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Zollprüfung Unternehmen: Vorbereitung, Ablauf, Dauer, Strafen & mehr

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Steht eine Zollprüfung an, muss sich das Unternehmen darauf vorbereiten. Die ins Haus flatternden Prüfungsanordnung des Hauptzollamts ist fast immer mit erheblichem Mehraufwand verbunden: Ansprechpartner müssen bestimmt, Originale zurechtgelegt und dem Prüfer Zugang zu den IT-Systemen verschafft werden. Seinen Abschlussbericht – auf den das Unternehmen noch begrenzt Einfluss nehmen kann – wird das Hauptzollamt auswerten. Kommt es zu Nachzahlungen, Strafanzeigen gegen das Unternehmen oder erfolgt sogar eine Erstattung von überzahlten Zöllen? Eine optimale Vorbereitung auf die Außenprüfung zahlt sich aus!

Was ist eine Zollprüfung & was wird geprüft?

Bei der reinen Zollprüfung geht es um die Importe des Unternehmens. Geprüft wird, ob die Einfuhrabgaben an das Zollamt in korrekter Höhe abgeführt worden sind. Damit stehen insbesondere die Daten der Einkaufsabteilung des Unternehmens im Fokus. Die Prüfung muss dem Unternehmen rechtzeitig vor Beginn bekanntgegeben werden. Das Unternehmen hat nach der Abgabenordnung (AO) eine Mitwirkungspflicht. Diese bezieht sich auf das Bereitstellen von Unterlagen, auf die Auskunft zu Geschäftstransaktionen sowie zur Unterstützung beim Zugriff auf digitale Daten im Unternehmen.

Nach Abschluss der Prüfung wird der Zollprüfer etwaige Versäumnisse an das Hauptzollamt weiterleiten. Möglich sind Nacherhebungen aber auch Erstattungen der Einfuhrabgaben. Das Ergebnis der Zollprüfung kann für das Unternehmen durchaus rechtliche Konsequenzen haben – in Abhängigkeit von Art und Umfang der festgestellten Zuwiderhandlungen bzw. Nachforderungen.

Inhalte der Zollprüfung

Die Zollprüfung ist eine der vom Hauptzollamt anberaumten Außenprüfungen. Sie kann verschiedene Teilbereiche umfassen:

  1. Einreihung: Wurden die richtigen Einfuhrzollsätze angewendet?

Jede Ware hat eine zugehörigen Code, die Zolltarifnummer. Je nach Codenummer kann der Einfuhrzollsatz variieren.

  1. Vollständigkeit: Wurden für alle Warenlieferungen aus Drittländern die richtigen Einfuhrabgaben gezahlt?
  2. Zollwertberechnung: Die Einfuhrabgaben fallen auf den Wert der Ware an – ihren Zollwert. Der Zollwert ist der auf der Rechnung des Verkäufers (Drittland) ausgewiesene Preis – zuzüglich Hinzurechnungsposten, abzüglich von Abzugsposten.
  3. Präferenznachweise: Liegen die bei der Einfuhrverzollung angegebenen Präferenznachweise(z. B. EUR 1 oder Form A) tatsächlich vor? Dem Prüfer sind die Originaldokumente vorzuweisen.

Wer wird bei einer Zollprüfung geprüft?

Geprüft werden vorwiegend Unternehmen, die am Warenverkehr mit Drittländern teilnehmen. Insbesondere sind dies Unternehmen, die Waren aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten einführen. Geprüft werden dürfen jedoch auch Unternehmen, die nur innerhalb von Deutschland oder der Europäischen Union tätig sind.

Die Auswahl der Unternehmen erfolgt nach Risikokriterien des Hauptzollamtes. In die Berechnung der Risikoziffern gehen verschiedenste Informationen aus der Zollverwaltung, den Zollabfertigungsstellen u.ä. ein.

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Wie lange kann eine Zollprüfung dauern?

Der Prüfer nimmt im Unternehmen Ressourcen in Anspruch. Mitarbeiter werden befragt, sie müssen Unterlagen beschaffen. Das Unternehmen hat ein Interesse, die Zollprüfung so kurz wie möglich zu halten. Ein Mitarbeiter wird als der ständige Ansprechpartner für den Prüfer bestimmt. Auch wenn dieser Zugriff auf die digitalen Systeme des Unternehmens bekommt, braucht der Zollprüfer eine unternehmensinterne Unterstützung. Das Unternehmen hat nach der Abgabenordnung (AO) eine Mitwirkungspflicht und kann durch eine zügige Bereitstellung von Unterlagen bzw. der Klärung von Sachverhalten die Dauer der Prüfung maßgeblich beeinflussen.

