- Ein betrieblicher Zollbeauftragter entlastet andere Abteilungen und sorgt für die rechtssichere Abwicklung aller Im- und Exportprozesse im Unternehmen.
- Der Beruf ist gesetzlich nicht geregelt – Unternehmen müssen Aufgaben und Verantwortung intern in der Stellenbeschreibung festlegen.
- Zollbeauftragte haften als natürliche Personen bei Verstößen, können sich aber durch eine Haftungsfreistellungsvereinbarung absichern.
- Fachkenntnisse im Zoll-, Außenwirtschafts- und Steuerrecht sind essenziell, da Fehler empfindliche Bußgelder oder strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.
- Eine Ausbildung zum Speditionskaufmann oder ein Zertifikat als Zollfachkraft gilt als ideale Grundlage für diesen Beruf.
Wenn Unternehmen Handel betreiben oder für die Produktion und den Verkauf ihrer Waren Im- beziehungsweise Exporte notwendig werden, müssen verschiedenste Vorschriften eingehalten werden. Die Waren müssen überprüft werden, ebenso sollte eine Kontrolle der Wareneigenschaften durchgeführt werden. All dies sind Aufgaben, die in vielen Unternehmen der Abteilung für Logistik zugetragen werden. Dies bedeutet jedoch einen Mehraufwand, da diese Abteilung die Sicherheitsmaßnahmen des Im- und Exports beachten muss. Darüber hinaus sind die verschiedenen Schritte des Handels zu dokumentieren. Die Einrichtung einer Zollabteilung gehört zur systematischen Organisation des Unternehmens. Andere Abteilungen werden entlastet. Auch Missverständnisse, sowie Probleme der Zuständigkeit können hierdurch verhindert werden.
Die Zollabteilung ist sowohl für die Durchführung als auch für die Dokumentation der Prozesse verantwortlich. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die rechtlichen Pflichten beim Import und Export des Unternehmens durch Experten erfüllt werden.
Warum Zollangelegenheiten im Unternehmen abwickeln? Die Vorteile und Aufgaben einer internen Zollabteilung
Durch die Einrichtung einer Zollabteilung können andere Abteilungen des Unternehmens deutlich entlastet werden. Die Zollprozesse sind für Personen, die in der Firma vor allem andere Prozesse steuern, überaus undurchsichtig. Dies bedeutet einen zeitlichen Mehraufwand, der mit monetären Nachteilen für den Betrieb einhergeht.
Vorteile einer Zollabteilung
Ein Angestellter, der vor allem logistische Aufgaben übernimmt, muss sich für viele zollrelevante Prozesse erst informieren. Experten kennen hingegen die Gesetze und können die Arbeitsschritte sehr viel sicherer und schneller vornehmen.
Hinzu kommt, dass zollrelevante Themen häufig mit strengen Auflagen einhergehen. Arbeitnehmer, die sich nicht auf diesen Bereich des Im- beziehungsweise Exports spezialisiert haben, begehen möglicherweise folgenschwere Fehler, die mit Sanktionen und anderen Problemen einhergehen.
Wenn eine Zollabteilung eingerichtet wird, können die Zuständigkeiten der Aufgaben im Unternehmen sehr viel besser geklärt werden. Je nach Größe des Unternehmens gibt es einen oder mehrere Zollbeauftragte. Diese verfügen über das nötige Fachwissen, um alle relevanten Prozesse professionell abzuwickeln. Das Unternehmen muss zwar für die Kosten der Zollabteilung aufkommen, kann sich jedoch darauf verlassen, dass alle Vorschriften und Regelungen optimal eingehalten werden.
Aufgaben einer Zollabteilung
Die Aufgaben der Zollbeauftragte Personen lassen sich nicht pauschalisieren. Sie hängen unter anderem davon ab, wie das Unternehmen aufgebaut ist und welche zollrelevanten Prozesse es durchläuft. Einige Betriebe konzentrieren sich auf den Import von Rohstoffen, die sie für die Produktion ihrer Waren benötigen. Andere exportieren hingegen ihre fertigen Produkte in andere europäische Länder oder Drittländer.
In jedem Fall ist ein intensiver Austausch zwischen den einzelnen Abteilungen des Unternehmens notwendig. Die Zollabteilung muss eine ausgezeichnete Kommunikation mit der Logistik, der Finanzbuchhaltung und dem Verkauf haben, damit die Prozesse reibungslos ineinandergreifen.
