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Basiswissen Lieferantenerklärung: Bedeutung, Arten, Ausstellung, Rechtsfolgen & mehr

Inhaltsverzeichnis

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Lieferantenerklärungen werden benötigt, wenn Waren innerhalb der EU bewegt werden sollen. Lieferanten können dabei nicht grundsätzlich zur Ausfertigung einer Lieferantenerklärung für den Zoll verpflichtet werden, sondern nur, wenn dies vertraglich vereinbart ist. Erfahren Sie in diesem Artikel alles, was es über die Lieferantenerklärung zu wissen gibt, und was Sie bei deren Anfertigung beachten müssen.

Was ist eine Lieferantenerklärung und in welchen Fällen wird sie benötigt?

Mit Hilfe einer Lieferantenerklärung können Lieferanten verschiedener Waren genaue Angaben in Bezug auf deren Präferenzursprungseigenschaften machen. Als Lieferant gilt dabei die Person, die über die gelieferte Ware die Verfügungsgewalt besitzt. Die Angaben aus der Lieferantenerklärung benötigt man für Anträge auf die Ausstellung von Ursprungsnachweisen der Waren durch die Zollstelle sowie bei der Ausfertigung von nicht förmlichen Präferenznachweisen auf der Rechnung und auch bei Folgeerklärungen. Die Rechtsgrundlage für die Erstellung von Liefererklärungen ist die Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447, die am 24.11.2015 von der Europäischen Kommission beschlossen wurde. Diese Regelungen beziehen sich vor allem auf die Mitgliedsstaaten der EU und ihren Handel untereinander. Lieferantenerklärungen beim Warenverkehr mit Ländern außerhalb der EU sind hingegen nur in Ausnahmefällen möglich.

Was ist der Unterschied zwischen Lieferantenerklärung und Ursprungszeugnis?

Ein Ursprungszeugnis kann auf der Basis einer Lieferantenerklärung ausgestellt werden. Umgekehrt ist ein Ursprungszeugnis jedoch keine gültige Quelle für die Erstellung einer Lieferantenerklärung, da die präferenzrechtlichen Ursprungsregeln bei Lieferantenerklärungen strenger sind. Eine ausführliche Erläuterung zum Ursprungszeugnis und den Bedingungen für dessen Erstellung finden Sie in unserem Artikel “Das Ursprungszeugnis beim Zoll: Definition & Erklärung, Zweck, Ausstellung, Kosten, Gültigkeit & mehr”.

Arten der Lieferantenerklärung

Bei den Varianten der Lieferantenerklärung unterscheidet man grundsätzlich zwischen Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungeigenschaft und Waren ohne Präferenzursprung. Die Mehrzahl der Waren, für die eine Lieferantenerklärung ausgestellt werden muss, verfügt über eine Präferenzursprungeigenschaft. Außerdem muss auch zwischen der sog. “Einzelliefererklärung” (LE) und der “Langzeitliefererklärung ” (LLE) unterschieden werden. Die LE wird jeweils für eine einzelne Warenlieferung abgegeben, eine LLE gilt hingegen nach einmaliger Erteilung für alle folgenden Warenlieferungen innerhalb eines gewissen Zeitraums.

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Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft

Lieferantenerklärungen für Waren mit einem Präferenzursprung sind nur dann möglich, wenn der Warenempfänger sich innerhalb der EU befindet. Sie bescheinigen die Ursprungseigenschaft im Sinne einer Präferenzregelung der EU. Diese Information benötigt der Empfänger, wenn er die Ware weiterverkauft oder diese zur Produktion eines neuen Produkts einsetzen möchte. Wichtig für die Lieferantenerklärung bei Waren mit Präferenzursprungseigenschaft ist vor allem die Angabe des präferenziellen Ursprungslandes. Im Regelfall ist das die Europäische Union. Die Angabe des Mitgliedstaates allein reicht nicht aus, kann aber ergänzend in der Erklärung aufgeführt werden.

Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft

In einer Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprung muss angegeben werden, für welche Präferenzregeln, also spätere Bestimmungsländer die Ursprungsregeln erfüllt werden. Die einzelnen Ländernamen müssen hierfür nicht komplett ausgeschrieben werden, sondern können entsprechend dem ISO-Alpha-2 Code auch abgekürzt werden. Für Warenlieferungen im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) kann die einheitliche Bezeichnung EWR verwendet werden.

Langzeit-Lieferantenerklärungen (LLE)

Langzeitlieferantenerklärungen haben über einen längeren Zeitraum Gültigkeit, sofern die Waren, die gehandelt werden, voraussichtlich den gleichen Ursprung haben, wie in der Erklärung angegeben. Dabei muss eine Langzeitlieferantenerklärung (LLE) folgende Informationen beinhalten:

  • Das Datum der Ausfertigung der Lieferantenerklärung
  • Das Datum, ab dem die LLE gültig ist
  • Das Ablaufdatum der Lieferantenerklärung

Eine Langzeitlieferantenerklärung ist maximal 2 Jahre nach der Ausfertigung gültig.

Rückwirkende Lieferantenerklärungen

Eine Lieferantenerklärung kann grundsätzlich auch rückwirkend ausgestellt werden. Während bei Einzellieferantenerklärungen keinerlei Fristen gelten, kann eine Langzeitlieferantenerklärung nur maximal 12 Monate nach dem Zeitraum, in dem sie gelten soll, ausgestellt werden. Da die maximale Gültigkeitsdauer einer LLE auf 2 Jahre begrenzt ist, muss diese entsprechend dem Gültigkeitsbeginn angepasst werden. Eine LLE kann auch für einen zukünftigen Zeitraum ausgestellt werden. Dabei darf der Beginn des Gültigkeitszeitraums der LLE jedoch maximal 6 Monate in der Zukunft liegen.

Wer ist für die Ausstellung der Lieferantenerklärung zuständig?

Eine Lieferantenerklärung können Sie als Händler selbständig ausstellen, da diese keine amtliche Mitwirkung benötigt. Somit tragen Sie auch die alleinige Verantwortung für die Richtigkeit der Angaben in der Erklärung gegenüber den Kunden sowie den Zollbehörden. Allerdings können Sie als Händler nur dann eine Liefererklärung abgeben, wenn Ihnen wiederum eine entsprechende Erklärung Ihres Lieferanten vorliegt. Der Wortlaut einer Lieferantenerklärung ist hingegen verbindlich festgelegt. Eine Lieferantenerklärung kann entweder auf einem speziellen Formular ausgestellt werden, welches Sie bei der Industrie- und Handelskammer erhalten oder aber auch auf einem Lieferschein oder einer Rechnung vermerkt werden. Die Waren auf der Erklärung müssen dabei so genau bezeichnet werden, dass sie zweifelsfrei zugeordnet werden können. In der Regel muss jede Lieferantenerklärung handschriftlich unterzeichnet werden. Wenn Sie die Erklärung jedoch mit einer speziellen Software elektronisch erzeugen, ist dies nicht notwendig. In diesem Fall muss entweder eine elektronische Authentifizierung stattfinden, die einer Unterschrift entspricht, oder sie erklären dem Empfänger schriftlich ihre Haftung für die Richtigkeit der Angaben in der Lieferantenerklärung. Dabei müssen Sie in dieser Eigenerklärung eindeutig identifizierbar sein. Diese Sondererklärung unterliegt keiner zollrechtlichen Überprüfung, sondern geschieht nur im Interesse des Käufers.

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Was kostet eine Lieferantenerklärung?

Aktuell (April 2022) liegen die Kosten für eine Einzelerklärung (LE) bei 96 EUR. Noch vor vier Jahren waren derartige Erklärungen mit 62 EUR deutlich günstiger. Der Grund für die Preissteigerung ist der erhöhte Personalaufwand, durch die 2016 in Kraft getretenen Änderungen der Richtlinien für die Erstellung von Lieferantenerklärungen. Da diese bei der Gültigkeitsdauer an den jeweiligen Ausstellungszeitpunkt gekoppelt sind, besteht seitens der Unternehmen ein größerer Korrekturbedarf, der wiederum zu höherem zeitlichen Aufwand für die Erstellung der Erklärungen und damit zu Mehrkosten für die einzelnen Unternehmen führt.

