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AEO-Sicherheitserklärung: Zertifikat beantragen, Voraussetzungen, Anforderungen, Vorteile, Kosten & mehr

Zählen Sie Ihr Unternehmen zum etablierten Bestandteil der internationalen Lieferkette und möchten die Leistungsfähigkeit Ihrer Logistik auf die nächste Stufe heben? Dann sollten Sie in Betracht ziehen, den Status eines AEO zu beantragen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es sich für Ihr Unternehmen lohnt oder der Begriff AEO Ihnen gänzlich unbekannt ist, sind Sie hier genau richtig! In folgendem Artikel gehen wir darauf ein, was sich hinter dem Kürzel AEO verbirgt, welche Voraussetzungen Sie für die Beantragung mitbringen müssen und wie genau Sie am Ende davon profitieren.

AEO-Sicherheitserklärung: Definition & Bedeutung

Wie so oft versteckt sich hinter dem Akronym AEO ein englischer Begriff – Authorised Economic Operator, also ein zugelassener Wirtschaftsbeteiligter. Beim AEO-Zertifikat dreht es sich aber weniger darum, ob Sie für die Teilnahme an der internationalen Lieferkette zugelassen sind – denn das sind Sie im Normalfall – sondern ob Sie als vertrauenswürdiger und zuverlässiger Partner gelten. Der AEO-Status kann als zollrechtlicher Status und internationales Gütesiegel definiert werden, der Ihnen und dem Zoll sicherheitsrelevante Kontrollen und die damit verbundene Beantragung von Verfahren erleichtert.

Sind Sie Träger eines solchen Status, müssen auch Ihre Lieferanten und externen Dienstleister in das Sicherheitskonzept integriert werden – für den Fall, dass Ihre Geschäftspartner über kein AEO-Zertifikat verfügen, wurde die AEO-Sicherheitserklärung eingeführt.

Was genau eine AEO-Sicherheitserklärung beinhaltet, lässt sich über ein von der EU vorgegebenes Muster beantworten:

  • Eine Zusicherung Ihres Geschäftspartners, dass Waren, die in Ihrem Auftrag gelagert, befördert oder geliefert werden, an sicheren Betriebsstätten und Umschlagsorten produziert, gelagert, verarbeitet und verladen werden. Über den gesamten Zeitraum wird Ihnen Schutz vor unbefugten Zugriffen garantiert.
  • Ihnen wird außerdem versprochen, dass Sie sich auf das für Lagerung, Verarbeitung, Verladung, Beförderung und Übernahme zuständige Personal verlassen können.
  • Schließlich wird Ihr Geschäftspartner in der AEO-Sicherheitserklärung darum gebeten, alle möglichen Maßnahmen zur Sicherung der Lieferkette umzusetzen.

Die AEO-Sicherheitserklärung kann und sollte sogar individuell, je nach Anforderungen des jeweiligen Unternehmens, angepasst werden. Allerdings ist sie nicht in allen Bereichen unbedingt notwendig, bei Lieferanten von Rohmaterialien beispielsweise wird häufig auf eine AEO-Sicherheitserklärung beziehungsweise Zertifizierung verzichtet, da hier von einem geringen Risiko ausgegangen wird. Eine grundsätzliche Pflicht zur Abgabe einer Sicherheitserklärung besteht aber ohnehin nicht, sondern obliegt eher der bestehenden Kunden-Lieferanten-Beziehung.

Die Ziele des AEO-Zertifikats

Der internationale Warenverkehr ist mit so manchem Risiko verbunden – die Globalisierung und sich damit ständig verändernde Sicherheitslage setzen weltweite Rahmenbedingungen für ein modernes und effektives Risikomanagement in den Zollverwaltungen voraus und so wurde auf internationaler Ebene das “Framework of Standard to Secure and Facilitate Global Trade” (SAFE) eingeführt, das sich auf europäischer Ebene unter anderem durch die Einführung des AEO-Status von Unternehmen bemerkbar gemacht hat.

