags), verbleibt die Ware beim Versender, der sie nach einer Prüfung erneut in Verkehr bringen kann. Im Fall einer wegen eines Defekts zurückgeschickten Ware kann eine Ersatzlieferung oder eine Reparatursendung vorgenommen werden.
Die defekt rückeingeführte Ware stellt zollrechtlich insofern eine Besonderheit dar, als dass sich für sie kein objektiver Zollwert festlegen lässt. Unternehmen, die mit solchen Rücksendungen konfrontiert sind, können den Schaden ohne eine Prüfung (die erst nach der Einfuhr stattfinden kann) nicht beziffern.
In Betracht kommt in diesem Fall eine alternative Zollwertfestlegung unter Anwendung objektiver Hilfskriterien. Dazu ziehen Unternehmen den ursprünglichen Kaufpreis heran, welcher um Abschläge für:
- Nutzung;
- Abnutzung;
- Erfahrungswerte zu ähnlichen Schadensbildern
gemindert wird. Eine zweite Möglichkeit besteht darin, dem Empfänger vor Ort einen Reparaturservice (unter Umständen durch die Zuhilfenahme technischer Dienstleister) anzubieten oder defekte Rücksendungen zentral zu sammeln, den Schaden zu begutachten und anschließend den Zollwert für die Reparatursendung festzulegen.
Hinsichtlich der eigentlichen Zolldeklaration können Unternehmen verschiedene Wege einschlagen. Eine Deklaration als Rückware hat den Vorteil, dass weder Zoll noch Einfuhrumsatzsteuer erhoben werden. Allerdings können sich dabei andere Herausforderungen stellen, da für den Status der Rücksendung folgende Voraussetzungen erfüllt sein müssen:
- Die ursprüngliche Ausfuhr der Rückware liegt nicht länger als drei Jahre zurück.
- Die Ware befindet sich immer noch in ihrem ursprünglichen Zustand (Abnutzung ausgenommen).
- Ursprünglicher Ausführer und Einführer der Reparatursendung sind identisch.
Natürlich kann eine Rücksendung zur Reparatur auch als Ware für den freien Verkehr deklariert werden – was dann aber Kosten für die Einfuhr nach sich zieht. Als Alternative kommt noch die aktive Ausbesserung als Zolldeklaration in Frage. Zwar entfallen dann Zollabgaben und Einfuhrumsatzsteuer, jedoch stehen die betreffenden Waren unter zollamtlicher Überwachung und es muss eine Wiederausfuhrfrist eingehalten werden. Zusätzlich sehen sich Unternehmen an dieser Stelle mit zu erbringenden Sicherheitsleistungen für den Zoll konfrontiert.
Retourenmanagement bei Cross-Trade-Geschäften
Im Zusammenhang mit Cross-Trade-Geschäften kann die Behandlung einer Retoure besonders komplex werden, da Hersteller/Lieferant/Versender, Händler/Vermittler und Empfänger jeweils in unterschiedlichen Ländern ihren Sitz haben. Unternehmen sollten daher im eigenen Interesse ein praxistaugliches und robustes Retourenhandling aufbauen.
Eine Retoure in das Land des Händlers ist oft schwierig, da hier Ausfuhr und Wiedereinfuhr zollrechtlich in keiner Verbindung zueinander stehen. Insofern bieten sich eigentlich nur zwei sinnvolle Lösungen an.
Zunächst ist an den Aufbau eines Retourenmanagements im Land des Herstellers/Lieferanten/Versenders zu denken, in das die Rücksendungen geschickt werden. Wichtig ist dabei, dass die jeweils geltenden Zollverfahren eine abgabenfreie Wiedereinfuhr erlauben. Auf der anderen Seite kann das Retourenhandling direkt im Bestimmungs- bzw. Empfängerland erfolgen. Neben der Überführung in den freien Warenverkehr wäre auch eine Vernichtung unter Zollaufsicht möglich, wenn die Retourenausfuhr keine Option darstellt.
Zollrechtliche Behandlung von Retouren bei der Ausfuhr
Wie Retouren bei der Wiedereinfuhr in das ursprüngliche Herkunftsland behandelt werden, ist jedoch nur eine Seite der Medaille. In internationalen Handelsgeschäften sind bei der Einfuhr ins Bestimmungsland häufig Abgaben angefallen, so dass fraglich ist, wie sich eine Rücksendung diesbezüglich auswirkt.
Grundsätzlich gelten in diesem Zusammenhang national unterschiedliche Regelungen, auf die Handelsabkommen Einfluss nehmen können. Zollbehörden erlauben aber oft eine Zollrückvergütung, einen sogenannten „Duty Drawback“. Hierfür ist in der Regel Nachweis über die ursprüngliche Einfuhr und den Re-Export zu führen. Neben den entrichteten Importzöllen können auf diesem Weg auch im Zuge der Einfuhr erhobene Steuern zurückgefordert werden – was allerdings nicht ausnahmslos gilt (beispielsweise im Fall bestimmter Verbrauchssteuern).
Um die Rückerstattung von Zöllen und Steuern zu erreichen, müssen verschiedene Dokumente unbedingt aufbewahrt werden, wie:
- Einfuhrzollbescheinigung als Nachweis über die ursprüngliche Verzollung;
- Rechnungen und Frachtpapiere;
- Exportzollanmeldung zur formellen Ausfuhrbestätigung;
- Zolltarifnummern und Ursprungsnachweise zur Identifikation der Ware.
Fazit: Retourenmanagement vor dem Export detailliert planen
Viele Unternehmen fokussieren sich nicht ausschließlich auf einen nationalen Kundenkreis. Der internationale Warenversand erreicht inzwischen Unternehmenskunden und Verbraucher in gleicher Weise. Damit wird nicht nur der Anspruch an den Compliancebeauftragten – im Hinblick auf nationale Verbraucherrechte – höher. Auch das Retourenmanagement gewinnt an Bedeutung. Unternehmen sollten sich vor der Aufnahme ihrer Exportgeschäfte fragen, wie Rücksendungen zollrechtlich behandelt werden und ob ein Handling der Retouren im Bestimmungsland hinsichtlich der Kosten eine Alternative sein kann. Eine fundierte Zollberatung und die Zusammenarbeit mit einem professionellen Zolldienstleister können dabei sinnvolle Ergänzungen sein, wenn das Unternehmen über die erforderliche Expertise nicht selbst verfügt.