Wie muss eine Lieferantenerklärung aussehen? - Der verbindliche Wortlaut

Der Wortlaut einer Lieferantenerklärung ist verbindlich festgelegt. Die Angabe einer Rechtsgrundlage ist hingegen nicht erforderlich. Die Angabe einer HS Position wird nicht gefordert, ist jedoch zulässig. Wie der verbindliche Wortlaut für eine Lieferantenerklärung lautet, können Sie über die Seiten der jeweiligen Zollverwaltung einsehen. Für den deutschen Raum können sie sich die wortgenauen Vorgaben hier herunterladen.

Weitere Formvorschriften der Lieferantenerklärung

Grundsätzlich ist eine Lieferantenerklärung nur mit der Unterschrift des jeweiligen Lieferanten gültig und wirksam. Bei elektronischen Erklärungen ist die Lieferantenerklärung auch ohne Unterschrift gültig, soweit eine andere Möglichkeit zur Authentifizierung verfügbar ist, oder der Lieferant eine gesonderte unterschriebene Erklärung vorweisen kann, in der er sich für die Lieferantenerklärung verantwortlich zeigt. Eine Lieferantenerklärung kann auch nachträglich erstellt und übergeben werden.

Rechtsfolgen der Lieferantenerklärung

Eine Lieferantenerklärung kann auch ohne amtliche Mitwirkung erstellt werden. Die Gültigkeit der Lieferantenerklärung hängt davon ab, ob der Ersteller zu deren Ausführung ermächtigt wurde. Die Rechtsfolgen einer fehlerhaft erstellten Lieferantenerklärung trägt der Lieferant selbst sowohl gegenüber seinen Kunden als auch gegenüber den Zollbehörden. Die rechtlichen Konsequenzen können steuerrechtlicher, zivilrechtlicher oder auch strafrechtlicher Art sein. Auch ein Widerruf der Bewilligung des ermächtigten Ausführers ist in so einem Fall möglich.

Aufbewahrungsfrist der Lieferantenerklärung

Lieferantenerklärungen für den Export müssen unbedingt aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflichten sehen folgendermaßen aus:

  • Der Ausfertiger einer Lieferantenerklärung muss sowohl Kopien der Lieferantenerklärungen als auch alle Dokumente, die belegen, dass die Ausführungen darin richtig sind, aufbewahren.
  • Der Ausführer ist dazu verpflichtet, alle Durchschläge und Kopien der Präferenznachweise sowie alle Unterlagen aufzubewahren, die die Ursprungseigenschaft der Waren belegen können.

Sowohl Ausführer als auch Lieferant sind steuerpflichtig und daher gesetzlich zur Buchführung verpflichtet. Alle oben genannten Unterlagen müssen für die Dauer von 10 Jahren aufbewahrt werden. Hierfür ist eine elektronische Aufbewahrung zulässig, unter der Voraussetzung, dass die entsprechenden Dokumente nicht nachträglich verändert werden können. Diese Vorgabe kann bspw. mit einer Speicherung der Unterlagen im PDF-Format erfüllt werden.

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Wie ist bei der Ausstellung einer Lieferantenerklärung vorzugehen?

Um eine Lieferantenerklärung zu erstellen, muss der Hersteller der betreffenden Ware prüfen, ob die Voraussetzungen erfüllt sind, damit die Ware eine Ursprungseigenschaft erlangen kann. Um dies festzustellen, können Sie die Datenbank des Zolls zu Hilfe nehmen. Werden alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt, kann der Lieferant dem Händler eine Einzelerklärung ausstellen, aus der hervorgeht, dass der präferenzielle Warenursprung mit dem jeweiligen Präferenzabkommen übereinstimmt. Da die EU diese Abkommen mit vielen Staaten geschlossen hat, und diese sich auch stark voneinander unterscheiden können, muss die Übereinstimmung für jedes Abkommen einzeln geprüft werden. Auch hier kann die WuP-online Plattform hilfreich sein. Wenn Sie die Option “Gegenüberstellung der Verarbeitungslisten” auswählen, sehen Sie eine Auflistung aller potenziellen Partner, die eine Präferenzberechtigung für die entsprechende Ware haben könnten. Erst nachdem die Ursprungsregel für das spezifische Produkt ermittelt wurde, kann geprüft werden, ob ein präferenzieller Ursprung im konkreten Fall vorliegt.

