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Software für Exportmanagement und Zollabwicklung: Vorteile, Kosten, Zertifikate & Anbieter

Inhaltsverzeichnis

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Unternehmen, die internationale Geschäftsbeziehungen in Nicht-EU-Länder pflegen, müssen ihre Im- und Exporte verzollen. Die Verpflichtung, die die Unternehmen bei der Zollabfertigung zu erfüllen haben, sind mit zusätzlichen Kosten verbunden. Der Einkauf von Rohstoffen und anderen Produkten, die für einen Herstellungsprozess benötigt werden, wird durch die Zollabgaben noch teurer, als wenn man die Waren im Inland bezogen hätte. Wer für die zollrechtliche Abwicklung eine geeignete Software einsetzt, sichert sich die Nutzung von Zolllagern oder kann die positiven Effekte aus einem Handelsabkommen schneller wahrnehmen. Das Ergebnis zeigt sich bei der Verzollung. Denn hier fallen deutlich weniger Kosten an.

Für wen ist eine Software zur Abwicklung der Verpflichtungen aus dem Außenwirtschaftsbereich sinnvoll?

Größere Unternehmen, die über einen breiten internationalen Kundenstamm verfügen, müssen zwei zusätzliche Aufgaben erfüllen. Dies sind die Zollabwicklung und die Exportkontrolle.

Zollabwicklung bedeutet für jedes international tätige Unternehmen, dass ein zusätzlicher Aufwand einkalkuliert werden muss. Hat das Unternehmen in dem Zielland keine eigene Niederlassung, muss ein Zollagent eingeschaltet werden. Dieser ist dann Einfuhrabwicklung in dem Bestimmungsland der Warenlieferung zuständig. Um die Aufgabe im zollrechtlichen Sinn durchführen zu können, benötigt dieser Zollagent Dokumente und Informationen, die das Unternehmen besorgen und zusammenstellen muss. Darüber hinaus kosten auch das manuelle Ausfüllen der Ausfuhrgenehmigung und die Auseinandersetzung mit diversen Zollsystemen zusätzlich Zeit, die mit der engen Terminplanung eines Unternehmens vereinbart werden müssen.

Eine weitere Verpflichtung betrifft die Unternehmen mit der Exportkontrolle. Für die zollrechtliche Abwicklung ist es notwendig, dass der mit der Zollabwicklung beauftragte Mitarbeiter detaillierte Informationen zu den einzelnen Produkten gibt. Auch dies ist mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden.

Eine geeignete Software bietet jedem international tätigen Unternehmen innovative Lösungen für die Zollabwicklung und das Exportmanagement an.

Welche Vorteile bringt eine Software?

Jedes Unternehmen, dass die Software zur Zollabwicklung und zum Exportmanagement einsetzt, kann alle mit der zollrechtlichen Abwicklung verbundenen Prozesse optimieren und dadurch die eigene Wettbewerbsfähigkeit gegenüber den Mitbewerbern steigern. Denn mit dem Einsatz der Software lassen sich die Durchlaufzeiten auf ein Minimum reduzieren.

Darüber hinaus können die Unternehmen bei Anwendung der Software die folgenden Vorteile für sich generieren:

  • Die Software ermöglicht es dem Unternehmen, eine nahtlose Kommunikation mit allen Zollstellen zu führen.
  • Mit den Tools wird dem Unternehmen zentrales System zur Verfügung gestellt, das auf die Exportmeldungen für mehrere Länder ausgerichtet ist.
  • Die komplette Zollabfertigung wird automatisch durchgeführt. Werder Ausfuhranmeldungen noch Lieferantenerklärungen müssen manuell erstellt werden. Dies hat zur Folge, dass sich der komplette Warenfluss beschleunigen lässt.
  • Bei Anwendung der Software vermeidet ein Exporteur lange Wartezeiten und der Importeur kann schneller über eine bestellte Ware verfügen.
  • Aktuelle Änderungen des Zollrechts werden rechtssicher von der Software umgesetzt.
  • Die schnellere Abwicklung am Zoll führt auch dazu, dass sich der Cash-to-Cash-Cycle verkürzt.
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Was sollte die Software können? - Die Funktionen im Überblick

Damit die Software optimal in einem Unternehmen eingesetzt werden kann, ist sie mit Tools ausgestattet, die dem Anwender viele Funktionen ermöglichen. Die Unternehmen profitieren überdies davon, dass sich die Softwarelösung zur Zollabwicklung und zum Exportmanagement komfortabel in die unternehmenseigenen Systeme integrieren lässt.

