- ICS2 ist der Nachfolger des alten EU-Importkontrollsystems und verpflichtet in erster Linie den Beförderer zur elektronischen Vorabanmeldung der Warensendung.
- Der Importeur ist zwar nicht selbst zur Vornahme der Anmeldung verpflichtet, trägt aber die Verantwortung dafür, dass seine Daten (Lieferadresse, EORI-Nummer) fehlerfrei an den Exporteur gegeben werden.
- Vertragliche Regelungen mit Exporteuren und eine enge Abstimmung mit Beförderern sind für den Importeur entscheidend, um Lieferverzögerungen und wirtschaftliche Schäden zu vermeiden.
- Interne Zuständigkeiten klar zu definieren und Beförderer aktiv zu schulen sind zentrale Maßnahmen auf Seiten des Importeurs, um die Lieferkette ICS2-konform aufzustellen.
Mit der schrittweisen Einführung des Import Control System 2 (ICS2) hat die Europäische Union (EU) ihre Anforderungen an die Vorabanmeldung von Warensendungen nachhaltig verändert. Das System legt vor allem den Exporteuren von Waren in die EU und den Frachtdienstleistern wie Kurier-, Express- und Postdiensten (KEP) umfassende Meldepflichten auf.
Für Importeure begründet ICS2 ebenfalls Verantwortlichkeiten, die sich vor allem auf die Bereitstellung relevanter Informationen beziehen. Werden dabei Fehler gemacht – beispielsweise in Form falscher Adressangaben –, können Sendungen von Vorprodukten an der Einfuhr gehindert und so der Ablauf einer Liefer- und Produktionskette insgesamt gestört werden.
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen sprechen. Unsere Experten beraten Sie gerne – telefonisch oder persönlich vor Ort in Rödermark.
Was ist ICS2? – Das Wichtigste im Überblick
Das Import Control System 2 ist das IT-gestützte Voranmeldesystem der EU für Waren, die in das Unionsgebiet eingeführt werden. Beginnend mit dem 15. März 2021 hat es schrittweise das bisherige EU-Importkontrollsystem (ICS1) ersetzt. Bis Anfang Juni 2026 waren die Mitgliedstaaten verpflichtet, die Einführung der letzten Phase abzuschließen. Durch das neue System verändert sich der Umfang an Informationen, die zu einzelnen Warensendungen bzw. einzelnen Positionen zur Verfügung gestellt werden müssen.
Die summarische Eingangsanmeldung wird somit zum Bestandteil von Versandverfahren, die per
- Seefracht,
- Luftfracht,
- Transport auf der Schiene und
- Transport auf der Straße
durchgeführt werden. Auf dieser Grundlage soll eine umfassende Risikoanalyse bereits vor der Ankunft der Waren in der EU ermöglicht werden.
Rechtliche Grundlagen von ICS2 sind unter anderem der Unionszollkodex (UZK) – Verordnung (EU) Nr. 952/2013 – sowie die zugehörigen Durchführungsbestimmungen der Delegierten Verordnung (EU) 2015/2446.
Pflichten und Verantwortlichkeiten bei ICS2 entlang der Lieferkette
Bei ICS2 wird die Verantwortung auf mehrere Schultern verteilt und die an der Lieferkette beteiligten Akteure auf unterschiedliche Weise in die Pflicht genommen. Die Beteiligten lassen sich in drei Gruppen aufteilen.
- Versender/Exporteur/Verkäufer: Der Versender hat die Pflicht zur Übermittlung zentraler Informationen an den nachfolgenden Beförderer, damit dieser eine korrekte ICS2-Vorabanmeldung der Waren vor Ankunft in der EU vornehmen kann. Zu den Daten gehören die EORI-Nummer des Empfängers, Warenbeschreibungen und die entsprechenden Harmonisierten Warencodes (HS-Codes).
- Beförderer/Carrier/Spediteur: Der Beförderer ist zur Übermittlung der elektronischen Vorabanmeldung (ENS, Entry Summary Declaration) mit allen verfügbaren Daten verpflichtet. Er trägt Sorge dafür, dass für die EU-Eingangsmeldung alle im System vorgesehenen Fristen eingehalten werden.
- Empfänger/Importeur/Käufer: Der Empfänger von Warensendungen aus Drittländern hat selbst keine direkten Pflichten im Hinblick auf die elektronische Vorabanmeldung. Er übernimmt aber indirekt Verantwortung für fehlerhafte oder fehlende Daten, wie eine falsche Empfängeradresse oder eine falsch übertragene EORI-Nummer.
Die Rolle des Importeurs bei der ICS2-Vorabanmeldung
Im Hinblick auf die Zuständigkeiten bei der ICS2-Vorabanmeldung ist der Importeur – bis auf die Angabe der EORI-Nummer – zwar weitgehend außen vor, muss sich seiner Verantwortung aber dennoch bewusst sein.
Für ihn selbst ist es von zentraler Bedeutung, dass die Kontakte zwischen allen Beteiligten reibungslos ablaufen, um Stillstandszeiten durch Verzögerungen in der Lieferkette zu vermeiden.