Grundsätzlich können die Aufgaben des Zollbeauftragten im Unternehmen zwei übergeordneten Prozessen zugeordnet werden:
Im Bereich „Einfuhrabwicklung“ werden Versandverfahren und Einfuhrgenehmigungen bearbeitet. Hierbei müssen selbstverständlich alle Richtlinien und Verbote eingehalten werden.
Im Bereich „Ausfuhrabwicklung“ werden die Waren ihren Zolltarifen zugeordnet. Außerdem muss der Warenursprung korrekt angegeben werden. Die Exportkontrolle nimmt eine zentrale Rolle ein.
Der betriebliche Zollbeauftragte
Die Vorteile eines Zollbeauftragten im Unternehmen wurden bereits eingehend genannt. In diesem Abschnitt des Artikels widmen wir uns einer näheren Beleuchtung dessen, was den Zollbeauftragten ausmacht. Wie wird diese Tätigkeit definiert und welchen Ausbildungsweg muss man bestreiten, um als Zollbeauftragter in einem Unternehmen arbeiten zu können?
Definition und Bedeutung: Was ist ein Zollbeauftragter und wer kann es werden?
Der Zollbeauftragte, der gleichzeitig auch als Ausfuhrkoordinator, Zollermächtigter, Zollkoordinator, Zollverantwortlicher oder Ausfuhrbeauftragter bezeichnet werden kann, unterliegt keinen gesetzlichen Auflagen. Dies bezieht sich auf die Ausbildung. In der Praxis bedeutet dies, dass diese Arbeit nicht gesetzlich geregelt ist, wie es beispielsweise bei einem Arzt, einem Lehrer oder einem Anwalt der Fall ist.
Auf Grund dessen ist es besonders wichtig, die konkreten Aufgaben des Zollbeauftragten eines Betriebes in der Stellenbeschreibung festzulegen. Von außen bekommt das Unternehmen keine Auflagen oder Vorschriften, wen es mit der Aufgabe betrauen kann. Deshalb müssen diese Regelungen innerbetrieblich festgehalten werden. Wie bereits an anderer Stelle des Artikels beschrieben, können die Aufgaben des Zollbeauftragten sehr unterschiedlich ausfallen. Dies ist unter anderem von dem Lieferprogramm, den Exportregionen sowie der Art der Firma abhängig. In vielen Betrieben ist der Zollbeauftragte neben den reinen Prozessen des Zolls auch noch für steuerliche Tätigkeiten oder für die innerbetriebliche Exportkontrolle zuständig.
Grundsätzlich kann jeder zum Zollbeauftragten ernannt werden. Eine einschlägige Ausbildung oder eine mehrjährige Berufserfahrung auf dem Gebiet ist jedoch von Vorteil. Schließlich sollen die Aufgaben mit Hilfe des notwendigen Expertenwissens bearbeitet werden. Eine Ausbildung zum Speditionskaufmann oder ein Zertifikat als Zollfachkraft bilden die perfekte Grundlage für diesen Beruf.
Aufgaben und Verantwortung: Was macht ein Zollbeauftragter?
Fundierte Zollkenntnisse sind unabdingbar, schließlich fundiert der Zollbeauftragte im Unternehmen als kompetenter Ansprechpartner in allen zollrelevanten Fragen. In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen wird der Zollbeauftragte auch noch andere Aufgabenbereiche haben. Die Prozesse haben nicht den Umfang, um eine volle Stelle zu füllen. In großen Unternehmen und Konzernen, die viel im- beziehungsweise exportieren, sieht das anders aus. Der Zollbeauftragte arbeitet besonders eng mit den Angestellten der Logistik, des Versands und der kaufmännischen Auftragsbearbeitung zusammen. Etwas seltener findet man die Zollbeauftragten im Vertrieb, in der Buchhaltung oder im Einkauf.
Von großer Wichtigkeit ist darüber hinaus, dass der Zollbeauftragte im direkten Kontakt zur Führungsebene oder Abteilungsleitung steht. Der Austausch findet in beide Richtungen statt. Ausschlaggebend ist aber vor allem, dass der Zollbeauftragte alle zollrelevanten Prozesse an die Abteilungsleitung oder die Geschäftsführung weiterleitet.
