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Grundlagen der Zolldokumentation für Exporteure: Überblick, Vorgehen, Dokumenten-Checklisten & Tipps

Inhaltsverzeichnis

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Unternehmen, die Exporte tätigen, müssen dabei zahlreiche Vorschriften einhalten. Wenn die Güter von einem wirtschaftlichen Raum in einen anderen transportiert werden und hierbei eine oder mehrere Ländergrenzen überschreiten, muss der Zoll passiert werden. Kommt es zu Verstößen, so muss das Unternehmen mit hohen Geld- und Haftstrafen rechnen. Das Zollrecht und das Außenwirtschaftsrecht spielen hierbei tragende Rollen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie beim Export zu achten haben und welche Versandpapiere, sowie weitere Zolldokumente Sie bei der täglichen Arbeit als Exporteur benötigen.

So gehen Sie als Exporteur bei der Zolldokumentation korrekt vor – Schritt für Schritt erklärt

Als Unternehmer arbeiten Sie für die Exporte Ihrer Firma mit einem Spediteur zusammen, der die Dienstleistung des Versands für Sie übernimmt. Auf diese Weise können Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren und den Versand einem Experten überlassen. Wir erklären Ihnen, welche Schritte Sie als Exporteur abarbeiten müssen, um einen sicheren Transport Ihrer Waren zu gewährleisten.

1. Schritt: Vorbereitung der Zollunterlagen und Vollmachten

Im ersten Schritt müssen Sie in Erfahrung bringen, welche Dokumente für die Waren, die Sie versenden möchten, benötigt werden. Dies hängt von den zu verschickenden Gütern, dem Zielland und der potenziellen Exportkontrolle ab. Es ist also Aufgabe des Exporteurs, vor dem tatsächlichen Versand herauszufinden, ob die Güter im Zielland einer Restriktion unterliegen oder ob sie problemlos eingefahren werden können. Es lässt sich deshalb nicht pauschal sagen, welche Dokumente Sie Ihrem Exportvorgang beilegen müssen. Unter anderem müssen Sie auch Ausfuhrgenehmigungen für die Ausfuhr aus Ihrem Land und Einfuhrgenehmigungen für das Zielland beifügen. Auch das Ursprungszeugnis nimmt eine wichtige Rolle ein. Wie dieses aussieht und worauf Sie bei der Ausstellung achten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag zum Thema Ursprungszeugnisse bei Exporten.

Auf keinen Fall darf für den Transport die Handelsrechnung vergessen werden. Wie diese korrekt erstellt wird und welche Dokumente außerdem überprüft werden sollten, erfahren Sie in unserem Magazinartikel zum Thema Handelsrechnungen, Ausfuhranmeldungen und Zollfaktura. Diesen Artikel können Sie hier lesen.

Hinzu kommt eine ausführliche Packliste, die wir stets empfehlen, die in einigen Fällen sogar zwingend notwendig ist. Vergessen Sie außerdem nicht, dass Sie dem Spediteur eine Vollmacht ausstellen müssen, damit dieser die Güter exportieren und die Rechnung auf Ihren Namen ausstellen kann.

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2. Schritt: Vorbereitung des Frachtbriefs

Im zweiten vorbereitenden Schritt auf den Export der Güter muss der Frachtbrief ausgefüllt werden. Bedenken Sie hierbei, dass sich die Frachtbriefe für Eisenbahnfrachten, Straßenfrachten, Seefrachten und Luftfrachten voneinander unterscheiden. Einzelheiten zu diesem Thema können Sie in unserem Onlinemagazin in einem ausführlichen Beitrag nachlesen.

3. Schritt: Frachtbrief und Zolldokumente ausdrucken und an der Sendung anbringen

Wenn Sie die notwendigen Zolldokumente, sowie den korrekt ausgefüllten Frachtbrief an den zu exportierenden Gütern anbringen und diese dem Spediteur übergeben, dann haben Sie alle Schritte für einen erfolgreichen Versand unternommen, für die Sie als Exporteur zuständig sind.

Der Transport der Sendung durch die Spedition

Sobald Sie die versandfertigen Güter gemeinsam mit den benötigten Dokumenten an den Spediteur übergeben haben, können Sie sich als Unternehmer ein wenig zurücklehnen, während der von Ihnen gewählte Spediteur damit beginnt, die nächsten Schritte des Exports abzuwickeln.
Welche dies sind und worauf bei jedem einzelnen Schritt zu achten ist, erklären wir Ihnen nun:

1. Schritt: Die Zollabfertigung für den Versand

Der Spediteur muss die Ausfuhranmeldung für die Güter vornehmen. Zur korrekten Anmeldung müssen bestimmte Daten und Informationen genannt werden, welche der Spediteur den ausgefüllten Unterlagen des Exporteurs entnimmt.
Nach der Anmeldung der Ausfuhr dürfen die Güter das Land verlassen und treten ihre Reise zum Zielland an.