Ausfuhranmeldungen abwickeln und Ausfuhrdokumente erstellen

Für die Abwicklung von Ausfuhranmeldungen und die Erstellung der Ausfuhrdokumente ist es nicht relevant, ob die Software zusätzlich zu einem SAP-Workflow oder einem anderen Vorsystem installiert wird. Alternativ ist für die einwandfreie Nutzung aller Funktionen der Software auch die Installation in eine andere AEB-Lösung möglich. Als weitere Lösung bietet die Software die Anmeldung aller Ausfuhren über ein Webinterface an. Dabei müssen die Daten nicht manuell erfasst werden. Alle Prozesse zur Abwicklung von Ausfuhranmeldungen und zum Erstellen der erforderlichen Ausfuhrdokumente werden voll automatisiert durchgeführt.

Für wiederverkehrende Vorgänge können mit Unterstützung der Software zeitsparende Vorlagen eingerichtet werden, die sich beliebig oft verwenden lassen. Dank intelligenter Eingabehilfen lassen sich zeitsparend alle Informationen in das System einpflegen. Als Ergebnis erhält das Unternehmen eine korrekte Ausfuhranmeldung.

Um den kompletten Überblick über alle Ausfuhrlieferungen zu behalten, ruft der Anwender die Statusübersicht in der Software auf.

Die Software kann in drei Ausführungen erworben werden:

  • Das Basic-Paket kostet 102 Euro je Monat und den Aufwand für die Bereitstellung des Systems. Hiermit sind bis zu 250 Ausfuhranmeldungen im Jahr möglich. Der Anwender kann alle Grundfunktionen der Software nutzen.
  • Interessiert sich ein international tätiger Unternehmer für das Business-Paket muss mit einem Kostenaufwand von 395 Euro je Monat zuzüglich der Bereitstellungspauschale gerechnet werden. Entscheidet sich das Unternehmen für diese Lösung, können bis zu 2.500 Ausfuhranmeldungen im Jahr erstellt werden.
  • Das Enterprise-Paket kostet 2.048 Euro zuzüglich einer Bereitstellungspauschale. Wer sich mit dieser Softwarelösung bei der Zollabwicklung und dem Exportmanagement unterstützen lässt, kann bis zu 25.000 Ausfuhranmeldungen innerhalb eines Jahres rechtssicher generieren.

Lieferantenerklärung (online) erstellen

Firmen, die den Export von Gütern zum Unternehmensgegenstand haben, erstellen eine Lieferantenerklärung. Besteht mit dem Einfuhrland ein Präferenzabkommen, profitiert das Unternehmen bei Vorlage einer Lieferantenerklärung von einem reduzierten Einfuhrzoll. Bestenfalls müssen die Abgaben gar nicht bezahlt werden.

Mit einer geeigneten Software für die Zollabwicklung und das Exportmanagement ist es einem Unternehmen möglich, die notwendigen Lieferantenerklärungen online zu erstellen. Hierzu sind nur die folgenden vier Schritte notwendig:

  • Der Anwender gibt die Adresse des Kunden in die Lieferantenerklärung ein.
  • Im nächsten Schritt wird der Bereich festgelegt, für den die Lieferantenerklärung gelten soll.
  • Anschließend werden die Artikel in das System eingegeben. Sind die für den Zoll bestimmten Artikel schon in der unternehmenseigenen Software erfasst, können diese einfach und komfortabel in das Tool eingegeben werden.
  • Die Langzeitlieferantenerklärung wird erstellt.

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Basisfunktion, kann es die Software zur Erstellung von Lieferantenerklärungen kostenlos nutzen. In der Premium-Version – hier sind z. B. manuell angelegte Lieferantenerklärungen abrufbar – beträgt der monatliche Kostenbeitrag 9,99 Euro.