Ziel ist es also so viele Unternehmen wie möglich als sichere und vertrauenswürdige Unternehmen zu zertifizieren, die Sicherheit der Lieferkette (supply chain) zu verbessern und somit die Risikoanalyse und das Risikomanagement des Zolls zu vereinfachen.

So können Sie Ihr AEO-Zertifikat beantragen

Das AEO-Zertifikat kann seit dem 1. Oktober 2019 über das EU Trader Portal beantragt werden, manche Mitgliedsstaaten nutzen aber die jeweiligen nationalen elektronischen Systeme für die Beantragung – so läuft auch in Deutschland die Antragstellung ausschließlich über den elektronischen “Internetantrag AEO-Bewilligung” oder das Papierformular 0390, wobei der elektronische Weg das Verfahren deutlich beschleunigt. Den Online-Antrag müssen Sie ausdrucken und ist unterschrieben, zusammen mit dem ausgefüllten Fragebogen für zollrechtliche Bewilligungen, beim zuständigen Hauptzollamt einzureichen.

AEO Zertifizierung: Voraussetzungen, Anforderungen, Kriterien

Zunächst sollten Sie aber klären, ob Sie allen Anforderungen an die AEO-Zertifizierung gerecht werden. Grundsätzlich sind alle Wirtschaftsbeteiligten, die im Zollgebiet der Union ansässig sind, berechtigt, einen Antrag auf ein AEO-Zertifikat zu stellen, wenn Sie folgende Kriterien erfüllen:

  • die Zahlungsfähigkeit kann ebenso wie die praktische und berufliche Befähigung nachgewiesen werden
  • die Zoll- und Steuervorschriften wurden bislang eingehalten
  • das System für die Verwaltung der Geschäfts- und Beförderungsunterlagen ist für Zollkontrollen geeignet
  • die Sicherheitsstandards gelten als geeignet für die AEO-Zertifizierung

Für den Antrag müssen Sie außerdem im Besitz einer EORI-Nummer sein, achten Sie hierbei besonders darauf, dass Ihre EORI-Daten mit den Daten für den AEO-Antrag übereinstimmen, da diese Daten miteinander abgeglichen werden. Mehr zu Wirtschaftsbeteiligten und EORI finden Sie hier (link to blogpost → EORI-Nummer 2021 Erklärung & Übersicht: Beantragen, Finden, Kosten, Gültigkeit, Vorteile & mehr)

Die Bewertung der Voraussetzungen für das AEO-Zertifikat ist allerdings nicht einheitlich und demnach mit gewissen Unsicherheiten verbunden – außerdem ist sie vom jeweiligen Typ der Zertifizierung abhängig.

Welche AEO-Zertifikate gibt es?

Bei der AEO-Zertifizierung wird unter folgenden Typen, mit verschiedenen Vorteilen und Bewilligungsvoraussetzungen, unterschieden:

  • das AEO-Zertifikat C “Zollrechtliche Vereinfachungen” vereinfacht zollrechtliche Angelegenheiten, insbesondere beim Im- und Export
  • beim AEO-Zertifikat S “Sicherheit” geht es um Vereinfachungen bei der Sicherheit, etwa ein Anspruch auf unverzügliche Kontrolle bei der Zollbeschau
  • die Kombination beider Zertifikate, also der Status AEO C/S, früher auch AEO F ist der höchstmögliche Status und beinhaltet alle genannten Vorteile

Welches Zertifikat für Sie infrage kommt, hängt dementsprechend von den jeweiligen Vorteilen ab.

Welche Vorteile hat also ein AEO-Zertifikat?