2. Schritt: Transport in das Bestimmungsland

Der Spediteur Ihres Vertrauens verfügt über ein ausgeklügeltes Logistiknetzwerk, das einen reibungslosen Versand Ihrer Güter in das Bestimmungsland ermöglicht.

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3. Schritt: Abwicklung der Einfuhrzollabfertigung

Als verlässlicher Spediteur bringt dieser Ihre Güter durch die Einfuhrzollabfertigung des Bestimmungslandes. Sie müssen sich an dieser Stelle als Exporteur in der Regel um nichts kümmern. Wenn Informationen rund um die exportierten Güter fehlen oder weitere Daten für die Zollabfertigung bei der Einfuhr benötigt werden, wendet sich der Spediteur direkt an Sie.

Wenn die Einfuhrzollabfertigung erfolgreich abgeschlossen wurde, dann erhalten Sie den Steuerbescheid, sowie die Rechnung für die Zollabfertigung und die Steuer-, sowie Zollabgaben.

Als Exporteur sollten Sie während der Einfuhrzollabfertigung unbedingt im direkten Kontakt zu dem Spediteur stehen, damit Sie bei Rückfragen schnell reagieren können. Sonst kann es zu Verzögerungen bei der Zustellung der Güter kommen.

Die Aufgaben des Importeurs

Sie als Exporteur haben Ihre Verantwortung für den erfolgreichen Export Ihrer Güter zu diesem Zeitpunkt bereits erfüllt. Doch neben dem Exporteur und dem Spediteur hat auch der Importeur gewisse Aufgaben abzuarbeiten, damit der Transport der Waren reibungslos verlaufen kann.

1. Schritt: Entgegennahme der Ware

Der Importeur ist dafür zuständig, die Güter zum vereinbarten Zeitpunkt in Empfang zu nehmen. Der Spediteur übergibt die Ware, die zu diesem Zeitpunkt offiziell an den Importeur übergeht.

2. Schritt: Zahlung von Zöllen und Steuern

Auch im Bestimmungsland werden Zölle und Steuern fällig. Diese werden, wenn dies nicht anders mit dem Exporteur vereinbart wurde, von dem Importeur gezahlt. Die Höhe der Steuern und Zölle ist von den Gütern und den Vorschriften des Bestimmungslandes abhängig.

Checkliste: Die wichtigsten Zolldokumente im Überblick

Wir möchten Ihnen den Exportvorgang Ihrer Güter erleichtern. Deshalb haben wir für Sie eine Checkliste zusammengestellt, auf der Sie die wichtigsten Zolldokumente für den Export von Gütern kompakt wiederfinden können. Die Checkliste soll Ihnen den Überblick erleichtern. Ausführliche Informationen rund um die Zolldokumente finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Exportdokumente.

Die Ausfuhranmeldung

Die Ausfuhranmeldung muss unbedingt den zuständigen Zollbehörden vorgelegt werden. Diese genehmigen die Ausfuhr, wodurch Ihre Güter das Land verlassen dürfen. Der Spediteur greift für diesen Vorgang auf die Informationen zurück, die Sie in Ihren Unterlagen aufführen. Sollten Daten fehlen, werden diese bei Ihnen angefragt. Sie sollten die notwendigen Informationen so schnell wie möglich nachreichen, damit sich der Export der Güter nicht verzögert.

Die Handelsrechnung

Die Handelsrechnung muss von Ihnen fehlerfrei und rechtmäßig ausgefüllt werden. Unter anderem müssen die Waren präzise beschrieben werden. Außerdem ist der Wert der Waren anzugeben. Die Handelsrechnung ist für Zollzwecke beizufügen.

Der Frachtbrief

Welchen Frachtbrief Sie ausfüllen und den Gütern beifügen müssen, hängt von der Art des Transportes ab. Denkbar sind beispielsweise eine Luftfracht, eine Seefracht oder eine Straßenfracht. Im Frachtbrief werden präzise Angaben zu den zu exportierenden Gütern gemacht. Unter anderem müssen Gewicht, Warenbeschreibung und Artikelzahl eingebracht werden.

Die Packliste

Die Packliste sollte der Sendung beigefügt werden. Es handelt sich um eine Liste, auf der die Waren beschrieben werden. Es werden unter anderem Angaben zu Gewicht und Menge der Güter gemacht. Die Packliste unterscheidet sich jedoch von der Handelsrechnung, da auf ihr keine Warenpreise stehen.