Im eigenen Interesse sollte der Importeur daher bei allen Beteiligten die korrekte Einhaltung der Informationspflichten und Fristen für die ICS2-Eingangsmeldung überprüfen. Um dies zu ermöglichen, sollte der Importeur aktiv darauf hinarbeiten, seine Lieferantenbeziehungen entsprechend zu gestalten. Denkbar sind unter anderem vertragliche Klauseln, die den Exporteur zur fristgerechten und korrekten Übermittlung aller ENS-relevanten Warenstammdaten an den Beförderer verpflichten.
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Best Practices für Importeure im Zusammenhang mit der ICS2-Vorabanmeldung
Die Implementierung von ICS2 beim Import aus Drittländern stellt Unternehmen in der EU vor die Herausforderung, die eigenen Beschaffungs- und Logistikprozesse zu überprüfen, um möglichen Problemen durch fehlerhafte Anmeldungen bereits im Vorfeld entgegenzutreten. In diesem Zusammenhang kann die Restrukturierung interner Abläufe möglicherweise sinnvoll sein.
- Weitergabe der korrekten EORI-Nummer als zentrale Verantwortung: Es ist von erheblicher Bedeutung, dass die gültige bzw. aktuelle EORI-Nummer allen Logistikdienstleistern und Exporteuren bekannt ist. Änderungen der EORI-Nummer infolge der Änderung der grundlegenden Stammdaten des Unternehmens – beispielsweise durch Umstrukturierungen oder Standortverlagerungen – müssen unverzüglich kommuniziert werden.
- Datenanforderungen gegenüber Exporteuren vertraglich verankern: Importeuren ist zu empfehlen, in Verträgen verbindlich zu regeln, dass der Exporteur dem Beförderer alle ENS-pflichtigen Warenstammdaten, wie die korrekten HS-Codes oder eindeutige Artikelbeschreibungen, fristgerecht zur Verfügung stellen muss. Ohne eine solche vertragliche Verbindlichkeit bleibt die ICS2-Compliance von der Bereitschaft zur Mitwirkung des Exporteurs abhängig.
- Lieferanten für ICS2-Anforderungen sensibilisieren: Um eine robuste Lieferkette aufzubauen, sollten Lieferanten konsequent auf die EU-Zollvorschriften hingewiesen werden. Importierende Unternehmen können dazu Schulungsunterlagen oder standardisierte Checklisten bereitstellen.
- Interne Zuständigkeiten definieren: Die Einkaufs- und Logistikabteilung sowie Mitarbeiter, die für die Zollabwicklung zuständig sind, müssen wissen, wer im Unternehmen die EORI-Nummer verwaltet. Zentrale Informationen umfassen zudem die beauftragten Dienstleister und welche Entscheidungswege im Ernstfall einzuhalten sind.
- Enge Abstimmung mit dem Beförderer sicherstellen: Gerade bei zeitkritischen Lieferketten – etwa Just-in-Time- oder Just-in-Sequence-Lieferungen – ist eine enge Koordination wichtig, um auf kurzfristige Störungen im Zusammenhang mit der ICS2-Vorabanmeldung schnell reagieren zu können.
Fazit: Die ICS2-Vorabanmeldung schafft auch für Importeure neue Verantwortlichkeiten
Mit ICS2 will die EU die eigene Sicherheitsarchitektur bei der Einfuhr von Waren stärken. Aus Sicht importierender Unternehmen beschränken sich die Verpflichtungen auf die Weitergabe der eigenen Adressdaten und der EORI-Nummer. Allerdings würde diese Sichtweise zu kurz greifen und Risikobereiche bestehen lassen, die in der Lieferkette zu empfindlichen Störungen führen können. Fehler, die vom Exporteur gemacht werden und sich beim Transporteur in der ICS2-Vorabanmelung fortsetzen, können – durch Lieferverzögerungen und Ladeverbote – auch für den Importeur einen wirtschaftlichen Schaden verursachen.
Insofern liegt es stets im eigenen Interesse der importierenden Unternehmen, dass die Lieferketten reibungsfrei funktionieren. Robuste Lieferwege lassen sich nur aufbauen, wenn Lieferanten von Anfang an konsequent auf die Einhaltung der ICS2-Anforderungen achten. Das Verzollungsbüro Butz unterstützt importierende Unternehmen bei der Etablierung und Umsetzung interner Best-Practice-Ansätze und dem Aufbau widerstandsfähiger Lieferketten, bei denen alle zentralen Aspekte der ICS2-Vorabanmeldung berücksichtigt werden. Kontaktieren Sie uns gern zur Vereinbarung eines kostenfreien Erstgesprächs. Wir freuen uns, Ihnen als zuverlässiger Partner in den Bereichen Zoll, Transport und Logistik mit unserer Expertise zur Verfügung zu stehen.
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen sprechen. Unsere Experten beraten Sie gerne – telefonisch oder persönlich vor Ort in Rödermark.