Angabe des Ursprungs

Je nach Ursprungsprotokoll muss der Ursprung eines Produkts von dem jeweiligen Partnerstaat bescheinigt werden. Dabei kann es sich um ein Produkt aus der Europäischen Union, oder Europäischen Gemeinschaft sowie aus einem Partnerstaat der EU oder der EWR handeln. Wenn in der Lieferantenerklärung mehr als ein Mitgliedsland der EU angegeben werden soll, ist es nicht notwendig, diese einzeln aufzuführen – die Angabe der EU als Herkunftsland in der Lieferantenerklärung genügt in diesem Fall. Es ist aber auch nicht falsch, das genaue Ursprungsland zu benennen. Dabei muss die EU jedoch zusätzlich als Ursprungsland aufgeführt werden. Die Bezeichnung EG als Abkürzung für Europäische Gemeinschaft ist hingegen nicht zulässig, da hierbei eine Verwechslung mit der offiziellen Abkürzung des Staates Ägypten (EG) laut gültigem Ländercode möglich ist. Die korrekte Bezeichnung für die Europäische Gemeinschaft lautet CE. Auch eine Kombination mit der EU (EU/CE) darf in der Lieferantenerklärung zur Angabe des Warenursprungs verwendet werden.

Angabe der präferenzberechtigten Länder

In der Lieferantenerklärung werden die Präferenzabkommen abgebildet, die von der EU mit anderen Ländern bezüglich der Ein- und Ausfuhr der darin enthaltenen Produkte geschlossen wurden. Falls es mehr als ein Abkommen gibt, kann dieses auf der Erklärung ergänzt werden. Dabei dürfen Empfangsländer nur dann in der Lieferantenerklärung auftauchen, wenn das entsprechende Abkommen bereits im Amtsblatt der Europäischen Union erschienen ist. Außerdem sollte sichergestellt werden, dass das angegebene Land die geltenden Ursprungsregeln auch tatsächlich einhält. Der Lieferant ist in der Erklärung dazu verpflichtet, alle präferenzberechtigten Länder aufzuführen. Wenn die Waren die Ursprungsvorgaben in einem bestimmten Land nicht erfüllen, darf dieses nicht auf der Lieferantenerklärung auftauchen.

Damit eines der Länder, die ein- oder zweiseitige Präferenzabkommen mit der EU geschlossen haben, in der Lieferantenerklärung aufgeführt werden kann, müssen alle der folgenden Bedingungen erfüllt sein:

  • Die in der Lieferantenerklärung aufgeführte Ware muss die Ursprungsregeln, die in den jeweiligen Ländern gelten, erfüllen.
  • Es muss sich um Waren aus der EU handeln (Drittländer wie die Schweiz sind nicht zulässig).
  • Es darf keine Kumulierung angewendet werden.

Welche Präferenzabkommen bestehen mit der EU?

Es gibt viele Länder und Länderverbunde, die mit der EU Präferenzabkommen geschlossen haben und dadurch zollrechtliche Vergünstigungen erhalten. Einige Länder haben zweiseitige Abkommen, bei denen sowohl der Import als auch der Export von Waren von der Präferenzbeziehung profitiert, andere hingegen haben nur einseitige Vereinbarungen, die entweder den Import oder den Export von Waren mit Ursprungsnachweis in den Partnerländern begünstigen. Diese müssen in einer Lieferantenerklärung für Waren außerhalb der EU daher vollständig aufgeführt werden. Allerdings ist eine Erklärung nicht automatisch falsch, wenn eines der Länder, in denen sie gelten soll, fehlt. Allerdings kann das Präferenzabkommen mit diesem Land in diesem Fall nicht geltend gemacht werden. Detaillierte Informationen zu den Präferenzabkommen der EU und den einzelnen Präferenzzonen, die bei der Lieferantenerklärung aufgeführt werden müssen, finden Sie im Artikel “Die Zollpräferenzbeziehungen der EU – Alle Infos zum Präferenzabkommen: Abkommen, Länder & Zonen.

