Internationale Handelsbeziehungen sind untrennbar mit dem stetigen Austausch von Waren verbunden. Werden die Waren dabei von einem in ein anderes Zollgebiet transportiert, kommen zollrechtliche Regelungen zur Anwendung. Diese stellen für international tätige Unternehmen auch deshalb eine Herausforderung dar, weil sie sich immer wieder ändern oder angepasst werden. Aus diesem und weiteren Gründen kann es zu Situationen kommen, in denen Beratungsleistungen unmittelbar benötigt werden.
Aber auch Zollagenturen sehen sich in diesem Zusammenhang mit neuen Anforderungen konfrontiert, denn in einer Zeit, die durch Automatisierung und Digitalisierung im Zollwesen geprägt ist, müssen auch die angebotenen Dienstleistungen überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Neben dem Anspruch, nicht einfach nur als Dienstleister, sondern auch als Transformationsmanager aufzutreten, müssen sich Zolldienstleister heute mit dem Konzept der „Zollberatung on demand“ befassen.
Das Konzept der Zollberatung on demand
Traditionelle Beratungsmodelle basieren oft auf langfristigeren Verträgen. Im Zuge der Digitalisierung etablieren sich inzwischen jedoch auch flexiblere Services. Eine Zollberatung on demand ermöglicht es Unternehmen, fachliche Expertise bedarfsgerecht abzurufen und Kosten zu optimieren.
Der zentrale Gedanke der Zollberatung on Demand liegt darin, Unterstützung immer dann abrufen zu können, wenn sie tatsächlich benötigt wird. Dies kann beispielsweise bei konkreten Fragestellungen zur Warenklassifizierung, bei Änderungen in der Gesetzgebung oder bei der Implementierung neuer Zollverfahren der Fall sein. Die Abrechnung erfolgt typischerweise nach Aufwand oder projektbezogen, wodurch Unternehmen eine bessere Kostenkontrolle erreichen. Wie werden diese Ansprüche an eine On-Demand-Zollberatung praktisch umgesetzt?
On-Demand-Beratungsangebote nutzen häufig digitale Kommunikationskanäle und ermöglichen so eine schnelle Reaktion auf Anfragen. Videokonferenzen, digitaler Dokumentenaustausch und cloudbasierte Projektmanagement-Tools sind auf der technischen Seite wichtige Grundlagen für eine effiziente Zusammenarbeit. Besonders für mittelständische Unternehmen, die nicht über eine eigene Zollabteilung oder einen betrieblichen Zollbeauftragten verfügen, bietet dieses Modell eine effiziente Möglichkeit, professionelle Beratung zu beanspruchen.
Die Digitalisierung der Zollprozesse und die Verfügbarkeit virtueller Beratungsformate schaffen letztlich neue Möglichkeiten für eine flexible und kosteneffiziente Zusammenarbeit zwischen Zollberatern und Mandanten.
Servicemodelle und Leistungsspektrum
In der modernen Zollberatung lassen sich On-Demand-Lösungen auf unterschiedliche Art und Weise durchführen.
- Die projektbezogene Beratung eignet sich insbesondere bei konkreten Aufgabenstellungen wie der Implementierung neuer Zollverfahren oder der Überprüfung bestehender Compliance-Systeme. Dieses Modell bietet Unternehmen den Vorteil, klare Zielsetzungen definieren zu können, die wiederum Inhalt und Umfang der Zollberatung bestimmen.
- Eine Einzelfallberatung auf Stundenbasis ist für kurzfristige Anfragen oder die Klärung spezifischer Rechtsfragen geeignet. Unternehmen greifen dabei nach Bedarf auf die Expertise und Beratungsleistungen der Zollagentur zu. Die Abrechnung erfolgt im Allgemeinen basierend auf den tatsächlich geleisteten Stunden.
Spezialisierte Angebote in der On-Demand-Zollberatung
On-Demand-Zollberatungen können sich auf verschiedene Spezialbereiche fokussieren, die je nach Bedarf abgerufen werden können.
- Die Warenklassifizierung nach dem Harmonisierten System (HS-Code) ist ein wichtiger Bereich, da er durch die korrekte Einreihung entscheidend für die Bestimmung von Zollsätzen ist und zur Vermeidung von Nachforderungen oder Bußgeldern beiträgt. Es kommt regelmäßig zu Änderungen und Aktualisierungen des Harmonisierten Systems immer wieder zu Veränderungen.
