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Digitalisierung von Zollprozessen: Chancen, Herausforderungen & Voraussetzungen – bei Zollabwicklung & Unternehmen

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IT 4.0 ist ein Thema, das sich durch alle Branchen und Geschäftsebenen zieht, so auch in der Zollabwicklung. Die Komplexität der Zollprozesse erfordert einen hohen Anspruch an die einzusetzende Software. Die Diskussion, Zollprozesse vollumfänglich zu digitalisieren, steht schon lange im Raum. Mit dem Brexit im Jahr 2020 gingen deutliche Veränderungen in der Warenverzollung einher. Die Verzollung von Waren unterliegt generell zahlreichen Veränderungsprozessen, sodass es gerade für Unternehmen von Vorteil ist, immer aktuell informiert zu sein.

Mit einem Flickenteppich unterschiedlicher IT-Systeme und einer Vielzahl an Prozessen verlieren viele Unternehmen den Überblick. Wirtschaftsunternehmen, die den Anschluss an die bereits bestens aufgestellte Zollabwicklung nicht verlieren möchten und rechtlich auf der sicheren Seite bleiben möchten, ist die Digitalisierung von Zollprozessen spätestens jetzt ein Thema, dem große Beachtung geschenkt werden sollte. Was bei der Digitalisierung der Zollprozesse zu berücksichtigen ist, lesen Sie hier nach.

Was steht hinter der Digitalisierung von Zollprozessen?

Die Digitalisierung der Zollprozesse schreitet seit mehreren Jahren zügig voran. Zollverwaltung und Unternehmen gehen den Digitalisierungsweg konsequent weiter, um die vielen Chancen daraus zu nutzen. Inzwischen zeigen sich durch die Digitalisierung im Zollbereich deutliche Auswirkungen auf die Zollprüfungen sowie für die an der Warenein- und -ausfuhr beteiligten Unternehmen. Am 01.05.2016 wurde der Unionszollkodex eingeführt. Die Gesetzgebung im Zollbereich geht seitdem mit der Digitalisierung beim Zoll konform. Sie wurde auf den aktuellen Stand angepasst. Die elektronische Anmeldung von Waren beim Zoll ist seitdem aus rechtlicher Sichtweise die Regel. Die Zoll-Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich, mal für den Zoll, mal für Unternehmen.

Die elektronische Abfertigung wird durch die Digitalisierung der Zollverwaltung beschleunigt. Sie bietet dem Zoll mehr Transparenz mit Blick auf die Unternehmensprozesse. Der Zollsachbearbeiter zieht heute fertige Auswertungen aus dem Abfertigungssystem und verschafft sich so sehr schnell einen Überblick über die Aktivitäten der Wirtschaftsunternehmen in den grenzüberschreitenden Bereichen. Auch die ‘digitale Betriebsprüfung durch die Zollverwaltung’ rückt unter der Prämisse, dass die Prüfung von Unterlagen und Informationen ebenfalls elektronisch erfolgt, deutlich in den Vordergrund.

Vorgehensweise bei einer digitalen Zollprüfung:

Die Digitalisierung im Zollbereich vereinfacht die Zollprüfung erheblich. Auf Basis einer Datenanalysesoftware lassen sich seitens des Prüfers Vollprüfungen vornehmen, anstatt, wie in der Vergangenheit üblich, die Prüfung auf Stichprobenbasis vorzunehmen. Konsistenzprüfungen von Stammdaten erfolgen gewissermaßen auf Knopfdruck. Im Rahmen eines am Zollverfahren beteiligten Systems können Prüfer die Zolltarifierung untersuchen. Stamm- und Transaktionsdaten lassen sich mit der fortgeschrittenen Digitalisierung in der Zollabwicklung ebenfalls sehr gut durch den Prüfer über mehrere Systeme hinweg abgleichen.

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Typische Prüfschritte im Überblick:

Im Rahmen der Zollprüfung hält der Zoll bestimmte Prüfschritte ein. Schwerpunktmäßig werden die Einreihung / Tarifierung sowie Zollwert / Zollwertrecht geprüft. Die wesentlichen Schritte im Beispielszenario:

  1. Im Zuge der Überprüfung des Tarifierungsrechts legt der Prüfer den Fokus auf die Warentarifnummer.
  2. Er gleicht die im System eines Unternehmens hinterlegten Stammdaten mit dem Warenverzeichnis des Außenhandels ab.
  3. Im Rahmen der Zollwertüberprüfung vergleicht der Prüfer die Daten aus der Finanzbuchhaltung mit den angemeldeten Zollwerten.