Faktoren für die Dauer der Zollprüfung:

– Erst- oder Folgeprüfung

– Stichprobe oder Vollprüfung

– Prüfungszeitraum

– Anzahl der importierten Produkte

– Größe des Unternehmens

– Unregelmäßigkeiten oder ohne Beanstandungen

Werden im Rahmen der Außenprüfung Unregelmäßigkeiten festgestellt, kann der Prüfungsumfang ausgeweitet werden. Dies ist häufig der Fall und auch die Dauer der Außenprüfung verlängert sich. Der anfänglich geplante Umfang der Prüfung wird in der im Schreiben des Zollamtes, der Prüfungsanordnung genannt.

Eine Zollprüfung, die sich beispielsweise lediglich auf Präferenzprüfungen beschränkt, kann innerhalb von wenigen Stunden erledigt sein. Regelmäßige Prüfungen durch den Zoll umfassen allerdings meist die letzten drei (abgeschlossenen) Jahre der Geschäftstätigkeit. In großen Unternehmen muss der Prüfer eine große Anzahl unterschiedlicher Dokumente sichten. Naturgemäß dauern die Vollprüfungen über 3 Jahre länger und sind auch von der Größe des Unternehmens abhängig.

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Gibt es eine Verjährungsfrist für Zollprüfungen?

Die Verjährung der Zollschulden ist für den Unternehmer wichtig, da der Zoll für diesen Zeitraum eine Nachzahlung verlangen kann. Liegen die Zollschulden länger zurück, muss keine Nachzahlung mehr geleistet werden. Die Verjährungsfristen betragen 3 Jahre – weshalb meist auch für die letzten drei Jahre geprüft wird. Die Verjährung läuft allerdings 10 Jahre, wenn kriminelle Handlungen zugrunde liegen. Eine einfache Steuerhehlerei verjährt nach 5 Jahren. Ordnungswidrigkeiten im Zollbereich verjähren ebenfalls grundsätzlich nach 5 Jahren.

Beispiel: 

Wird eine Ware eingeführt, so kann der Zoll drei Jahre nach dem Einfuhrzeitpunkt eine Nachforderung erheben. Die Verjährung berechnet sich taggenau: Entsteht eine Abgabenschuld am 18. Oktober 2020, so läuft die Frist am 19. Oktober 2023 ab. Sie verlängert sich, sofern ein Rechtsbehelf nach Art. 44 UZK eingelegt bzw. ein rechtliches Gehör gewährt wurde. Liegt ein Vorsatz zugrunde, läuft die Frist erst in 10 Jahren, also am 19. Oktober 2030 ab.

Gut zu wissen:

Wichtig ist, dass Ihr ausländischer Lieferant die Handelsrechnung ohne die ausländische Umsatzsteuer ausstellt. Zusätzlich zu den gelisteten Angaben können eventuell zusätzliche Anforderungen hinzukommen.

Verjährungen während der Außenprüfung des Zolls

Ist der Prüfer vor Ort, laufen Fristen nicht mehr ab. Die Ablaufhemmung aus dem Steuerrecht und bei den Verbrauchssteuern wird mit dem Beginn der Außenprüfung unterbrochen. In der Regel ist das erstmalige Erscheinen des Prüfers der Zeitpunkt, ab dem die Ablaufhemmung eintritt. Bei einer Verbrauchssteuerprüfung kann eine Frist erst dann ablaufen, wenn die Prüfung beendet ist.

Im Zollrecht gibt es hingegen keine Ablaufhemmung. Auch während der Zollprüfung können geprüfte Sachverhalte verjähren. Die Nacherhebung von Einfuhr- oder Ausfuhrabgaben kann grundsätzlich für maximal drei Jahre erfolgen. Danach ist sie nicht mehr zulässig – das bestimmt Artikel 103 Abs. 1 des Zollkodex (UZK). Dies gilt auch für Ordnungswidrigkeiten die zur Entstehung der Zollschuld führten.

Liegt der Nachforderung jedoch eine strafbare Handlung zugrunde, verlängert sich die Frist für die Abgabenschuld auf zehn Jahre (Art. 103 i.V.m. § 169 Abs. 2 Satz 2 Abgabenordnung). Geht es beispielsweise um einen Einfuhrschmuggel, verjährt der Anspruch der Zollbehörden erst nach zehn Jahren.

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Der Zollprüfer kommt: So läuft die Prüfung ab

Mit Eingang der Prüfungsanordnung vom Hauptzollamt sollte sich das Unternehmen frühzeitig und optimal auf die Außenprüfung des Zolls vorbereiten. Der Zusatzaufwand im Unternehmen lohnt, denn Anzeigen, Strafverfahren oder Nachzahlungen drohen, wenn der Prüfer auf Unklarheiten oder Unrichtigkeiten stößt. Die Im- und Exporte der letzten drei Jahre können Gegenstand der Zollprüfung sein. Bei der Zollprüfung kann es um den EU-Verkauf oder Reihen- und Dreiecksgeschäfte mit Endkunden in Drittländern gehen.

