Die immer komplexer werdenden Vorschriften des Warenverkehrs – sei es im Inland oder Ausland – verlangen eine Reihe an Vorschriften und Regelungen, welche schnell zu Verwirrung führen können. Im schlimmsten Fall riskieren Sie mit einer fehlerhaften Abwicklung der Zollprozesse schwere Bußgelder und Strafen. Um dies zu vermeiden, ist es notwendig, eine Prozessoptimierung der internationalen Zollabläufe durchzuführen.
Warum lohnt es sich für Unternehmen, die Zollprozesse zu optimieren?
Damit Sie in Ihrem Unternehmen vor rechtlich fehlerhafter Abwicklung Ihrer Außenhandelsgeschäfte geschützt sind, bietet es sich dringend an, die Zollprozesse Ihres Unternehmens zu optimieren. Ist der reibungslose Ablauf auf Grund vorliegender Verstöße nicht gewährleistet, kommen erhebliche Bußgelder und Strafen auf Sie zu. Ihnen können sogar die zollrechtlichen Vereinfachungen entzogen werden. Um die Richtigkeit der Zollprozesse mit Sicherheit zu garantieren, ist es von höchster Bedeutung, die Vorschriften zu kennen. Diese werden immer komplexer, unübersichtlicher und schwieriger, was schnell zu Fehlern führt. Durch die professionelle Optimierung der Zollprozesse minimieren Sie Ihr Risiko und sparen gleichzeitig Kosten. Greifen Sie auf entsprechende Fachkompetenz zurück und maximieren Sie das Potenzial Ihrer Zollprozesse im internationalen Warenverkehr.
Die 3 Schritte der Optimierung der Zollprozesse in Ihrem Unternehmen
Die Optimierung der Zollprozesse lässt sich in drei Phasen unterteilen.
1. Schritt: Die IST-Analyse
Im ersten Schritt geht es um die Analyse des IST-Zustandes der internen Prozesse. Zunächst fungiert die Prozessanalyse dazu, diejenigen Unternehmensbereiche herauszufinden, für die Zollangelegenheiten und die Risiken des grenzüberschreitenden Warenverkehrs relevant sind. In dieser Phase wird untersucht, ob die aktuellen Prozesse rechtlich und betrieblich den Anforderungen entsprechen. Ist eine Prozessanalyse erfolgt, findet die Bewertung der Ergebnisse statt, wobei die zuständigen Unternehmensbereiche mitwirken sollten. Folgende Abteilungen von international wirkenden Unternehmen sind im Regelfall betroffen:
- Einkauf
- Entwicklung
- Produktion
- Logistik
- Vertrieb
Mit der IST-Analyse ist es möglich, Informationen zu Prozessen mit Zollrelevanz zusammenzutragen, sowie diese zu strukturieren. Auf diese Weise werden mögliche Schwachstellen, aber auch sichtbare Stärken benannt. Die Ermittlung der Daten ermöglicht eine Optimierung der bestehenden Zollprozesse, sowie eine Weiterentwicklung und, falls die Umstände es zulassen, eine Erweiterung zu neuen Prozessen.
2. Schritt: Die Prozessoptimierung
Während dieser Phase der Prozessoptimierung liegt der Fokus auf der Festlegung von Verantwortlichkeiten, sowie auf der Fixierung von Kernprozessen. In Abhängigkeit vom Unternehmenstyp sind folgende Maßnahmen denkbar:
- Bestehende Bewilligungen können umgestellt oder ergänzt werden.
- Out- und Insourcing
- Die bestehende Logistikkette kann überprüft werden.
- Verantwortungsbereiche können geschaffen und eindeutiger zugeordnet werden.
- Es kann eine Dokumentation des Prozesses erstellt werden.
- Die Zollabwicklung wird zentralisiert.
- Interne Organisationsanweisungen werden erstellt.