Bereiten Sie sich als Unternehmen ebenfalls vor. Nutzen auch Sie eine adäquate Datenanalysesoftware und profitieren von den Vorteilen. Durch die Digitalisierung der Zollprozesse kommen Unternehmen dem Zoll zuvor und bemerken möglicherweise Fehler oder Abweichungen noch vor der Zollprüfung, die dann bereits im Vorfeld behoben werden. Die Zollabwicklung mit digitalisierten Schnittstellen spart Ihnen als Unternehmen Zeit und unangenehme Gespräche oder Briefe.

Durch die Digitalisierung im Zollbereich profitieren Unternehmen ebenfalls von Freihandelsabkommen als begünstigenden Umstand, wie im Verlauf dieses Textes noch detaillierter beschrieben.

Welche Chancen bringt die Digitalisierung von Zollprozessen?

Ist die Projektorganisation erst einmal aufgebaut, bieten sich den Unternehmen viele Chancen. Die Umsetzung eigener strategischer Ziele werden verwirklicht. Die Effektivierung und Zentralisierung der Zollprozesse verschaffen dem Unternehmen einige Vorteile. Eine positive Folge für Unternehmen ist die Einsparung von Personal und damit von Kosten. Die Interaktion mit Behörden und Zollvertretern erfolgt über die digitalisierten Schnittstellen. Automatisierte Schnittstellen dienen der schnellen Übermittlung der Datensätze zur Zollanmeldung über das firmeneigene ERP-System an den Verzollungsdienstleister bzw. Zollvertreter.

Gibt ein Unternehmen eine digitale Zollanmeldung über eine eigene Software an den Zollvertreter ab, so ist der Aufbau von Schnittstellen zur Übertragung der relevanten Daten aus dem ERP-System des Unternehmens zur Zollsoftware erforderlich. Gehen Unternehmen diesen Weg in der Digitalisierung der Zollprozesse, ist ihre Daten- und Prozesshoheit über sämtliche zollrelevanten Transaktionen gewährleistet. Erhebliche Kostenvorteile und Effizienzgewinne binnen kurzer Zeit, die mit der Digitalisierung der Zollabwicklung einhergehen, sind ein deutlicher Pluspunkt für Unternehmen.

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Was sind die Voraussetzungen der Digitalisierung von Zollprozessen?

Die Digitalisierung der Zollprozesse fordert sowohl den Zoll als auch Unternehmen heraus, die eine hohe Verantwortung in der Außenwirtschaft tragen. Täglich ändern sich Situationen, die das Zollwesen stark beeinträchtigen. Handelskrieg, Sanktionsmaßnahmen sowie große Entscheidungen, wie der BREXIT sind nur einige aktuelle Beispiele. Sämtliche Veränderungen können im Rahmen der Digitalisierung der Zollverwaltung leichter an den aktuellen Stand angepasst werden. Der Einfluss der Digitalisierung auf die Produktion, den Einkauf, den Vertrieb sowie die Logistik, mit Fokus auf das Zoll- und Außenwirtschaftsrecht ist enorm. Andererseits ergibt sich daraus die Chance, wirkungsvolle sowie gleichermaßen zukunftsfähige Lösungen zu entwickeln.

Die Digitalisierung von Zollabwicklung und Zollverwaltung gelingt erfolgreich, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Digitalisierungs- und Automatisierungspotenziale erkennen,
  • Digitalisierungs- und Zollstrategie im Unternehmen zusammenbringen.

Digitalisierungs- und Automatisierungspotenziale erkennen

Das Erkennen der wichtigsten Digitalisierungsmaßnahmen und Automatisierungspotenziale stellen Unternehmen vor eine neue große Herausforderung. Nach einer ersten Priorisierung werden diese zu einem Projekt zusammengefasst. Für die Prozesse im Zoll- und Außenwirtschaftsbereich ist immer der Unternehmens-Fachbereich einzubinden, der mit der Zoll- und Exportkontrollfunktion betraut ist. Das stellt eine der Voraussetzungen in der Zollabwicklung dar.

Da es sich bei der Umsetzung um eine IT-Maßnahme handelt, ist vorrangig die Zusammenarbeit mit den Unternehmensbereichen IT und Logistik Grundvoraussetzung für die Digitalisierung der Zollabwicklung sowie der Digitalisierung in der Logistik. Darüber hinaus sollte eine straffe Projektorganisation geschaffen und die finanziellen Voraussetzungen geprüft werden. Ein vorab kalkuliertes entsprechendes Budget sollte zur Verfügung stehen. Unternehmen, die nicht über entsprechendes Personal verfügen, bedienen sich gerne externer Berater zur Umsetzung, denn die Digitalisierung der Zollverwaltung erfordert umfassendes Wissen.

Digitalisierungs- und Zollstrategie im Unternehmen zusammenbringen

Warum Digitalisierung in Unternehmen so wichtig ist, ergibt sich bereits aus der Thematik des Freihandelsabkommens.