- Compliance-Beratungen werden zunehmend wichtig, da viele Prozesse ineinander verzahnt sind und die Risiken von Zollnachforderungen und Strafen bei der engen Taktung steigen. Die Analyse von Schwachstellen in Abwicklung von zollrelevanten Prozessen und das Aussprechen von Empfehlungen zur Risikominimierung sichern Unternehmen ab.
- Eine Beratung zu Freihandelsabkommen und Präferenzregelungen bildet einen weiteren Schwerpunkt von On-Demand-Zollberatungen. Da sich die internationale Handelswelt verändert, brauchen Unternehmen stets aktuelle Informationen zur Nutzung von Zollpräferenzen.
- Digitale Transformationsprozesse müssen im Zollbereich engmaschig begleitet werden, um elektronische Verfahren implementieren sowie die Automatisierung von Zollprozessen und die Integration von Zollsystemen in bestehende ERP-Landschaften (Enterprise Resource Planning) überwachen zu können.
Herausforderungen der On-Demand-Zollberatung und Lösungen
Trotz der offensichtlichen Vorteile bringen On-Demand-Angebote auch Herausforderungen mit sich, deren Bedeutung den Unternehmen von Anfang an klar sein sollte. Eine fehlende kontinuierliche Betreuung bedeutet, dass wichtige Entwicklungen im Zollrecht möglicherweise nicht rechtzeitig erkannt werden bzw. nicht zeitnah in der Beratung eine Rolle spielen.
Zudem ist bei einer On-Demand-Lösung – anders als in langfristigen Beratungsbeziehungen mit kontinuierlicher Qualitätskontrolle – eine Kontrolle von Qualitätsstandards schwieriger, was durch die Auswahl eines erfahrenen Verzollungsbüros vermieden werden kann.
Eine weitere Schwierigkeit besteht dann, wenn die Beratungsleistungen für einzelne Fachbereiche und Fragestellungen über unterschiedliche Zollagenturen eingeholt werden. Hier Überschneidungen zu verhindern und die Gewährleistung eines konsistentes Ergebnis zu gewährleisten, geht nur bei sorgfältiger Planung.
Technologische Hilfsmittel
Um die Anforderungen der Unternehmen an eine On-Demand-Zollberatung zu erfüllen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Die Digitalisierung ist als Fundament für effiziente Modelle besonders wichtig. Cloud-basierte Plattformen ermöglichen einen schnellen Austausch, insbesondere die Verarbeitung von Beratungsanfragen von der Erfassung bis zur Weiterleitung an den Experten.
Zudem kann der Bearbeitungsfortschritt digital dokumentiert werden. Beispielsweise bieten moderne Ticketing-Lösungen die Möglichkeit, Prozesse zu strukturieren und den Ablauf der Zollberatung durch ein entsprechendes Tracking auch später noch nachvollziehen zu können. Auch digitale Videokonferenzsysteme sind mittlerweile ein wichtiges Tool, da sie es ermöglichen, komplexe Sachverhalte im Rahmen von Distanz-Zollberatungen zu erörtern, ohne dass Treffen mit physischer Anwesenheit vor Ort erforderlich sind.
Neben den Termin- und Projektmanagement-Tools, die häufig auch eine Chatfunktion beinhalten, unterstützen Dokumentenmanagementsysteme (mit umfassender Verschlüsselung zur Datenübertragung) die Durchführung von On-Demand-Zollberatungen.
Fazit: Flexibilität in der Zollberatung kann zu einem Wettbewerbsvorteil werden
Eine Zollberatung ist nicht nur ein Spiegelbild der rechtlichen, sondern auch der technischen Entwicklungen. On-Demand-Angebote ermöglichen es Unternehmen, Kosten zu optimieren und zeitlich flexibel auf die Expertise von professionellen Zolldienstleistern zugreifen zu können. Zugleich schafft die Digitalisierung die technischen Voraussetzungen für eine effiziente und sichere Zusammenarbeit – über Videokonferenzen, sichere Datenspeicherung und ein umfassendes Qualitätsmanagement.