Die konkreten Vorteile der AEO-Zertifizierung liegen auf der Hand – bei allen drei Typen sparen Sie sich so manche Prüfung von Waren und Unterlagen und werden bei der Kontrolle ausgewählter Sendungen vorrangig geprüft. Sind Sie AEO C-zertifiziert, werden beim Antrag einer Bewilligung für die Inanspruchnahme zollrechtlicher Vereinfachungen die Anforderungen, die bereits bei der Vergabe des AEO-Zertifikats kontrolliert wurden, nicht nochmals geprüft. Beim AEO-Zertifikat S ist ein reduzierter Datensatz bei der Abgabe von summarischen Eingangs- und Ausgangsmeldungen notwendig und über beabsichtigte Kontrollen werden Sie vorab unterrichtet.

Die Zusammenarbeit mit dem Zoll läuft also insgesamt deutlich reibungsloser ab. Zusätzlich dazu qualifizieren Sie sich mit Ihrem AEO-Zertifikat als vertrauenswürdiger Geschäftspartner – ein Qualitätsmerkmal, dass sich auch außerhalb zollrechtlicher Angelegenheiten auszahlt. Mit einigen nicht-EU-Staaten besteht bereits eine gegenseitige Anerkennung: Schweiz, Norwegen, Japan, USA und China.

Häufig gestellte Fragen

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Was kostet die AEO-Zertifizierung?

Die Beantragung der AEO-Zertifizierung ist für jeden Antragsteller kostenfrei.

Wie lange ist das AEO-Zertifikat gültig?

Haben Sie erst einmal Ihren AEO-Status, bleibt dieser unbegrenzt in allen Mitgliedsstaaten gültig.

Wie lange dauert die Ausstellung eines AEO-Zertifikats?

Hierüber entscheiden mehrere Faktoren – einerseits wie ausführlich Sie den Fragenkatalog ausgefüllt haben, andererseits die Größe Ihres Unternehmens. Nach spätestens 120 Tagen können Sie in der Regel aber mit einer Entscheidung rechnen.

Ist ein AEO-Zertifikat Pflicht?

An sich ist die AEO-Zertifizierung freiwillig und eher im eigenen Interesse, um für Ihr Unternehmen Vorteile im Zollbereich zu erzielen. Möglicherweise setzen Ihre internationalen Geschäftspartner allerdings eine AEO-Zertifizierung für eine Zusammenarbeit voraus.

Lohnt sich ein AEO-Zertifikat auch für kleinere Unternehmen?

Die Vorteile gelten durchaus auch für kleine und mittelgroße Unternehmen, deren besondere Merkmale bei der Prüfung von Sicherheitsstandards und bei der Buchführung berücksichtigt werden.

Welche Betriebsteile können einen eigenen Antrag auf AEO-Zertifizierung stellen?

Der AEO-Antrag muss von der jeweils kleinsten, rechtlich selbstständigen Einheit gestellt werden – ein Mutterkonzern kann dies nicht stellvertretend für den Gesamtkonzern übernehmen. Rechtlich unselbstständige Betriebsstätten oder Abteilungen können ebenfalls keinen Antrag auf AEO-Zertifizierung stellen.

Kann während der Antragstellung eines AEO-Zertifikats dessen Typ geändert werden?

Sie können den Typ des AEO-Zertifikats auch noch während der Antragstellung ändern, dafür muss ein formloser, aber schriftlicher Antrag zur Änderung der Bewilligungsart eingereicht werden.

Darf mein Unternehmen das AEO-Logo verwenden?

Das Copyright des AEO-Logos liegt bei der Europäischen Kommission, jedoch kann es für Geschäftsunterlagen oder auf Ihrer Internetseite verwendet werden. Für das Logo in hochauflösender Version wenden Sie sich an das erteilende Hauptzollamt.

Können zollrechtliche Vereinfachungen auch ohne AEO-Zertifikat bewilligt werden?

Zollrechtliche Vereinfachungen können auch weiterhin ohne AEO-Status bewilligt werden.

Werden Unternehmen ohne AEO-Status bestimmte Vorteile entzogen?

Als Unternehmen ohne AEO-Status werden Ihnen bestehende Vorteile nicht entzogen, jedoch werden AEO-zertifizierten Unternehmen gewisse Vorteile eingeräumt.

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