Die Ausfuhrgenehmigung

Eine Ausfuhrgenehmigung ist vor allem dann notwendig, wenn die Güter einer Ausfuhrbeschränkung unterliegen. Dies trifft nicht auf alle Waren zu, weshalb Sie vor dem Export die notwendigen Informationen einholen sollten. Wird eine Ausfuhrgenehmigung für den Export der Waren benötigt, so ist diese bei der zuständigen Behörde zu beantragen. Liegen der Behörde alle benötigten Daten und Informationen zu Ihrem Unternehmen und den zu verfrachtenden Gütern vor, so wird die Genehmigung zur Ausfuhr gegeben. Diese muss dem Spediteur überreicht werden, damit dieser das Dokument beim zuständigen Zollamt vorzeigen kann.

Das Ursprungszeugnis

Das Ursprungszeugnis wird nicht für alle Güter benötigt, wenn diese in ein anderes Land exportiert werden sollen. Aus diesem Grund müssen Sie vor dem Exportvorgang in Erfahrung bringen, ob Ihre Waren ein Ursprungszeugnis benötigen. Ist dies der Fall, dann müssen in dem offiziellen Dokument unter anderem Angaben zum Ort der Herstellung, der Fertigung oder Verarbeitung Ihrer Waren machen.

Die Vollmacht für den Spediteur

Der Exporteur muss dem Spediteur eine Vollmacht ausstellen, damit dieser den Transport der Güter übernehmen und im Namen des Exporteurs die Zollabfertigung durchzuführen. Die schriftliche Beauftragung kann im privaten, rechtlichen oder geschäftlichen Bereich erfolgen.

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Unsere Zoll-Tipps:

Als wahre Experten für Speditionsfragen und Zollbelange möchten wir Ihnen an dieser Stelle unsere absoluten Zoll-Tipps mit auf den Weg geben, damit auch Sie Ihre Exportvorgänge in Zukunft sehr viel zielgerichteter gestalten können.

1. Tipp: Unbedingt die EORI-Nummer des Importeurs auf der Handelsrechnung angeben

Wenn der Empfänger Ihrer Waren eine EORI-Nummer oder eine vergleichbare Nummer seines Landes besitzt, sollten Sie diese auf der Handelsrechnung unbedingt angeben.

2. Tipp: Der Handelsrechnung eine genaue Warenbeschreibung auf Englisch beifügen

Englisch ist auch im Handel und Export eine global anerkannte Sprache. Damit es während des Transports Ihrer Waren nicht zu Missverständnissen kommt, sollten Sie die Warenbeschreibung den Gütern deshalb auch in dieser Sprache beifügen.

3. Tipp: Auf Vollständigkeit achten bei der Angabe der Kontaktdaten von Im- und Exporteur

Daten, die unvollständig sind, werden vom Spediteur während des Exports benötigt und nachgefragt. Durch den Nachtrag der benötigten Informationen kann es zu Verzögerungen kommen, die sich negativ auf die Handelsbeziehungen auswirken.

4. Tipp: Unbedingt identische Angaben in Handelsrechnung und Frachtbrief machen

Wenn es zu Abweichungen kommt, steigt das Risiko für Missverständnisse. Die Verzögerungen sind häufig mit finanziellen Aufwänden verbunden und sollten deshalb unbedingt vermieden werden. Aus diesem Grund empfehlen wir, darauf zu achten, dass die Angaben der Handelsrechnung mit denen des Frachtbriefes übereinstimmen.

5. Tipp: Der Warensendung drei Exemplare der Handelsrechnung beilegen

Umweltschutz spielt eine große Rolle und auch aus Gründen der Übersicht sollte der Papiermüll möglichst gering gehalten werden. Sie müssen jedoch bedenken, dass Ihre Güter auf ihrem Weg zum Importeur mehrere Zollämter und andere Behörden passieren müssen. Deshalb ist es empfehlenswert, die Handelsrechnung und andere wichtige Dokumente in mehrfacher Ausführung beizulegen. Verzögerungen, sowie Missverständnisse können hierdurch vermieden werden.

Zusammenfassung

Der Export von Gütern ist für viele Unternehmen ein wichtiger Bestandteil des alltäglichen Geschäfts. Kleine und mittelständische Unternehmen tun sich zu Anfang oft schwer, denn die Zollprozesse gestalten sich während des Exportvorgangs alles andere als übersichtlich. Dieser Artikel soll Ihnen eine verlässliche Grundlage sein, auf der Sie Ihre Exporte aufbauen können. Selbstverständlich ist es von großem Vorteil, Experten mit den Exportvorgängen zu beauftragen. In unseren ausführlichen Magazinartikeln können Sie unter anderem nachlesen, welche Wichtigen Aufgaben Exportkontrollbeauftragte und Zollbeauftragte in exportierenden Unternehmen übernehmen.

Wenn Sie Fragen haben, dann stehen wir Ihnen mit unserer Expertise selbstverständlich gerne zur Verfügung!

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