Unter normalen Umständen müssen Exporteure bei der Ausfuhr die Umsatzsteuer zahlen. Unternehmen mit Sitz in Deutschland können ihre Lieferungen auf Grund einer besonderen Steuerbefreiungsregelung steuerfrei abrechnen, wenn sie ihre Ware in Drittländer verschicken. Die rechtliche Grundlage hierfür findet sich in § 4 Nr. 1a UStG in Verbindung mit § 6 UStG. Damit eine Warenladung beim Export als Ausfuhrlieferung abgerechnet werden kann, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt werden:
Warum können deutsche Exporteure Ausfuhrlieferungen in Drittländer steuerfrei abrechnen?
Die Höhe der Umsatzsteuer richtet sich nach dem Steuersatz in dem Land, in dem die Ware an den Endverbraucher verkauft wird. Das führt dazu, dass Waren beim Export in ein Drittland, das nicht der EU angehört, von der deutschen Umsatzsteuer befreit werden können. In § 4 Nr. 1a wird festgehalten, dass Ausfuhrlieferungen steuerfrei aus Deutschland ausgeführt werden können. Wann es sich bei einem Export um eine Ausfuhr handelt, kann in § 6 UStG nachgelesen werden.
Die Befreiung von der Umsatzsteuer kann nur dann vorgenommen werden, wenn alle Voraussetzungen für die Ausfuhrlieferung erfüllt sind.
Welche Voraussetzungen hat die Befreiung deutscher Exporteure von der Umsatzsteuer?
Die Voraussetzungen für eine steuerfreie Ausfuhrlieferung basieren auf dem Lieferanten und dem Abnehmer der Ware. Wenn die Ware vom Lieferanten selbst in das Drittland transportiert wird, dann kann dies unabhängig davon geschehen, wo der Abnehmer der Ware ansässig ist.
Wird die Warensendung vom Abnehmer aus Deutschland ins Drittland transportiert, dann muss der Abnehmer im Ausland ansässig sein. Als Ausland wird hierbei sowohl das Drittland selbst anerkannt oder aber ein anderes Land außerhalb der Europäischen Union.
Wenn der Abnehmer der Ware den Transport übernimmt, herrschen somit strengere Auflagen.
Welche Nachweise sind für die Befreiung von der Umsatzsteuer erforderlich?
Eine Warensendung kann nur dann als Ausfuhrlieferung anerkannt und steuerfrei aus Deutschland ausgeführt werden, wenn alle notwendigen Nachweise erbracht werden. Liegen die Nachweise nicht vor, kann die Befreiung von der Umsatzsteuer nicht in Anspruch genommen werden.
Unter anderem bedeutet dies, dass die Rechnung mit der deutschen Umsatzsteuer in Deutschland ausgestellt werden muss und an das zuständige Finanzamt abgeführt werden muss. Ein alleiniger Nachweis reicht jedoch nicht aus, stattdessen ist ein Doppelnachweis zu führen. Das bedeutet, dass sowohl ein Buchnachweis als auch ein Belegnachweis erbracht werden.
Belegnachweis
Bei der Einordnung des Belegnachweises wird geprüft, um welche Art von Export es sich handelt:
- Beim Versendungsfall beschäftigen sich Exporteur und Abnehmer nicht direkt mit der Ausfuhr der Ware. Stattdessen nehmen sie einen unabhängigen Dienstleister in Anspruch. Es handelt sich hierbei meist um einen Spediteur. Der Dienstleister übernimmt den Transport der Ware bis zu ihrem Ziel im Drittland.
- Beim Beförderungsfall übernehmen Abnehmer oder Exporteur die Versendung der Ware selbst. Die Güter werden zum Beispiel im firmeneigenen LKW an ihren Zielort ins Drittland verfrachtet.
Für den nachweispflichtigen Unternehmer ist wichtig, dass die Belege für die Ausfuhrlieferung in seinem Besitz sein müssen. Er hat sie zehn Jahre lang aufzubewahren. Es reicht nicht aus, die Nachweise von einem Dienstleister verwahren zu lassen oder sich auf die zuständige Behörde zu verlassen.