Die konkreten Verantwortungsbereiche unterscheiden sich je nach Größe und Art des Unternehmens. Möglich sind zum Beispiel Einfuhrverfahren, Exportkontrolle, Ausfuhrverfahren und präferenzielle Warenverkehre.
Tipp: Die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche in der Stellenbeschreibung so genau wie möglich angeben
Auf Grund der Vielfältigkeit des Tätigkeitsbereiches von Zollbeauftragten ist es von Vorteil, die konkreten Aufgaben und Verantwortungen schriftlich in der Stellenbeschreibung festzuhalten. Auf diese Weise können Missverständnisse verhindert werden. Außerdem weiß der betriebliche Zollbeauftragte so, welche Aufgaben in seinen Tätigkeitsbereich fallen. Die Arbeitsschritte der einzelnen Abteilungen greifen perfekt ineinander, Reibungen können verhindert werden.
Fähigkeiten und Kenntnisse: Was muss ein Zollbeauftragter wissen?
Folgende Kenntnisse und Fähigkeiten sollte ein Mitarbeiter besitzen, um zum Zollbeauftragten ernannt werden zu können:
- Kenntnis und Prüfung der aktuellen Präferenzabkommen: Es müssen Nachweise ausgestellt werden. Dafür ist es notwendig, die aktuellen Präferenzabkommen des Unternehmens zu kennen und diese in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Beste Voraussetzung ist es, bereits längere Zeit in einer Zollabteilung gearbeitet zu haben und die Abwicklungsprozesse auswendig zu kennen.
- Fundiertes Wissen in der Importkontrolle und Exportkontrolle: Die Fachabteilungen des Unternehmens müssen jederzeit auf eine professionelle Beratung durch den Zollbeauftragten vertrauen können. Diese Zusammenhänge lernt man normalerweise während einer Ausbildung zum Außenhandelskaufmann oder Großhandelskaufmann. Auch ein Studium in Außenwirtschaft ist denkbar.
- Klassifizierung und Eintarifierung von Waren: Die Waren müssen klassifiziert und eintarifiert werden. Grundlage hierfür sind die MS-Office Programme, sowie ATLAS. Fundierte Kenntnisse über diese Programme sollten deshalb vorliegen.
- Beantragung der Ausfuhrgenehmigungen: Der Zollbeauftragte muss die Gesetzessprache kennen und sich selbstständig mit dem Ausfüllen der zugehörigen Ausfuhrgenehmigungen befassen können. Darüber hinaus ist er in der Lage, seinen Vorgang eigenständig gegenzuprüfen, um Fehler zu vermeiden.
- Direkter Ansprechpartner für Behörden: Die Unternehmen stehen im direkten Kontakt zu verschiedenen Behörden. Darunter beispielsweise das Zollamt, BAFTA und IHK. Der Zollbeauftragte muss in der Lage sein, bei Verhandlungen geschickt zu vermitteln, sich argumentativ durchzusetzen und seine sozialen Kompetenzen zum Ausdruck zu bringen.
- Schulung der Abteilungen und Durchführung von Audits: Der Zollbeauftragte muss zuverlässig sein und Termine einhalten. Er ist dafür zuständig, die Abteilungen des Unternehmens in Bezug auf Außenhandelsvorschriften und Zollvorschriften zu schulen, sowie notwendige Audits durchzuführen.
Tipp: Dem Zollbeauftragten Weiterbildungen und Schulungen ermöglichen
Zollrechtliche Auflagen und Vorschriften unterliegen einem stetigen Wandel. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass sich der betriebliche Zollbeauftragte stetig weiterbildet. Dies geschieht mit Hilfe von Newslettern, einschlägigen Büchern und Fortbildungen. Wenn das Unternehmen die Kurse und das Lehrmaterial zur Verfügung stellt, kann sich der Zollbeauftragte optimal auf seine tägliche Arbeit im Betrieb vorbereiten.
Verstöße und Haftung
In Deutschland gibt es kein Unternehmensstrafrecht. Dies bedeutet, dass Straftaten, Ordnungswidrigkeiten und Pflichtverletzungen von natürlichen Personen begangen werden. Eventuell zieht dies ein Haftungsrisiko für den Zollbeauftragten mit sich. Wie die Haftung gehandhabt wird, hängt in der Regel von der Art und der Schwere des jeweiligen Verstoßes ab. Festgehalten kann jedoch, dass die Verstöße des Außenwirtschaftsrechts hierarchisch über denen des Zollrechts stehen und deshalb strenger geahndet werden.
