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Eine Übersicht der wichtigsten Exportdokumente & was Sie dazu wissen müssen

In folgendem Artikel widmen wir uns voll und ganz den Dokumenten, die Sie beim Export Ihrer Waren benötigen. Sollten Sie noch allgemeine Fragen zum Export an sich haben, lohnt sich ein Blick in unseren Artikel zu den Grundlagen des Im- und Exports (link to blogpost → Export, Zoll und Import: Das nötige Grundwissen). Denn beim internationalen Warenverkehr gelten bestimmte Regeln und früher oder später – sei es beim Zoll oder dem Käufer – werden Sie Dokumente vorweisen müssen, die eine regelgerechte Abwicklung bei Ihnen im Unternehmen belegen sollen. Damit hierbei nichts schiefgeht, haben wir eine Übersicht der wichtigsten Exportdokumente erstellt und gehen im Detail auf diese ein.

Was sind Exportdokumente?

Bevor wir uns die Exportdokumente im Einzelnen ansehen, beantworten wir die Frage, was Export- oder Ausfuhrdokumente eigentlich sind und welche Funktion sie innehalten.

Es gilt der Grundsatz: “Der Warenverkehr mit fremden Wirtschaftsgebieten ist frei.” Diese Freiheit kann allerdings Einschränkungen unterworfen werden, sobald die Sicherheitsinteressen Deutschlands oder die auswärtigen Beziehungen Deutschlands gefährdet werden. Die meisten Exporte stellen also kein Problem dar, müssen jedoch unter Beachtung der Zollvorschriften durchgeführt werden und mit den notwendigen Exportdokumenten versehen werden.

Mit fremden Wirtschaftsgebieten wiederum sind Länder außerhalb der Europäischen Union gemeint, denn innerhalb der Zollunion, die in Ihrer Grundform seit 1968 besteht, entfallen keine Zölle.

Zu den wichtigsten Aufgaben der Exportdokumente zählt einerseits die Beweisfunktion, es soll also nachgewiesen werden, dass beispielsweise der Kaufvertrag erfüllt wurde. Andererseits spielt die Verfügungsfunktion eine Rolle, die dem Inhaber des Dokuments – wie der Name verrät – die Verfügung über die Ware ermöglicht. Sofern mit Ihrem Geschäftspartner vertraglich vereinbart, können aber auch weitere Unterlagen wie etwa Garantien Teil Ihrer Exportdokumente sein.

Exportdokumente Übersicht: Ausfuhrdokumente für den Zoll

Welche Ausfuhrdokumente gibt es also und wann benötige ich diese? Befindet sich der Wert Ihrer Waren unter 1.000 Euro müssen Sie sich keine Gedanken zu den Exportdokumenten machen – hierbei genügt die jeweilige Quittung, sollten Sie in eine Kontrolle geraten. Liegt der Wert höher, müssen Sie neben der Ausfuhranmeldung weitere Dokumente beilegen, um eine reibungslose Abwicklung Ihrer Ausfuhr zu garantieren.

Beginnen wir unsere Übersicht über die Exportdokumente mit der Handelsrechnung.

Handelsrechnung (Commercial Invoice)

Im Gegensatz zu anderen Exportdokumenten besteht beim Ausfüllen des Formulars der Handelsrechnung – bis auf wenige Ausnahmen in bestimmten Ländern – keine Formvorschrift. Das Dokument wird vom Exporteur, also dem Verkäufer erstellt und ist zwingend notwendig für etwaige Warensendungen. Aus der Warenbezeichnung, dem Preis und den Lieferbedingungen, berechnet sich der Zollwert, der die Grundlage für die Berechnung der Abgaben, also der Zölle und Einfuhrumsatzsteuer des Importlandes, liefert.

Nach § 37a HGB Abs. 1 und § 14 Abs. 4 UStG muss die Handelsrechnung folgende Angaben beinhalten:

  • Name und Anschrift des Käufers
  • Firmenname, Anschrift des Verkäufers, Registergericht und Handelsregisternummer
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers
  • detaillierte Beschreibung, Gewicht & Menge der Waren
  • Einzel- und Gesamtpreise
  • Ursprungsland der Ware
  • Zahlungsbedingungen
  • der fällige Steuersatz oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung der Lieferung
  • Lieferbedingungen
  • Verpackung, Versandart sowie Zeitpunkt der Lieferung
  • Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum

Des Weiteren kann auch das Importland besondere Anforderungen voraussetzen, überprüfen Sie diese gründlich, bevor Sie Ihre Waren versandfertig machen.