Lieferantenerklärungen für die Türkei

Grundsätzlich werden alle Importe und Exporte zwischen der Türkei und der EU mit Hilfe der Warenbescheinigung A.TR. abgewickelt. Auf dieser wird jedoch das Ursprungsland der Waren nicht vermerkt. Daher benötigt man für die Türkei eine spezielle Lieferantenerklärung, um die Präferenzursprungseigenschaft zu begründen. Genauere Informationen bezüglich der Lieferantenerklärung für die Türkei und der Warenbescheinigung A.TR finden Sie auch im Artikel l “Die Warenverkehrsbescheinigung A.TR.: Definition, Ausstellung, Erstellung und weitere Informationen”.

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Wozu dient das Formblatt INF 4?

Mit einem Formblatt INF 4 nach geltender Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 kann eine Lieferantenerklärung verifiziert werden. Dieses Formblatt darf vom Lieferanten gefordert werden, wenn Zweifel an der Richtigkeit der Angaben in der Lieferantenverordnung oder deren Echtheit bestehen. Für die Beschaffung dieses Dokuments gilt eine Frist von 120 Tagen. Wenn ein Ausführer kein derartiges Formblatt vorweisen kann, da der entsprechende Lieferant es nicht bereitstellen konnte, kann die entsprechende Zollstelle sich die Richtigkeit der Lieferantenerklärung auch von der Zollstelle des Exportlandes bestätigen lassen. Für die Erstellung des Formblatts INF 4 gibt es eine entsprechende Vorlage, die Formulare sind im Handel erhältlich.

Aktuelles zur Lieferantenerklärung im Überblick

  • Seit Anfang 2021 kann das Vereinigte Königreich GB auf der Lieferantenerklärung erscheinen. Das entsprechende Handelsabkommen ist seit dem 01.01.21 anwendbar.
  • Die Republik Mazedonien hat ihren Namen zu Nordmazedonien (NK) geändert.
  • Das Präferenzabkommen mit Vietnam wurde am 12.06.20 im Amtsblatt der EU L186 veröffentlicht und daher kann auch Vietnam (VN) in einer Lieferantenerklärung genannt werden.
  • Lieferantenerklärungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

FAQs - Die häufigsten Fragen zur Lieferantenerklärung

Wozu brauche ich eine Lieferantenerklärung?

Eine Lieferantenerklärung dient als Grundlage für einen Präferenznachweis beim Export von Waren. Außerdem wird darin erläutert, für welche Länder die Präferenz noch gilt, sollte sie weiterversendet werden. Wenn man von der Präferenzregelung Gebrauch machen will, muss die Lieferantenerklärung korrekt und vollständig ausgefüllt werden.

Ist die Ausstellung einer Lieferantenerklärung Pflicht?

Eine gesetzliche Pflicht für die Lieferantenerklärung besteht nicht. Allerdings können Lieferanten vertraglich hierzu verpflichtet werden. Ob sich der Aufwand einer Lieferantenerklärung lohnt, hängt unter anderem von den Zoll- und Wettbewerbsvorteilen ab, die sich dadurch ergeben.

Was versteht man unter einem Präferenzabkommen?

Präferenzabkommen wurden von der EU mit vielen Ländern oder Ländergruppen geschlossen, um diesen zollrechtliche Vergünstigungen für den Import oder Export von Ursprungsgütern zu gewähren. Auf diese Weise können höhere Verkaufspreise nivelliert werden.

Für welche Länder kann man eine Lieferantenerklärung ausstellen?

Die Ausstellung von Lieferantenerklärungen ist nur für Einwohner der EU zulässig. Eine Vertretung durch ein Drittland-Unternehmen ist jedoch möglich. Auch der Empfänger einer Lieferantenerklärung muss im EU-Gebiet gemeldet sein.

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