Von einer Fahrlässigkeit ist dann die Rede, wenn naheliegende Überlegungen von dem Zollbeauftragten nicht angestellt wurden oder nicht mit der erforderlichen Sorgfalt gearbeitet wurde. Eine Fahrlässigkeit wird in der Regel als Ordnungswidrigkeit bewertet und mit einer Geldstraße geahndet.
Ein vorsätzlicher Verstoß stellt im Außenwirtschaftsrecht hingegen eine Straftat dar. Der Vorsatz liegt bereits dann vor, wenn der Verstoß einer Vorschrift billigend in Kauf genommen wurde oder für möglich gehalten wurde.
Verstöße werden zwei verschiedenen Gruppen zugeordnet:
- Arbeitsfehler: Bei einem Arbeitsfehler handelt es sich um einen Einzelfall, der nur ein einziges Mal oder zumindest sehr selten auftritt. Im Unternehmen gibt es grundsätzlich eine gute Struktur für zollrelevante Prozesse. Die Vorgänge wurden lediglich in wenigen Fällen nicht eingehalten. Unter normalen Umständen liegt die Haftung bei solchen Arbeitsfehlern beim Unternehmen, auch wenn sie vom Zollbearbeiter verursacht wurden. Für die Bewertung ist entscheidend, ob der Zollbeauftragte alle Arbeitsschritte eingehalten hat, die mit einer verantwortungsbewussten Bearbeitung einhergehen.
- Systemfehler: Sie treten dann auf, wenn das Unternehmen nicht über die notwendigen Strukturen verfügt, um zollrelevante Prozesse vorschriftsmäßig abzuwickeln. Die Strukturen sind entweder überhaupt nicht vorhanden, oder nur in einem sehr rudimentären Ausmaß. Systemfehler werden strenger bewertet als Arbeitsfehler. Entscheidend ist jedoch auch hier, ob es sich um einen einmaligen Verstoß handelt oder ob sich die Fehler durch zahlreiche Zollprozesse ziehen. Es wird empfohlen, dass der Zollbeauftragte die Zollprozesse des Unternehmens detailliert dokumentiert. Die Vorgänge werden in regelmäßigen Abständen darauf überprüft, ob alle Vorschriften eingehalten werden. Die Beschreibungen der Prozesse sollten im Rahmen der ISO 9001 als mitgeltende Unterlagen aufgenommen werden. Daraufhin können Zollbeauftragter und Qualitätsmanagementbeauftragter gemeinsam interne Audits durchführen, um die Prozesse auf ihre Rechtmäßigkeit zu überprüfen.
Haftung im Zollrecht
Im Zollrecht richtet sich die Feststellung der Haftung nach dem Artikel 79 (3) UZK.
„(3) In den Fällen nach Absatz 1 Buchstaben a und b ist Zollschuldner,
A) wer die betreffenden Verpflichtungen zu erfüllen hat,
B) wer wusste oder vernünftigerweise hätte wissen müssen, dass eine zollrechtliche Verpflichtung nicht erfüllt war, und für Rechnung der Person handelte, die diese Verpflichtung zu erfüllen hatte, oder an der Handlung beteiligt war, die zur Nichterfüllung der Verpflichtung führte,
C) wer die betreffenden Waren erworben oder in Besitz genommen hat und zum Zeitpunkt des Erwerbs oder der Inbesitznahme der Waren wusste oder vernünftigerweise hätte wissen müssen, dass eine zollrechtliche Verpflichtung nicht erfüllt war.“
Somit tritt die Haftung dann ein, wenn der Beauftragte wusste oder hätte wissen müssen, dass die Verpflichtungen des Zolls nicht erfüllt wurden.
Haftender Zollschuldner wären damit zum Beispiel Vertreter des Anmelders, wie Zollagenten oder Spediteure. Außerdem auch die Anmelder des Zollverfahrens, wie Zolllager, Einfuhr oder Veredelungsverfahren. Nicht zu vergessen sind die Personen, die an dem Pflichtverstoß in direkter Weise beteiligt sind. Darunter beispielsweise der Mitarbeiter der Zollabteilung oder der betriebliche Zollbeauftragte.