Pro-Forma-Rechnung (Proforma Invoice)

Für den Fall, dass Ihre Ausfuhr keinen Handelswert hat, wie es beispielsweise bei kostenlosen Mustersendungen, Waren zur vorübergehenden Nutzung oder Ersatzteillieferungen der Fall ist, müssen Sie dem Zoll eine Pro-Forma-Rechnung vorlegen, über die sich der tatsächliche Wert der Ware ermitteln lässt. Die Ausfuhrerklärung in Form einer Pro-Forma-Rechnung muss neben dem Warenwert noch den Zusatz “No commercial value – for customs purposes only” beinhalten.

Konsulatsfaktura (Consular Invoice)

Inhaltlich entspricht die Konsulatsfaktura quasi der Handelsrechnung, ist aber auf einem Vordruck des Importlandes abzudrucken und wird von der Industrie- und Handelskammer und vom Konsulat des Einfuhrlandes durch eine Unterschrift beglaubigt und erhält somit Urkundencharakter – je nach Land können hierfür unterschiedlich hohe Gebühren verlangt werden.

Per Definition dient diese der Ermittlung des Zolls beim Import und bestätigt, dass der Betrag der Rechnung mit dem Handelswert der Ware übereinstimmt. Devisenmanipulationen zulasten des Importlandes durch überhöhte bzw. fingierte Rechnungen lassen sich mithilfe der Konsulatsfaktura verhindern. Ihr Nutzen heutzutage beschränkt sich auf wenige Länder wie etwa die Philippinen oder die Dominikanische Republik.

Zollfaktura

Die Zollfaktura auf der anderen Seite benötigt zwar keine Beglaubigung durch das Konsulat, jedoch die Unterschrift des Exporteurs und Gegenzeichnung eines Zeugen. Auch wenn die Zollfaktura auf Englisch verfasst werden muss, so ist sie gegenüber der Konsulatsfaktura wesentlich einfacher auszufüllen – wobei auf eine genaue Angabe der im Einzelnen geforderten “Kosten = Charges” geachtet werden muss.

Sie dient als Wert- und Ursprungszertifikat und muss vor Eintreffen der Ware bereits beim Empfänger eingereicht werden. Verbreitung findet die Zollfaktura insbesondere im Handel mit Commonwealth-Staaten wie Kanada oder Neuseeland.

Transportdokumente

Beim Transportdokument handelt es sich bei der Ausfuhr um einen Nachweis für die Erfüllung der Lieferverpflichtung des Exporteurs. Sie müssen den Lieferklauseln, also dem Vertrag zwischen Käufer und Verkäufer, entsprechen – enthalten also die Handelsbedingungen.

Bei Überseeverschiffungen – die rund zwei Drittel des Welthandels ausmachen – gilt das Konnossement (bill of lading) als wichtigstes Transportdokument. Dieses dient der Dokumentation des zwischen Verlader und Reeder abgeschlossenen Seefrachtvertrags.

Auf kürzeren Routen wie dem Nordatlantik oder beim Warenaustausch zwischen multinationalen Konzernen und deren Tochtergesellschaften wird häufig der Seefrachtbrief (ocean waybill oder sea waybill) als Transportdokument für den Export herangezogen. Da der Seefrachtbrief anders als das Konnossement keinen Wertpapiercharakter hat – also die Ware nicht repräsentiert – kann die Ware problemlos im Bestimmungshafen ausgefolgt werden, auch wenn dieser noch nicht vorliegt.

Für die Luft-, Straßen und Eisenbahnfracht werden andere Frachtbriefe vorausgesetzt. In der Regel behält der Absender ein Exemplar, während das Originaldokument das Frachtgut begleitet. Im Luftverkehr erhält außerdem der Luftfrachtführer eine Ausführung des Frachtbriefs. Solange die Ware nicht angekommen ist, kann mithilfe dieses Transportdokuments umdisponiert oder zurückbeordert werden – diese sogenannte Sperrfunktion ist dem Absender vorbehalten.