Der Nachweis ist im besten Fall bereits bei der Ausfuhr vorzulegen. Spätestens kann dies bis zur Bestandskraft der Steuerfestsetzung nachgeholt werden. Der letztmögliche Zeitpunkt für die Erbringung des Belegs ist die mündliche Verhandlung vor dem Finanzgericht.
Wenn der Buch- und Belegnachweis bei der Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung oder der Umsatzsteuervoranmeldung noch nicht vorliegt, dann muss darauf hingewiesen werden, dass eine Steuerbefreiung erwartet wird. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass dem Finanzamt die aktuelle Situation in ihrem ganzen Ausmaß bekannt ist, damit sie die Einhaltung der Nachweispflicht überwacht. Selbst wenn die notwendigen Belege nachträglich vorgelegt werden, macht sich der Unternehmer einer Steuerhinterziehung schuldig, wenn er bei Einreichung der Umsatzsteuererklärung nicht darauf hinweist, dass die Nachweise für die Ausfuhrlieferung noch eingereicht werden.
Sollten die Nachweise nicht innerhalb der festgelegten Voranmeldefrist vorgelegt werden, dann muss die Lieferung unter Umständen zunächst einmal steuerpflichtig ausgeführt werden. Innerhalb des betreffenden Voranmeldezeitraums kann dann eine Stornierung vorgenommen werden, wenn die Ausfuhrnachweise eingegangen sind.
Belegnachweis in Beförderungsfällen
Ein Beförderungsfall liegt dann vor, wenn die Ware durch den Exporteur oder den Abnehmer befördert wird. Hierbei werden eigene Transportmittel, beispielsweise ein LKW, benutzt. Von einem Spediteur oder einem anderen externen Dienstleister wird kein Gebrauch gemacht.
Auf dem Nachweis müssen mehrere Angaben gemacht werden:
- Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens (Exporteur oder Abnehmer)
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware
- Tag und Ort der Ausfuhr
- Ausfuhrbestätigung der zuständigen Grenzzollstelle, bei der die Ware das Gemeinschaftsgebiet verlässt.
Europäische Ausgangszollstellen können über das europäische IT-System AES/ECS anhand der MRN (Registrierungsnummer der Ausfuhranmeldung) den Ausgangsvorgang einer Sendung aufrufen und überwachen, ganz gleich, in welchem Land der Europäischen Union sie sich befinden.
IT-Verfahren ATLAS
In der EU besteht seit Anfang Juli 2009 die Pflicht, am elektronischen Ausfuhrverfahren teilzunehmen, ganz gleich, welcher Beförderungsweg gewählt wird. Die deutschen Unternehmen nehmen diese Pflicht mit Hilfe des IT-Systems ATLAS wahr. Seit der Einführung des IT-Systems überführt die Ausfuhrzollstelle die angemeldeten Güter auf elektronischem Wege in das Ausfuhrverfahren. Dadurch können die Angaben zum jeweiligen Ausfuhrvorgang bereits im Voraus an die Ausgangszollstelle übermittelt werden.
Anschließend ist es Aufgabe der Ausgangszollstelle, zu überprüfen, dass die Waren der Lieferung tatsächlich mit den vorab angemeldeten Angaben übereinstimmen. Darüber hinaus stellt die Ausgangszollstelle sicher, dass alle angemeldeten Waren das Zollgebiet der Europäischen Union verlassen. Ausgangszollstelle und Ausfuhrzollstelle stehen in einem regen Austausch. Die Ausfuhr der elektronisch angemeldeten Güter wird von der Ausgangszollstelle in Form einer Ausgangsbestätigung an die Ausfuhrzollstelle übermittelt.