Präferenzabkommen aus Freihandelsabkommen gewinnen sowohl in strategischer als auch finanzieller Hinsicht eine immer größere Bedeutung bei der Erschließung von Märkten. Daher ergeben sich strategische Digitalisierungsoptionen und Automatisierungsmöglichkeiten vor allem aus den gerne favorisierten Freihandelsabkommen. Werden vom Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllt, ergeben sich mit der Einfuhr bestimmter Präferenzursprungswaren Zollvorteile für Unternehmen, wie Produzenten, Exporteure und Importeure. Um diesen Vorteil zu nutzen, ist lediglich ‘ein Nachweis über den Ursprungserwerb’ notwendig. Dieser lässt sich durch ausreichende Be- und Verarbeitung von Vormaterialien im Abkommensraum erbringen. Daher lohnt es sich, bereits vor Markteintritt zu überprüfen, ob sich ein Produkt als Präferenzursprungsware für den Import eignet und ob sich dauerhaft der Nachweis dafür erbringen lässt. So kann der Nachweis erbracht werden:

  1. Basis ist eine in den ERP-Systemen gepflegte Stückliste.
  2. Anhand dieser Stückliste wird der Nachweis durch den Präferierungsursprung der verwendeten Vormaterialien sowie der produktrelevanten Kosten- und Preisbestandteile erbracht.
  3. Der Umfang der unerlässlichen Vormaterialien mit Präferenzursprung im Abkommensgebiet ist in einem Abstimmungsprozess zwischen Einkaufs-, Zoll-, Produktentwicklungs- und Vertriebsfunktion vorab festzulegen.

Um diesen Anspruch zu erfüllen, sind schnittstellenübergreifende Prozesse unverzichtbar. Im ERP-System Ihres Unternehmens existierende vergabebezogene Daten aus dem Einkaufsbereich, vor allem Lieferantendaten sowie der Präferenzursprung der Vormaterialien, sollten möglichst lückenlos gepflegt sein. Es empfiehlt sich die Verwendung revisionssicherer IT-Systeme zur Überwachung der andauernden Erfüllung der Ursprungskriterien, zur Re-Kalkulation des Präferierungsursprungs sowie zum Nachverfolgen der Ursprungsnachweise von Vormaterialien (Lieferantenerklärungen) während der gesamten Vertriebsperiode eines Produktes.

Schöpfen Sie die Vorteile des Freihandelsabkommens im Rahmen der Digitalisierung der Zollabwicklung so umfassend wie möglich aus.

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Was sind die Herausforderungen bei der Digitalisierung von Zollprozessen und wie können diese überwunden werden?

Viele Unternehmen haben die Digitalisierung der Zollprozesse bereits ausreichend vollzogen. Wer jedoch neu vor dieser Aufgabe steht, wie Neugründer oder Unternehmen, die erst jetzt beginnen, sich mit der digitalen Zollabwicklung zu beschäftigen, stehen vor vielen Herausforderungen. Die fünf größten Hürden, die überwundenen werden müssen, um in der Logistik und mit der modernen Zollabwicklung mitzuhalten, im Überblick:

  • fehlendes Digitalisierungs-Knowhow im Unternehmen;
  • Management bremst Digitalisierung aus;
  • das finanzielle Budget reicht nicht für eine zeitgemäße Digitalisierung;
  • Inkompatibilität des Netzwerks;
  • fehlender Zugang zu den richtigen Technologien.

Fehlendes Digitalisierungs-Knowhow im Unternehmen

35,6 % der Unternehmen sehen fehlendes Knowhow beim IT-Personal als typisches Hindernis bei der Digitalisierung. Das Problem ist der Fachkräftemangel in den IT-Abteilungen. Darüber hinaus sind vorhandene IT-Fachleute im Unternehmen mit Betrieb und Wartung der vorhandenen Systeme im Unternehmen stark ausgelastet.

Die Lösung:

Die Zusammenarbeit mit einem IT-Unternehmen oder einem Berater schafft Abhilfe. Über moderne Cloud-Plattformen lassen sich Prozesse steuern und entwickeln. Unternehmen profitieren so von Digitalisierungsvorteilen, ohne eigene IT-Ressourcen durch zusätzliche Aufgaben zu beanspruchen.

Mangelnde Unterstützung durch das Management

34,6 % der Mitarbeiter sehen sich in puncto Digitalisierung durch das eigene Management ausgebremst, das sich weigert, die Digitalisierung der Zollprozesse zu unterstützen. Einige Manager sehen den wertschöpfenden Nutzen für ihr Unternehmen nicht, den die Digitalisierung der Zollabwicklung mit sich bringt oder fürchten die Investition. Zumindest hier lässt sich durch eine ROI-Berechnung gegensteuern. ROI (Return on Investment) ist eine Rentabilitätsberechnung, durch die sich der finanzielle Vorteil der Digitalisierung in der Zollabwicklung sehr gut darstellen lässt. 75 % der Befragten sieht sich durch die Digitalisierung der Zollabwicklung mit einer Reduzierung im Personalbereich innerhalb der folgenden drei Jahre konfrontiert, was Personalkosten einspart.