Der Zollprüfer selbst wird im Unternehmen mit seinem Notebook erscheinen. Er braucht einen ungestörten Arbeitsplatz, Benutzerzugänge zu den digitalen Systemen des Unternehmens sowie Zugang zu relevanten Akten und Original-Dokumenten.

Der Prüfer wird seitens der IT betreut, damit er unkompliziert Zugang zu den Unternehmensdaten erhält. Für fachliche Fragen wird ihm ein Ansprechpartner zur Seite gestellt. Dieser kann die unternehmensinternen Abläufe, Exporte bzw. Importe erläutern. Er kennt die Prozesse, die geschäftlichen Transaktionen oder findet kurzfristig den richtigen Ansprechpartner aus Einkauf, Produktion oder der Geschäftsleitung.

Die Prüfung beginnt nach einem einführenden Gespräch mit dem Prüfer. Sie endet mit der Schlussbesprechung. Den anschließenden Prüfbericht kann das Unternehmen vom Prüfer korrigieren lassen. Auch kann es eine Gegendarstellung verfassen oder eine Stellungnahme zu den beanstandeten Vorgängen abgeben. Der Bericht des Prüfers geht an das Hauptzollamt, das die Zusammenfassung des Prüfers auswertet. Kommt es zu Anzeigen oder Nachzahlungen erfolgen diese erst nach der Bewertung des Prüfungsberichts durch das Hauptzollamt.

Arten der Zollprüfung

Mit der Prüfungsanordnung, dem Schreiben des Hauptzollamts, wird dem Unternehmen auch die Art der Prüfung mitgeteilt. Es werden drei Außenprüfungen unterschieden:

  1. Zollprüfung

Geprüft werden alle Importe des Unternehmens. Dabei geht es um die korrekte Höhe der Einfuhrabgaben. Wurde zu geringe Abgaben abgeführt, kann es zu Nacherhebungen durch das Hauptzollamt kommen. Alternativ sind auch Erstattungen von zu viel gezahlten Zöllen möglich. Von Interesse sind bei der Prüfung die Einreihung der Waren, die Vollständigkeit von Angaben und Buchungen sowie die Zollwertberechnung.

  1. Außenwirtschaftsprüfung

Im Mittelpunkt der Außenwirtschaftsprüfung stehen die ausfuhrgenehmigungspflichtigen Waren des Unternehmens. Zugelassene Ausführer müssen bestimmte Auflagen einhalten – und auch die werden im Rahmen der Außenwirtschaftsprüfung kontrolliert. Der Zollprüfer klärt, ob und wie die Bewilligungsauflagen eingehalten wurden.

Beispiel: Wurden Waren ohne Ausfuhrgenehmigung in den Irak exportiert? Lagen für alle eingeführten Waren die erforderlichen Einfuhrgenehmigungen vor? Wurden vollständige und richtige Kapitalmeldungen an die Bundesbank weitergegeben?

  1. Präferenzprüfung

Geprüft wird, ob die ausgestellten Präferenzpapiere rechtmäßig und gültig sind. Auch die ordnungsgemäße Dokumentation in Bezug auf den Präferenzursprung wird geprüft.

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Die Checkliste zur Zollprüfung: So bereiten Sie sich richtig vor

Jede Zollprüfung beginnt mit einer Prüfungsanordnung, die dem Unternehmen zugestellt wird. Sie enthält wichtige Informationen, wie den Prüfungsumfang, den zu prüfenden Zeitraum sowie den Namen des Prüfers bzw. des anordnenden Hauptzollamtes. Der Prüfer wird sich vor Beginn der Prüfung beim Unternehmen melden, um einen Termin für das Einführungsgespräch zu vereinbaren. Stellen Sie für die Besprechung mit dem Prüfer alle für den Prüfungszeitraum relevanten Unterlagen rechtzeitig zusammen.

Wichtige Unterlagen für die Zollprüfung:

– Summen- und Saldenliste (der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre)

– Bereits erstellte Jahresabschlüsse der letzten beiden Geschäftsjahre

– Erteilte und verbindliche Zolltarifauskünfte über die Einreihung der Waren, sofern vorhanden

– Förmliche Präferenzpapiere und Freiverkehrsbescheinigungen (Originale), wie z.B. die Warenverkehrsbescheinigung EUR

– Kontaktdaten der Ansprechpartner im Unternehmen für Einkauf, Finanzbuchhaltung, Geschäftsführung und ggf. der IT-Abteilung

– einen Ansprechpartner als Auskunftsperson benennen

Auskunftsperson für den Zollprüfer - der Zollverantwortliche im Unternehmen

Für die Zollprüfung muss das Unternehmen im Rahmen seiner Mitwirkungspflicht eine zuständige Auskunftsperson benennen. Diese muss alle zollrelevanten und prüfungsrelevanten Vorgänge kennen und diese dem Prüfer ggf. erläutern können. Der Zollverantwortliche kennt alle wichtigen betriebswirtschaftlichen und produktionsrelevanten Abläufen im Unternehmen, die im Zusammenhang mit dem Zollprozess stehen.

