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Die Gelangensbestätigung: Bedeutung, gesetzliche Grundlage, Hintergrund, Muster, ausfüllen, Prüfung & mehr Infos

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Der Handel zwischen den Mitgliedstaaten innerhalb der Europäischen Union birgt so manche Vorzüge – ein besonders attraktiver Vorteil gegenüber dem Warenaustausch mit Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern liegt darin, dass Sie Ihrem Geschäftspartner keine Mehrwertsteuer in Rechnung stellen müssen. Hierbei wird von innergemeinschaftlichen Lieferungen gesprochen – im Gegensatz zu Ausfuhren oder Exporten bei Sendungen in Nicht-EU-Staaten. Die Erwerbssteuer, die der EU-Kunde entrichten muss, richtet sich nach der in seinem Land geltenden Mehrwertsteuer. Um aber sicherzustellen, dass die doch recht liberale Regelung nicht für Steuerhinterziehung missbraucht wird und tatsächlich nur Lieferungen innerhalb der EU betrifft, wurde am 1. Januar 2012 die sogenannte Gelangensbestätigung eingeführt – wenn auch der Start aufgrund von Protesten seitens der Unternehmer eher holprig verlief. Die heftige Reaktion der Wirtschaft sorgte anfänglich dafür, dass die Gelangensbestätigung zunächst keine Anwendung fand und in nochmals neu und in entschärfter Fassung geregelt wurde. Was hat es also mit der Gelangensbestätigung auf sich – und wieso gibt sie Anlass zu Protest?

Was versteht man eigentlich unter der Gelangensbestätigung?

Den Ärger der betroffenen Unternehmen kann insofern nachvollzogen werden, als es sich um einen zusätzlichen Aufwand und einer weiteren Kontrolle des wirtschaftlichen Betriebes handelt. Kurz gesagt, die Gelangensbestätigung fungiert als Nachweisdokument, dass bei Ausfuhr von Waren, deren Ankunft in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union bestätigt und somit die Befreiung von der Umsatzsteuer legitimiert. Diese Regelung gilt für andere Unternehmer und nur für Waren, die für dessen Betrieb eingekauft werden – also nicht für Privatpersonen.

Dass die Gelangensbestätigung jedoch durchaus ihre Vorteile hat, zeigt sich darin, dass diese in elektronischer Form erfasst werden kann, für alle möglichen Transportarten gültig ist und somit den bürokratischen Aufwand sogar verringern kann.

Die gesetzliche Grundlage der Gelangensbestätigung

Die gesetzliche Grundlage der Gelangensbestätigung liefert der § 17a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) Abs. 2 Nr. 2, der den Belegnachweis für Geschäfte innerhalb der EU normiert und schreibt Unternehmern mit Exporten innerhalb der EU seit dem 1. Januar 2014 deren Gebrauch vor.

Wann wird eine Gelangensbestätigung gebraucht?

Eine Gelangensbestätigung hat den Zweck, der Finanzverwaltung nachzuweisen, dass die innergemeinschaftliche Lieferung auch tatsächlich erfüllt wurde. Aus den Belegen muss dies eindeutig und einfach nachprüfbar hervorgehen. Sie ist demnach für alle Lieferungen innerhalb der EU, bei denen auf die Mehrwertsteuer für den Käufer verzichtet werden soll, verpflichtend. Der Hauptgrund, wieso die Gelangensbestätigung eingeführt wurde, liegt darin, Karussellgeschäfte, also Scheingeschäfte, die Gelder steuerfrei bewegen sollen, zu unterbinden.

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Pflichtangaben einer Gelangensbestätigung

Voraussetzung für eine korrekte Gelangensbestätigung ist, dass beim Ausfüllen folgende Punkte verpflichtend mit aufgenommen werden:

  • Name und Anschrift des Abnehmers/Käufers
  • Datum der Ausstellung
  • Voraussichtlicher Lieferzeitpunkt beziehungsweise Erhalt und Ankunftsort der Ware
  • Menge und Gegenstand der Lieferung sowie deren handelsübliche Bezeichnung; für den Fall, dass der Liefergegenstand ein Fahrzeug ist, wird außerdem die Fahrzeug-Identifikationsnummer benötigt
  • Unterschrift des Abnehmers oder einer beauftragten Stellvertretung

Dieselben Regeln gelten genauso, wenn die Ware abgeholt anstatt geliefert wird.

Wie sieht eine Gelangensbestätigung aus?

Grundsätzlich wird für die Gelangensbestätigung keine Form vorausgesetzt. Für mehrere Bestellungen innerhalb eines Quartals können Sie auch Sammelbestätigungen ausstellen.