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Compliance Screening und Exportkontrolle

Compliance ist heute ein wichtiger Bestandteil aller unternehmerischen Handlungen. Dabei geht es darum, dass ein Unternehmen die Regeltreue wahrt und sich bei allen Aktionen an Recht und Gesetz hält. Doch der gute Wille einer Unternehmensleitung ist ständig neuen Risiken ausgesetzt, weil man nicht immer wissen kann, wie der jeweilige Geschäftspartner zu den Compliance-Regeln steht. Die Risiken können mit dem in der Software integrierten Compliance Screening reduziert oder sogar komplett vermieden werden. Hierbei stößt die automatisierte Software eine Hintergrundprüfung an, mit der sich der Anwender nicht weiter zu beschäftigen braucht. Liefert ein Unternehmen seine Waren z. B. nach China, prüft die Software die dortige Rechtslage. Anschließend weiß der Unternehmer sofort, ob alles in Ordnung ist oder ob für ihn Handlungsbedarf besteht.

Ein weiterer Vorteil der Softwarelösung besteht darin, dass die für jedes Unternehmen verbindliche Sanktionslistenprüfung national und international durchgeführt wird.

Auch die Exportkontrolle darf von einem Unternehmen nicht vernachlässigt werden. Mithilfe der Software können weltweit Embargos und Genehmigungspflichten überprüft werden. Beschränken für bestimmte Güter oder kritische Verwendungszwecken lassen sich mit der Softwarelösung einfach abbilden. Über das jeweilige Ergebnis wird der Anwender per E-Mail informiert.

Die Prüfung der Exportkontrolle übernimmt die integrierte Software mit einem automatisierten Verfahren. Sobald eine Beschränkung vorliegt, liefert die Software unterstützende Informationen und weist den Anwender auf die nachfolgenden Prüfungsschritte hin.

Die Nutzung der Software ist für das Unternehmen mit einem Kostenaufwand verbunden, der bei 102 Euro monatlich liegt.

Waren tarifieren und klassifizieren

Ein wichtiger Schritt für eine reibungslose Zollabfertigung ist die Tarifierung und die Klassifizierung der Waren, die ein Unternehmen beim Zoll anmeldet. Eine geeignete Software für die Zollabwicklung und das Exportmanagement stellt dem Anwender ein nützliches Tool zur Verfügung, mit dessen Unterstützung sich schnell die richtigen Zolltarifnummern finden lassen. Die Software übernimmt automatisch das Einlesen der Zolltarifnummern und passt diese nach einer Prüfung an, falls es sich bei der eingelesenen Zahl nicht um die aktuelle Zolltarifnummer handelt.

Durch das Klassifizieren der Exportkontrollnummern leistet die Softwarelösung einen unterstützenden Beitrag für jedes Unternehmen, das Zoll- und Außenprüfungen überstehen muss. Weitere Serviceleistungen der Software in diesem Bereich sind die Jahreswechselfunktion, die Ausreißeranalyse und die Stammdatenpflege.

Warenursprungsermittlung und Präferenzkalkulation

Für jede Zollkontrolle ist es wichtig, den Ursprung der Ware zu kennen, die in ein anderes Land exportiert werden soll. Ein weiterer wichtiger Aspekt in diesem Zusammenhang ist die Präferenzkalkulation.

Die Softwarelösung für die Zollabwicklung und das Exportmanagement sorgt dafür, dass alle für die Warenursprungsermittlung und Präferenzkalkulation benötigten Daten importiert und analysiert werden. Falls notwendig, findet auch eine automatische Nachbearbeitung der Daten statt.

Die Software stellt alle Schnittstellen bereit, um ein betriebseigenes System zu integrieren. Dabei stellt es für die Software auch kein Problem dar, dass eventuell Stamm- und Bewegungsdaten schon vorerfasst sind. Diese können mithilfe der Software individuell angepasst werden.

Der Anwender profitiert von einer flexiblen Benutzeroberfläche und einem schnellen Zugriff auf alle erforderlichen Programmfunktionen. Für die Präferenzkalkulationen werden alle notwendigen Dokumentationen automatisch durchgeführt.