Wenn die Ausfuhranmeldung über ein EDV-gestütztes Ausfuhrverfahren in elektronischer Form vorgenommen wird, dann verschickt die zuständige Ausfuhrzollstelle eine EDIFACT-Nachricht an diejenige Person, welche die Anmeldung vorgenommen hat. Das ist entweder der Ausführer selbst oder aber der Abnehmer der Warensendung. Die Nachricht enthält eine pdf-Datei mit dem offiziellen Ausgangsvermerk. Auf Antrag erstellt die Ausfuhrzollstelle auch eine gedruckte Version des Dokuments. Diese wird mit einer Unterschrift und einem Dienststempelabdruck versehen und gilt als Ausfuhrbeleg. Die EDIFACT-Nachrichten, die das Unternehmen mit der Ausfuhrzollstelle ausgetauscht hat, sowie das Logbuch, sind vom Unternehmen fachgerecht zu archivieren.
Es gibt Ausgangszollstellen und EU-Mitgliedstaaten, die bisher noch nicht an das EDV-geschützte Ausfuhrsystem angeschlossen sind. In diesen Fällen gilt das ABD (Ausfuhrbegleitdokument) als Nachweis für die korrekte Ausfuhr der Ware. Kommt es zu einem Systemausfall, dann kann ebenfalls das ABD als Ausgangsvermerk verwendet werden. Das ABD kann nur dann als Nachweis für Umsatzsteuerzwecke eingesetzt werden, wenn sich auf der Ausfuhrbestätigung der Dienststempelabdruck der zuständigen Grenzzollstelle mit dem korrekten Datum befindet.
Die Ausfuhrbestätigung der jeweiligen Grenzzollstelle kann sich auf den folgenden Dokumenten befinden:
- Versandbegleitdokument
- Rechnungsdurchschrift
- Lieferschein
- Ausfuhrkontrollmeldung
- Rechnungsdurchschrift
- ABD (Ausfuhrbegleitdokument)
- Ausfuhranmeldung
Wenn die bereits genannten Angaben vorhanden sind, dann darf sich die Ausfuhrbestätigung auch auf einem anderen Beleg befinden. Darüber hinaus gibt es Aufkleber, die auf einem besonderen Beleg oder einem Geschäftsbeleg angebracht werden können.
Wer sich bei der Ausfuhr einer Warenladung von der Umsatzsteuer befreien lassen möchte, muss eine Abfertigungs- oder Ausfuhrbestätigung vorlegen können. Die zuständige Eingangszollstelle im Zielland der Warensendung stellt zwar eine Einfuhrbestätigung aus, diese reicht als Nachweis für die Befreiung von der Umsatzsteuer jedoch nicht aus.
In Einzelfällen können Ersatzbelege als alternative Nachweise eingereicht werden. Es handelt sich hierbei beispielsweise um Bescheinigungen, die durch das Auswärtige Amt ausgestellt werden oder Bescheinigungen, die von der Bundeswehr stammen. Darunter fallen auch Truppen, die im Zielland der Warensendung stationiert sind. Auch Abwicklungsscheine, Militärfrachtbriefe oder andere Transportbelege werden zugelassen. In einigen Fällen werden Belege eingereicht, die von außergemeinschaftlichen Zollstellen ausgestellt wurden und die Einfuhrbesteuerung oder die Verzollung der Warensendung beweisen.
Ohne eine solche Bescheinigung kann bei der Ausfuhr keine Befreiung von der Umsatzsteuer vorgenommen werden.
Belegnachweis in Versendungsfällen
Wenn für die Ausfuhr von ATLAS Gebrauch gemacht wird, dann gelten die Vorschriften, die auch für Beförderungsfälle zutreffen.
Ein Versendungsfall liegt vor, wenn für die Sendung der Ware ein externer Dienstleister, beispielsweise ein Spediteur, in Anspruch genommen wird. Auch für den Versendungsfall gibt es konkrete Vorschriften bezüglich der einzureichenden Nachweise:
Zu den herkömmlichen Versendungsbelegen gehören unter anderem Posteinlieferungsscheine, Frachtbriefe oder Konnossements. Doch auch der Ladeschein oder der Rollfuhrschein gelten als Beleg, wenn aus ihnen die grenzüberschreitende Warenbewegung hervorgeht.
Kopien von Versendungsbelegen sind in der Regel kein ausreichender Ausfuhrnachweis. Deshalb gelten sie nur in Kombination mit anderen Belegen. Die Sammlung der Nachweise muss unmissverständlich zeigen, dass die Ware die Grenze des europäischen Handelsraums tatsächlich überschritten hat.