- Es bietet sich an, gezielt fachliche Fortbildungsmaßnahmen durchzuführen
- Lernen Sie, Verfahrungsvereinfachungen zu beantragen
3. Schritt: Die Nutzwertanalyse
Anhand der Nutzwertanalyse wird ein Bewertungsverfahren durchgeführt, welches aufdeckt, ob es sich lohnt, Zolltätigkeiten innerbetrieblich abzuwickeln. Eine Alternative dazu wäre, einen Dienstleister mit der Zollabwicklung zu beauftragen. Die Entscheidung hängt von verschiedenen Faktoren ab:
- Zum einen von dem Außenhandelsvolumen
- Die Fachkunde der Mitarbeiter spielt eine Rolle
- Zollvereinfachungen können in Anspruch genommen werden
- Welches Potenzial, Arbeit und Abgaben einzusparen, besteht
Im Rahmen der Nutzwertanalyse können folgende Aspekte unter die Lupe genommen und miteinander abgewogen werden:
- Aspekte der Betriebswirtschaft, die sich auf die internen und externen Dienstleistungskosten auswirken
- Qualität der Abfertigung anhand abgabenbezogener Aspekte
- Ebenso die Beurteilung von Risiken, die außerwirtschaftsrechtlich bestehen können
- Die Warenverfügbarkeit, die von der Art und Weise der Zollabwicklung abhängig ist
- Auch die Nutzung von Regelverfahren oder vereinfachten Verfahren ist von Relevanz
- Das Management der Dokumentenaufbewahrung nach gesetzlichen Vorschriften, sowie die Vorlage dieser bei Zoll- und Betriebsprüfung
Die fachliche Qualifikation der Mitarbeiter sorgt dafür, dass die anstehenden Zolltätigkeiten ohne Schwierigkeiten ablaufen. Auf Grund des Mangels an qualifizierten Fachkräften, sind Unternehmen oft darauf angewiesen, selbst für die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter zu sorgen. Dies stellt einen großen Kostenfaktor dar und die Präparation nimmt viel Zeit in Anspruch. Wir von Butz helfen Ihnen gerne bei weiteren Schritten
Was bringt eine Optimierung der Zollprozesse? – Die Ergebnisse im Überblick
Um sich in der kompletten Supply Chain begleiten zu lassen, können Sie sich mit professionellem Rat versorgen lassen. Damit profitieren Sie von einer erheblichen Zeitersparnis, optimieren die Zollabwicklung in Ihrem Unternehmen und erzielen auf diese Weise eine beträchtliche Kostenoptimierung.
- Erfreuen Sie sich am Komfort, denn die Ausbilder kommen direkt in Ihr Unternehmen, um vor Ort Ihre Mitarbeiter zu schulen
- Wir bieten Ihnen eine umfangreiche und individuelle Beratung und unterstützen Sie täglich bei allen notwendigen Operationen
- Ihnen wird ein hohes Maß an Rechtskonformität garantiert
- Dadurch, dass Sie das Optimierungspotenzial Ihres Unternehmens realisieren, werden Sie in der Lage sein, viele Kosten einzusparen
- Profitieren Sie von dauerhaft optimierten Prozessen Ihrer Zollstrukturen
Die Optimierung der Zollprozesse kann Ihrem Unternehmen zu einer sicheren Risikominderung verhelfen, indem Sie zukünftig über eine bessere Kontrolle der Zollstrukturen verfügen. Der Zugang zu fundiertem Fachwissen durch Zollexperten wird Ihnen erheblich vereinfacht.
Zusätzlich können Sie durch die Optimierung der Zollprozesse mit folgenden Ergebnissen rechnen:
- Eine erhebliche Senkung der Betriebskosten
- Eine Simplifikation des Berichtswesens
- Ihre Zollabläufe werden effizient gestaltet
Außerdem kann ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens gezielt als Zollbeauftragter ausgebildet und eingesetzt werden.
Wer kann eine Optimierung der Zollprozesse im Unternehmen durchführen?
Wenn Sie beabsichtigen, eine Optimierung der Zollprozesse in Ihrem Unternehmen durchzuführen, kommt in der Regel ein Verzollungsbüro zum Einsatz, welches Ihnen bei den komplexen Zollabläufen und Regelungen behilflich ist. In dem Verzollungsbüro Butz finden Sie einen kompetenten Partner. Wir führen die Revision, die Analyse und die Optimierung Ihrer Zollprozesse gerne in Ihrem Unternehmen durch. Besonders durch unsere fachliche Expertise im Bereich der Zollabwicklung sind wir von Butz als Prozessoptimierer besonders für Sie geeignet. Wir wissen, dass kein Unternehmen dem anderen gleicht. Deswegen bieten wir individuelle Lösungen an. Im Fokus steht die konkrete Firmenstruktur mit ihren Abteilungen, Teams, Bedürfnissen und Zielen. Bei Butz können Sie immer mit professioneller Hilfe rechnen. Für jede Eventualität haben wir eine spezielle Beratung für Ihr Unternehmen parat.
Fazit
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens, ist eine Optimierung der Zollprozesse eine lohnenswerte Investition. Gerade für Unternehmen, die sehr aktiv mit Importen und Exporten arbeiten, ist die Zolloptimierung besonders erstrebenswert. Mit ihr erwarten Sie effizienzorientierte Zollabläufe, die zu einer erheblichen Senkung der Betriebskosten führen. Zudem vermindern Sie dank der optimierten Zollprozesse das Risiko, Bußgelder auf Grund einer rechtlich fehlerhaften Abwicklung der Außenhandelsgeschäfte zu kassieren.