Hohe Kosten: Das finanzielle Budget reicht nicht für eine zeitgemäße Digitalisierung

33,2 % der befragten Unternehmen sehen als Grund gegen eine Digitalisierung der Zollprozesse mangelnde Ressourcen. Wie bereits beschrieben, macht sich eine Investition in die Modernisierung der IT-Landschaft durch die Digitalisierung der Zollabwicklung binnen kürzester Zeit bezahlt. Bei einem Verzicht auf die Digitalisierung können im modernen IT-Zeitalter zukünftig sogar höhere Kosten anfallen. Der fehlende Anschluss an die innovativen Zollprozesse stellt möglicherweise später auch ein rechtliches Problem dar. Die Digitalisierung ist in großen Teilen der Wirtschaft bereits ‘Pflichtprogramm’. Daher lohnt es sich, den Fokus auf folgende Pluspunkte zu richten, die sich aus der Digitalisierung ergeben:

  • Beschleunigung von Zollprozessen
  • hohe Transparenz
  • mehr Rechtssicherheit
  • Reduzierung von Personalkosten

Inkompatibilität des Netzwerks: Netzwerk ist nicht adäquat aufgestellt

30,5 % der Unternehmen sehen sich dem Problem gegenübergestellt, dass ihre Supply Chain Partner nicht passend aufgestellt sind und damit ihre Digitalisierungsbestrebungen scheitern könnten. Dabei ist es eher umgekehrt der Fall: Eine unternehmensübergreifende Digitalisierung macht schon jetzt besonders viel Sinn. Allein aus rechtlichen Gründen wird dies in naher Zukunft für alle Managements ein verbindliches Thema, von den zahlreichen Vorteilen der Digitalisierung im Zollbereich mal abgesehen. Hierzu stehen innovative Kollaborationslösungen für den optimalen Datenaustausch zwischen Ihnen und Ihren Zollagenten sowie weiteren Zolldienstleistern zur Verfügung. Oder nutzen Sie zeitgemäße Exchange-Systeme zur Verwaltung von Lieferantenerklärungen, die insbesondere bei der Nutzung des Freihandelsabkommens eine entscheidende Rolle spielen.

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Fehlender Zugang zu den richtigen Technologien

Immerhin 26,5 % der kontaktierten Unternehmen sehen sich im Rahmen der Digitalisierung der Zollabwicklung hohen Kosten der teuren, sehr komplexen und bisher kaum erprobten Datenanalysetechnik gegenübergestellt und scheuen entsprechenden Zugang. Ein Trugschluss, wie sich schnell herausstellt. Für die Digitalisierung im Zoll und der Zollprozesse braucht es lediglich bestens erprobte und dabei kostengünstige Softwaresysteme, die Ihnen nur Vorteile verschaffen. Diese integrieren Sie einfach in Ihr ERP-System und verwenden Zolllösungen ganz einfach aus einem modernen Cloudsystem heraus.

Allen Hindernissen zum Trotz sieht sich die Mehrheit der Unternehmen, etwa 69 %, bestens auf die Herausforderungen der Digitalisierung vorbereitet. Viele haben das Ziel der Digitalisierung der Zollabwicklung bereits umgesetzt. Etwa 58 % der Unternehmen befinden sich bereits in Planung, die Implementierung neuer IT-Lösungen oder ein Upgrade bestehender Software mit Fokus auf die Digitalisierung im Zollbereich durchzuführen.

Unser Fazit zur Digitalisierung von Zollprozessen

Die Digitalisierung ist bereits in vielen Bereichen der Wirtschaft verpflichtend. Kurz- bis mittelfristig kommt kein Unternehmen um eine weitgehend automatisierte Systemlandschaft zur Digitalisierung der Zollprozesse herum. Mit der digitalisierten Zollabwicklung sind zudem zahlreiche rechtliche Voraussetzungen im Zoll- und Außenwirtschaftsbereich zu erfüllen. Spätestens jetzt ist jedem Unternehmen empfohlen, diese in die Entwicklung der Zusammensetzung relevanter Funktionsabläufe mit einzubinden. Damit heben Sie bisher ungenutzte Effizienz- und Kosteneinsparungsmöglichkeiten auf eine höhere Ebene.

Die Einbindung der Experten aus Zoll- und IT-Teams ist absolute Grundvoraussetzung, um die Digitalisierungsvorgänge im Zollbereich optimal voranzubringen. Dieser Prozess kann sowohl unternehmensintern als auch durch die Inanspruchnahme versierter Dienstleister und deren spezifischen Projektberatungsdienstleistungen erfolgen.

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