Wenn Unternehmen Handel mit genehmigungspflichtigen Produkten betreiben, dann muss sich innerhalb des Betriebs eine Person mit der Überwachung der damit einhergehenden Prozesse beschäftigen. Der Ausfuhrverantwortliche ist dafür zuständig, alle Vorgänge korrekt in die Wege zu leiten und sicherzustellen, dass die vorgeschriebenen Fristen eingehalten werden. Er agiert innerhalb des Unternehmens, ist dabei aber auch Ansprechpartner für Ministerium, Zollbehörde und andere Involvierte. In kleineren Firmen übernimmt der Ausfuhrverantwortliche meist auch noch andere Aufgaben, in großen, exportstarken Betrieben ist er mit seiner Tätigkeit als Ausfuhrverantwortlicher hingegen ausgelastet.
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Muss ein Unternehmen einen Ausfuhrverantwortlichen ernennen?
Der Export von Waren ist mit strengen Auflagen verbunden. Deshalb ist eine Firma dazu verpflichtet, einen offiziellen Ausfuhrverantwortlichen zu ernennen. Dies muss schriftlich vor dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, kurz BAFA, geschehen. Um diese Pflicht kommt ein Unternehmen nicht herum, wenn es genehmigungspflichtige Waren in Drittländer exportiert. Wenn ein Betrieb keine genehmigungspflichtigen Güter exportiert und nur selten überhaupt einen Export tätigt, dann muss es keinen Ausfuhrverantwortlichen im Unternehmen haben.
Welche Voraussetzungen muss ein Ausfuhrverantwortlicher erfüllen?
Auf inhaltlicher Ebene ist es für die Firma wichtig, dass der Ausfuhrverantwortliche seine Pflichten kennt und seinen alltäglichen Aufgaben gewachsen ist. Er muss die Exportvorgänge überwachen und ist dazu verpflichtet, bei Irregularitäten muss er Bescheid geben und Lösungswege finden, um ein bevorstehendes Unglück abzuwenden. Um diese Anforderungen erfüllen zu können, müssen einschlägige Kurse und Fortbildungen besucht werden. In diesen Kursen lernt die Person unter anderem, welche Rechtsgrundlagen für ihre täglichen Aufgaben benötigt werden.
Auf rein juristischer Ebene muss eine Person zur oberen Leitungsebene eines Unternehmens gehören, um zum Ausfuhrverantwortlichen ernannt werden zu können. Welche Position er konkret innehaben muss, hängt von der Rechtsform des Betriebs ab. Bei einer AG muss er beispielsweise Mitglied des Vorstands sein, bei einer GmbH Teil der Geschäftsführung.
Haftet ein Ausfuhrverantwortlicher?
Der Ausfuhrverantwortliche steht in der Firma über dem Exportkontrollbeauftragten. Er nimmt nicht nur innerhalb des Unternehmens eine wichtige Position ein, sondern muss auch vor kontrollierenden Instanzen die Haftung für seine Entscheidungen übernehmen. Deshalb muss bei einem Verstoß gegen die Vorschriften mit strafrechtlichen Konsequenzen, mindestens jedoch mit hohen Bußgeldern gerechnet werden. Auch für das Unternehmen hat ein solcher Regelverstoß Konsequenzen, denn es können beispielsweise zollrechtliche Vereinfachungsverfahren eingestellt werden. Darüber hinaus werden derartige Verstöße häufig durch die Presse an das breite Publikum gebracht. Die Firma muss hierdurch auch in der Öffentlichkeit einen großen Imageschaden befürchten. Deshalb ist es umso wichtiger, dass der Ausfuhrverantwortliche die Rechtsgrundlage für die durch ihn beaufsichtigten Exporte kennt.
Welche Aufgaben und Pflichten muss ein Ausfuhrverantwortlicher erfüllen?
Es gibt vier zentrale Pflichten, die von dem Ausfuhrverantwortlichen eines Unternehmens erfüllt werden müssen. Diese sind: Organisationspflicht, Personalausweispflicht, Weiterbildungspflicht und Überwachungspflicht. Innerhalb des Betriebs muss die Person, die für die korrekte Ausfuhr verantwortlich ist, alle Exportprozesse überwachen. Er muss jegliche Regeln kennen, um für ihre Einhaltung zu sorgen und zur Not auch Ausfuhren zu stoppen, bevor diese unrechtmäßig durchgeführt werden können. Alle Exportkontrollmechanismen des Betriebs werden vom Ausfuhrverantwortlichen organisiert und strukturiert. Dadurch können Fehler erfolgreich vermieden werden.
Wenn bestimmte Güter besondere Auflagen erfüllen müssen, dann gehört es zu den zentralen Aufgaben des Ausfuhrverantwortlichen, andere Mitarbeiter darauf hinzuweisen, damit die Vorschriften eingehalten werden können. Als Ausfuhrverantwortlicher muss man darauf achten, dass sich jeder Mitarbeiter der Abteilung an die Organisation des Exportablaufs hält und die Prozesse reibungslos funktionieren.