Haftung im Außenwirtschaftsrecht
Die Außenwirtschaft spielt im Rahmen des betrieblichen Handelns eine wichtige Rolle. Alle Ausfuhren müssen rechtmäßig bei dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle angemeldet haben. Geschieht dies nicht, so liegt eine Ordnungswidrigkeit oder gar eine Straftat vor, die unter Umständen auch einer persönlichen Haftung unterliegt.
Ein Verstoß liegt zum Beispiel dann vor, wenn die Ausfuhr nicht oder fehlerhaft angemeldet wurde oder wenn die Ausfuhr nicht genehmigt wurde. Die ausfuhrverantwortliche Person des Unternehmens haftet in erster Linie, wenn gegenüber dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) fehlerhafte Angaben bezüglich des Außenhandels gemacht werden. Hinzu kommt die Haftung der Mitarbeiter, die an dem jeweiligen Vorgang im Unternehmen maßgeblich beteiligt waren.
Haftung im Steuer- und Präferenzrecht
Neben der außenwirtschaftsrechtlichen und der zollwirtschaftsrechtlichen Haftung können die zollbeauftragten Personen eines Betriebs auch für steuerrechtliche Probleme zur Rechenschaft gezogen werden. Dies kann im § 379 AO nachgelesen werden. Darunter fallen beispielsweise falsche Ursprungserklärungen oder falsche Lieferantenerklärungen, sowie Handelsrechnungen. Das Bußgeld umfasst maximal 5000 EUR für jeden einzelnen Beleg.
Haftung im Arbeitsrecht
Zunächst einmal muss an dieser Stelle betont werden, dass der Arbeitnehmer gegenüber seinem Arbeitgeber eine Loyalitätspflicht besitzt. Hinzu kommt, dass ein Brechen der steuerrechtlichen, zollrechtlichen oder außenwirtschaftsrechtlichen Vorschriften, arbeitsrechtliche Konsequenzen mit sich ziehen. Schließlich müssen die beauftragten Personen, die diese Fehler machen, den Schaden des Betriebs ausgleichen. Es muss mit Bußgeldern bis hin zur Kündigung gerechnet werden.
Tipp: Das Unternehmen sollte mit dem Zollbeauftragten eine Haftungsfreistellungsvereinbarung abschließen
Die Haftung des Zollbeauftragten als Privatperson kann durch eine Haftungsfreistellungsvereinbarung aufgehoben werden. Diese Vereinbarung greift mitunter auch bei fahrlässigen Fehlern. Darüber hinaus sollte das Unternehmen darüber nachdenken, den Zollbeauftragten in die Directors und Officers Liability Versicherung aufzunehmen.
Zusammenfassung
Der Zollbeauftragte übernimmt im Unternehmen überaus wichtige Aufgaben. Er entlastet die anderen Abteilungen der Firma und steht jederzeit als professionelle Beratung mit Expertenwissen zur Verfügung. Damit alle Aufgabenprozesse des Unternehmens optimal ineinandergreifen können, müssen der Zollbeauftragte und die anderen Abteilungen des Betriebs in einem engen Austausch stehen. Die Aufgaben einer zollbeauftragten Person sind vielseitig und unterscheiden sich je nach Art und Größe der Firma. In kleinen und mittelständischen Unternehmen übernehmen die betrieblichen Zollbeauftragten auch andere Aufgaben, die sich beispielsweise mit der Ausfuhr, dem Vertrieb oder dem Einkauf befassen. In großen Unternehmen, die einen starken Handel treiben, sind Zollbeauftragte mit den zollrelevanten Aufgaben jedoch vollständig ausgelastet.
Grundsätzlich haftet der betriebliche Zollbeauftragte bei Verstößen gegen die Vorschriften als natürliche Person. Dies kann jedoch zu einem Problem werden, weil es mitunter zu Verstößen kommt, aus denen der Zollbeauftragte keinen direkten Nutzen ziehen kann. Die Haftung besteht jedoch auch dann, wenn der Nutzen allein auf Seiten des Unternehmens liegt. Wenn der Vorgesetzte dem Zollbeauftragten aufträgt, gegen die rechtlichen Vorschriften zu verstoßen, dann haftet auch er. Hierbei ist nicht von Bedeutung, ob der Vorgesetzte persönlich anwesend ist oder nicht.