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Ausfuhrgenehmigungen managen

Jedes Unternehmen, das seine Waren am Zoll abfertigen lassen muss, ist bei der Erstellung der Ausfuhrgenehmigungen auf ein schnelles Verfahren angewiesen. Die Softwarelösung bietet die notwendige Unterstützung, um Ausfuhrgenehmigungen weltweit zu verwalten. Die Exportkontrollprüfung wird dahingehend unterstützt, dass die Software Lösungen für anwendbare Ausfuhrgenehmigungen vorschlägt und bestehende Genehmigungen automatisch zuweist. Das Unternehmen erspart sich hier durch ein zeitaufwendiges Verfahren und ist bei der Exportkontrollprüfung rechtlich nach allen Seiten abgesichert.

Die Dokumentation wird von der Software so verwaltet, dass ein Anwender auch noch nach Jahren lückenlos darauf zugreifen kann. Dies ermöglicht ihm, Begründungen nachzuvollziehen und weitere Informationen aus den Dokumentenanhängen zu ziehen.

Die Software hat ein eigenes Überwachungssystem installiert, mit dem die Ausfuhrgenehmigungen permanent überwacht werden. Außerdem lassen sich alle Meldepflichten mit Anwendung der Software bequem und einfach erfüllen.

Integration des Zollagenten

Ein Zollagent – auch als Customs Broker bekannt – übernimmt in der Zollabwicklung und im Exportmanagement wichtige Aufgaben. Bei Anwendung der Software für die Zollabwicklung und das Exportmanagement ist dieser Zollagent schon automatisch integriert. Die Unternehmen können insbesondere diese Vorteile nutzen:

Der Zollagent überprüft automatisch den Status einer Zollanmeldung. So weiß der Anwender z. B., wann die Meldung bei der Zollbehörde eingegangen ist und wann er wieder über die Waren verfügen kann. Dies macht eine bessere Planung der Zollabwicklung möglich.

Der Zollagent stellt alle notwendigen Dokumente für den Anwender bereit. Hierzu gehören z. B. die Ausfuhrgenehmigungen, die Steuerbescheide und andere wichtige Dokumente.

EMCS-Verfahren bei der Beförderung verbrauchssteuerpflichtiger Waren unter Steueraussetzung

Die Zollabwicklung ist mit einer intensiven Kommunikation zwischen dem Unternehmen und denen für die Zollabwicklung zuständigen Behörden verbunden. Dies gilt insbesondere, wenn verbrauchssteuerpflichtige Waren ohne Steueraussetzung befördert werden sollen. Voraussetzung hierfür ist die Teilnahme am elektronischen EMCS-Verfahren. Wer sich eine geeignete Software für die Zollabwicklung und das Exportmanagement anschafft, braucht sich hierum keine weiteren Gedanken zu machen. Die Software unterstützt den Anwender mit automatisierten Eingaben, einer rechtlich nicht zu beanstandenden Dokumentation und weiteren Arbeitshilfen, die den Anwender komfortabel durch den gesamten Prozess des EMCS-Verfahrens navigieren.

Der Service ist für das Unternehmen mit einer monatlichen Kostenpauschale von 102 Euro verbunden.

Worauf sollte man sonst noch achten?

Bei dem Kauf einer geeigneten Software sollten die Verantwortlichen des Unternehmens darauf achten, dass die Software mit den betriebseigenen CRM-Systemen oder ERP-Systemen (z. B. SAP) integrierbar ist und die notwendigen Schnittstellen vorhandenen sind. Mit Erfüllung dieser Voraussetzung ist es dem Unternehmen möglich, Stamm- und Bewegungsdaten zu importieren. Auch eine Nachbearbeitung der vorhandenen Daten kann in diesem Fall komfortabel angestoßen werden.

Bedient sich das Unternehmen für die Speicherung von Daten einer Cloud-Lösung sollte bei der Verschlüsselung der Daten die SSL-Technik aktiviert sein. Damit lässt sich eine hochsichere Datenübertragung zu den Servern des Zolls sicherstellen. Außerdem ist darauf zu achten, dass die Software dem Anbieter ohne Unterbrechungszeiten zur Verfügung steht und Wartungen des Anbieters so rechtzeitig angekündigt werden, dass das Unternehmen die entsprechenden Maßnahmen ergreifen kann.