Über die Binnenschifffahrt transportierte Waren werden von einem Ladeschein, auch Flusskonossement genannt, begleitet, während bei der Post vom Postaufgabeschein die Rede ist. Der Nachweis für Einlagerung wird Lagerschein (warehouse certificate) genannt und wird vom Lagerhalter ausgestellt.

Mit der Spediteurübernahmebescheinigung (forwarders certificate of receipt) bestätigt anstatt dem Frachtführer der Spediteur die Übernahme der Ware zum Versand – die Spediteurversandbescheinigung (forwarders certificate of transport) hingegen bestätigt neben der Übernahme auch noch den Versand.

Wird der Versand über mehrere verschiedene Beförderungsarten abgewickelt, wird vom multimodalen Transportdokument gesprochen.

Ausfuhranmeldung

Mithilfe der Ausfuhranmeldung kündigen sie alle Lieferungen im Wert von über 1.000 Euro an – diese müssen seit dem 1. Juli 2009 in der gesamten EU elektronisch eingereicht werden. Bei einem Wert über 3.000 Euro ist eine Ausfuhranmeldung im sogenannten zweistufigen Ausfuhrverfahren durch das örtlich zuständige Binnenzollamt (Ausfuhrzollstelle) notwendig. Auf die Frage, wie Sie Ihre Ausfuhranmeldung abgeben können, bieten sich Ihnen drei Möglichkeiten:

  • über die Internetausfuhranmeldung der deutschen Zollverwaltung ATLAS-Ausfuhr (erfordert ELSTER-Zertifikat)
  • über eine an das Zollsystem angeschlossene Software
  • mithilfe eines Zollbeamten

Sobald die Prüfung Ihrer Ware erfolgt ist, wird Ihnen ein Ausfuhrbegleitdokument (ABD)ausgestellt, ehemals auch unter dem Namen EX1 bekannt.

Versicherungsdokumente

Zu den Exportdokumenten, welche es im internationalen Warenverkehr gibt, zählen auch Versicherungsdokumente – hierbei wird zwischen Einzelpolizze für einzelne Warensendungen und Generalpolizze für alle beim Versicherer angemeldeten Transporte unterschieden. Für den Fall, dass bei der Auslieferung eine Forderung auf Schadensersatz geltend gemacht werden soll, liefern die Versicherungsdokumente die Grundlage.

Die schriftliche Erklärung des Versicherungsmaklers fungiert als Behelf, sollte das Versicherungsdokument nicht rechtzeitig ausgefertigt oder zugestellt worden sein und wird Deckungsbestätigung (cover note) genannt.

Ausfuhr in Drittländer: Hinweise zu Ihren Dokumenten

Für die Ausfuhr in Nicht-EU-Länder lässt sich in Bezug auf die Dokumente zusammenfassen, dass in jedem Fall die Abgabe einer Ausfuhranmeldung sowie einer Handelsrechnung oder Zollfaktura notwendig ist – andere Dokumente sind den jeweiligen Regelungen im Importland unterworfen. Dabei sind Sie jedoch von der Umsatzsteuer befreit, Ihre Exportrechnung können Sie daher ohne Angabe der deutschen Mehrwertsteuer fakturieren – hierfür benötigen Sie lediglich einen Ausfuhrnachweis in Form eines entsprechenden Transportdokuments.

Häufig gestellte Fragen

Wie erstelle ich Exportdokumente?

Ihre Exportdokumente können Sie entweder über die Internetausfuhranmeldung der deutschen Zollverwaltung ATLAS-Ausfuhr, über spezielle Software oder mithilfe eines Zollbeamten erstellen. Für die meisten länderspezifischen Dokumente gibt es konkrete Vorlagen.

Wie lange muss ich Exportdokumente aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht für Exportdokumente beträgt 10 Jahre.

Was ist mit Ausfuhrdokumenten innerhalb der EU?

Innerhalb der EU werden im Regelfall keine Ausfuhrdokumente verlangt. Gegebenenfalls kann von Ihrem Kunden aber eine Lieferantenerklärung angefordert werden.

Für was braucht man eine Lieferantenerklärung?

Die Lieferantenerklärung ist dann erforderlich, wenn der Exporteur nicht Hersteller der Ware ist und dient als Ursprungserklärung.

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