Es kommt vor, dass dem exportierenden Unternehmen keine originalen Versendungsbelege vorliegen. In einem solchen Fall können andere Dokumente verwendet werden, beispielsweise eine Bescheinigung des Spediteurs. Das Dokument muss folgende Angaben enthalten, um als Nachweis anerkannt zu werden:
- Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers inklusive Datum der Ausstellung
- Vollständiger Name und Anschrift des Auftraggebers und des Unternehmers (wenn es sich hierbei nicht um ein und dieselbe Person handelt)
- Bestimmungsort und Empfänger der Warensendung im Zielland
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware
- Datum und Ort der Ausfuhr
- Unterschrift des Ausstellers
Der Aussteller der Dokumente muss garantieren können, dass die Belege auf Geschäftsunterlagen beruhen, die in der Europäischen Union nachgeprüft werden können.
Bei der Einreichung der Nachweise zur Auslieferung sind zahlreiche formelle Vorschriften einzuhalten. Deshalb ist es empfehlenswert, einen Dienstleister zu beauftragen, der eine nachweisliche Expertise auf dem Gebiet der Ausfuhr besitzt. Bei einer Spediteursbescheinigung, die ungenau ausgefüllt wurde, besteht zum Beispiel die Gefahr, dass diese nicht als ausreichender Beleg anerkannt wird. Ohne die korrekte Bescheinigung kann man bei der Ausfuhr nicht von der Umsatzsteuer befreit werden.
Buchnachweis
Neben den bereits aufgeführten Belegen bedarf es bei der Ausfuhr der Führung eines Buchnachweises. Auf dem Buchnachweis müssen folgende Angaben gemacht werden:
- Datum der Lieferung
- Vollständiger Name und Anschrift des Auftraggebers oder des Abnehmers
- Umfang und Art einer Ver- oder Bearbeitung vor der Ausfuhr
- Bestimmungsort
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware
- Das vereinbarte Entgelt
- Die Versendung oder Beförderung durch den Unternehmer
Es kommt vor, dass die Ware vom Abnehmer oder dessen beauftragtem Spediteur im Reisegepäck mitgeführt wird. In einem solchen Fall müssen Erwerbszweck der Ware und Beruf des Abnehmers ergänzt werden. Die Erbringung aller Buch- und Belegnachweise gehört zu den zentralen Voraussetzungen für die Befreiung von der Umsatzsteuer.
Welchen Anforderungen muss die Ausgangsrechnung entsprechen?
Wenn die Rechnung für eine Ausfuhrlieferung mit Befreiung von der Umsatzsteuer verwendet werden soll, dann muss dies auf der Rechnung selbst auch vermerkt werden. Selbstverständlich gelten darüber hinaus die herkömmlichen Vorschriften für die Rechnungstellung.
Der Hinweis beinhaltet auch den Grund für die angestrebte Steuerbefreiung. Die Formulierung kann umgangssprachlich gehalten werden. Der Satz „Es handelt sich bei der Ausfuhr um eine steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß § 4 Nr. 1a UStG“ reicht aus.
Fazit
Es wird angestrebt, dass die Umsatzsteuer in dem Land zu zahlen ist, in dem Produkte den Endkunden erreichen. Wenn Ware aus Deutschland in ein Drittland transportiert wird, das nicht Teil der Europäischen Union ist, dann wird die Umsatzsteuer des Ziellandes angesetzt. Aus diesem Grund kann die Lieferung bei der Ausfuhr von der deutschen Umsatzsteuer befreit werden.
Damit von diesem steuerrechtlichen Vorteil Gebrauch gemacht werden kann, muss eine Vielzahl von Nachweisen erbracht werden. In diesem Artikel haben Sie erfahren, welche Angaben auf den Belegen gemacht werden müssen und in welcher Kombination die Dokumente eingereicht werden können. Es ist wichtig, während des gesamten Prozesses die vorgeschriebenen Fristen einzuhalten.
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