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Übersicht über die Softwareanbieter in der Außenwirtschaft

Zu den Softwareanbietern in der Außenwirtschaft gehören:

  • active logistics GmbH, Ludwig-Erhard-Str. 5, 56073 Koblenz
  • AEB SE, Sigmaringer Straße 109, 70567 Stuttgart
  • Amber Road, Luisenstraße 14, 80333 München
  • ANTON Ingenieurbüro für Industriesoftware, Hans-Böckler-Str. 3a, 37079 Göttingen
  • CDA IT Systems GmbH, Blumenstr. 18, 71522 Backnang
  • Comsol Unternehmenslösungen AG, Hauptstraße 221, 65760 Eschborn
  • CONSULT+ SYSTEM G.R.O.U.P. GmbH, Mozartstr. 7, 41061 Mönchengladbach
  • DAKOSY Datenkommunikationssystem AG, Mattentwiete 2, 20457 Hamburg
  • dbh Logistics IT AG, Faulenstr. 31, 28195 Bremen
  • Deloitte, Georgstraße 52, 30159 Hannover
  • Headsoft GmbH, Schwabener Weg 1, 85551 Kirchheim
  • Helmstedt Unternehmensberatung GmbH, Keltenring 11, 82041 Oberhaching
  • Thomas Huber, Zollpräferenzen (EDV – Beratung und Präferenzkalkulationsprogramm für KMU), Habichtweg 14, 73574 Lorch
  • Hübner EDV-Beratung GmbH, Hirzenrott 2 – 4, 52076 Aachen
  • Infor Global Solutions Deutschland AG, Hauerstraße 12, 66299 Friedrichsthal
  • Internetverzollung GmbH, Am Heilbrunnen 50, 72766 Reutlingen
  • Wilhelm Köhler Verlag, Brückenkopf 2 a, 32423 Minden
  • Köppe Software und EDV-Beratung, Hauptstraße 209, 79576 Weil am Rhein
  • Kohlhammer Deutscher Gemeindeverlag GmbH, Heßbrühlstr. 69, 70565 Stuttgart
  • LEITWERK Ges. f. angewandte Informatik mbH, Im Ettenbach 13 A, 77767 Appenweier-Urloffen
  • Lensing & Brockhausen GmbH, Reeser Str. 239, 46446 Emmerich
  • LIS AG, Hansaring 27, 48268 Greven
  • MWT Consult GmbH, Bruchstr. 128, 50259 Pullheim
  • RAINER OBERMEIT Planungs- und Datentechnik GmbH, Eiffestr. 462, 20537 Hamburg
  • OdiSys GmbH, Karlstraße 34, 64283 Darmstadt
  • ONVENTIS GmbH, Untere Waldplätze 21, 70569 Stuttgart
  • Precision Software, Castlewood House, Castlewood Avenue, Rathminies
  • ProTeria AS, Lindenstraße 12, 81545 München
  • PST AG, Wildenbruchstraße 15, 07745 Jena
  • Purschke + Hensel GmbH, Krokusstraße 9, 12357 Berlin
  • Rau & Pätzold GbR, Böblinger Straße 25, 71229 Leonberg
  • Riege Software International GmbH, Mollsfeld 10, 40670 Meerbusch
  • SIRIUS Software & Systeme GmbH, Hinterer Lech 33, 86150 Augsburg
  • SoftENGINE GmbH, Alte Bundesstraße 10/16, 76846 Hauenstein
  • Softzoll GmbH & Co. KG, Kaiserdamm 12, 14057 Berlin
  • tA-Logistic Software GmbH, Straubinger Str. 5, 28219 Bremen
  • TIA net innovations GmbH, Adlergasse 7, 73560 Böblingen
  • ZOBA Zollberatung und -abwicklung GmbH, Am Brill 1 – 3, 28195 Bremen
  • Zollcon International Customs Consulting & Technologies GmbH, Hans-Vogel-Straße 35, 90765 Fürth
  • ZWF Digitale Informations-Technoligie GmbH, Untertürkheimer Straße 24, 66117 Saarbrücken

Die vorstehende Übersicht der Softwareanbieter in der Außenwirtschaft erhebt keinen Anspruch darauf, dass die Angaben vollständig sind. Alle Auskünfte erfolgen ohne Gewähr.

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