Die Zollprüfer sind mit der Prüfung von (Papier-)Akten vertraut. Werden Einkauf oder Buchhaltung bereits digital geführt, kann der Zollprüfer direkt auf das System bzw. das Archivsystem im Unternehmen zugreifen. Die elektronische Zollprüfung ist in der GDPdUZ geregelt. Diese Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ist speziell für den Zuständigkeitsbereich der Zollverwaltung geregelt.

Wichtig bei elektronischen Zollprüfungen

Wird dem Prüfer im Rahmen der Zollprüfung ein Zugriff auf die Datenverarbeitungsanlagen des Unternehmens gewährt, genügt das Einrichten von Benutzerprofilen mit lesenden Rechten. Der Prüfer sollte keine Möglichkeit haben, die Unternehmensdaten (wie z. B. Buchungstransaktionen) anzulegen oder zu ändern. Sieht der Prüfer elektronische Systeme ein, steht ihm einen Mitarbeiter aus der IT zur Seite, der ihn bei Login/Anmeldung, Bedienung, Drucken und Zugriffen kurzfristig unterstützen kann.

Das Ende der Zollprüfung

Mit dem Ende der Zollprüfung verfasst der Prüfer seinen Abschlussbericht. Dieser soll objektiv und frei von Bewertungen sein. Wie vor Beginn der Prüfung, erfolgt meist auch mit dem Abschluss der Zollprüfung eine gemeinsame Besprechung – das Abschlussgespräch. Bei der Zollprüfung geht es letztlich um die Richtigkeit der gezahlten Zölle und Einfuhrumsatzsteuern. Der Zollprüfer ist “Erfüllungsgehilfe” des Hauptzollamtes. Findet er Versäumnisse, kann dies zur Nacherhebung von Einfuhrabgaben führen. Theoretisch ist auch eine Erstattung möglich.

Am Abschlussgespräch mit dem Prüfer nehmen der Zollbeauftragte oder zollverantwortliche Mitarbeiter und ggf. die Geschäftsleitung teil. Das Gespräch kann als “abschließendes Gespräch” einen informellen Charakter haben oder es ist eine Schlussbesprechung, die im § 201 der Abgabenordnung (AO ) geregelt ist.

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Unklarheiten der Zollprüfung richtig stellen

Das Unternehmen sieht den Prüfbericht ein und kann nicht korrekt dargestellte Sachverhalte besprechen und ggf. noch vom Prüfer korrigieren lassen. Weigert sich der Prüfer die Angaben zu ändern, darf das Unternehmen eine schriftliche Gegendarstellung bzw. Stellungnahme verfassen. Diese wird Bestandteil des Prüfberichts und vom Hauptzollamt zusammen mit dem Bericht des Prüfers ausgewertet.

Nachzahlungen durch die Zollprüfung vermeiden

Das Hauptzollamt erhält den Prüfbericht sowie die ggf. vom Unternehmen verfassten Gegendarstellungen/Stellungnahmen. Erst nach Vorlage aller Berichte wird geprüft, ob und in welchem Umfang Nachzahlungen zu leisten sind – bzw. Erstattungen gewährt werden. Je nach Schwere der Verstöße können beispielsweise auch gewährte Bewilligungen entzogen oder Bewilligungsauflagen verschärft werden. Je nach Höhe und Umfang der festgestellten Abweichungen kann unter Umständen sogar ein Strafverfahren gegen das Unternehmen eingeleitet werden.

Selbstanzeige vor oder nach der Zollprüfung

Ist die Prüfung angekündigt oder das Prüfungspersonal bereits erschienen, führt auch eine Selbstanzeige wegen Steuerhinterziehung (§ 371 Abgabenordnung) nicht mehr zur Straffreiheit. Mit Beginn der Außenprüfung wird beispielsweise die Festsetzungsverjährung im Verbrauchsteuerrecht gehemmt – tritt also nicht mehr ein.

Grundsätzlich fallen beim Import von Waren aus Drittländern Steuern an. In einigen Fällen können diese Steuern jedoch entfallen.

Gut zu wissen:

Waren mit einem geringen Wert (unter 22 Euro Zollwert), die auf dem Postweg eingeführt wurden, waren bis Ende 2020 von der Einfuhrumsatzsteuer befreit. Ab Anfang 2021 entfiel diese Freigrenze.

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