Die Gelangensbestätigung kann in Form mehrerer Dokumente wie etwa dem Lieferschein und ergänzenden Angaben erfolgen – jedoch gibt es auf den Seiten der entsprechenden Industrie- und Handelskammern Muster und Vorlagen, die das Ausfüllen erleichtern – etwa bei der IHK-München

Auch die Sprache können Sie sich frei aussuchen, solange diese in mindestens einem Mitgliedstaat der Europäischen Union gesprochen wird, jedoch müssen außer Deutschen, Englischen und Französischen Gelangensbestätigungen beglaubigte Übersetzungen beigefügt werden. Wie Ihre Gelangensbestätigung am Ende aussieht, ist Ihnen überlassen. Wichtig ist nur, dass alle Angaben ersichtlich und nachvollziehbar sind.

Wer muss die Gelangensbestätigung ausfüllen?

Die Gelangensbestätigung setzt die Unterschrift des Waren-Abnehmers auf die von ihm ausgestellte Bestätigung voraus. Sofern der Spediteur, der die Ware liefert, vom Zulieferer dazu beauftragt wurde, kann die Gelangensbestätigung auch diesem direkt ausgehändigt werden. Falls die Spedition dies ablehnt, kümmert sich der Händler in der Regel selbst darum, die Bestätigung auszufüllen – dies kann schriftlich oder in elektronischer Form erfolgen.

Wer prüft die Gelangensbestätigung?

Prüfungen im Bezug auf die Gelangensbestätigung werden von der Finanzverwaltung durchgeführt, wobei Kleinunternehmer mit jährlichen Umsätzen unter 7,3 Mio. Euro weniger stark kontrolliert werden. Unternehmen werden aber auch nach dem Zufallsprinzip ausgewählt, eine gewissenhafte Führung der Gelangensbestätigung ist demnach dringend zu empfehlen.

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Wie wird die Gelangensbestätigung übermittelt?

Sie können die Gelangensbestätigung schriftlich oder elektronisch übermitteln. Bei der elektronischen Übermittlung ist eine Unterschrift nicht zwingend notwendig, wenn erkennbar ist, dass diese im Verfügungsbereich des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers begonnen hat. Folgende Optionen, die jedoch allesamt im Nachhinein archiviert werden sollten, stehen Ihnen dabei offen:

  • einfache E-Mail
  • E-Mail mit Word- oder PDF-Anhang
  • über Fax
  • per Web-Download
  • mittels spezieller Software

Alternativnachweise

Die Gelangensbestätigung kann als einfachster Weg gesehen werden, den Anforderungen der Finanzverwaltung gerecht zu werden. In einigen Fällen lässt sich diese jedoch mit gegebenenfalls bereits bestehenden Dokumenten ersetzen.

Kraftfahrzeugzulassung

Insofern es sich um ein Fahrzeug eines Autohauses handelt, für das eine Zulassung für den Straßenverkehr erforderlich ist, die Beförderung des Fahrzeugs durch den Kunden erfolgt und auf diesen zugelassen ist, kann die Kraftfahrzeugzulassung als Alternativnachweis geltend gemacht werden. Wichtig hierbei ist, dass Fahrzeug-Identifikationsnummer geführt wird und das Fahrzeug ausschließlich auf den Kunden zugelassen ist.

Versendungsbeleg

Gemäß der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung kann auch ein handelsrechtlicher Frachtbrief, der vom Auftraggeber des Frachtführers sowie dem Empfänger unterzeichnet wurde, anerkannt werden.

Spediteursbescheinigung über das bereits erfolgte Verbringen

Enthält eine Spediteursbescheinigung Namen, Anschrift und Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmens sowie des liefernden Unternehmens, Menge und Bezeichnung der Lieferung, Zeitpunkt der Lieferung sowie eine Versicherung, dass die Angaben in dem Beleg aufgrund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, kann diese als Alternativnachweis verwendet werden.

Spediteursversicherung

Wie auch bei der Spediteursbescheinigung müssen bei der Spediteursversicherung etwaige Angaben, die auch in der Gelangensbestätigung enthalten sind, ersichtlich sein, um diese als Alternativnachweis geltend zu machen.

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Häufig gestellte Fragen

Wer ist verantwortlich für Gelangensbestätigung?

Die Gelangensbestätigung muss vom Versender der Ware ausgefüllt und vom Abnehmer der Ware unterzeichnet werden. Hintergrund ist die Kontrolle durch die Finanzverwaltung um sogenannte Karussellgeschäfte zu unterbinden.

Wie bekomme ich eine Gelangensbestätigung?

Ihre Gelangensbestätigung sollten Sie zeitnah nach der Bestellung entweder auf elektronischem oder schriftlichen Weg erhalten.

Bis wann muss die Gelangensbestätigung vorliegen?

Der Zeitraum für die Zustellung der Gelangensbestätigung räumt ein Einreichen bis zum Ende des Quartals ein.

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