Der Handel zwischen Unternehmen aus verschiedenen Nationen wird von zahlreichen Auflagen geprägt. Die Exportkontrolle dient dazu, sicherheitspolitische Aspekte grenzübergreifend und damit international durchzusetzen. Ein wichtiges Element der Exportkontrolle ist beispielsweise die Verhinderung der Verbreitung von Massenvernichtungswaffen. Dabei konzentrieren sich die diesbezüglichen Aktivitäten der Behörden auf den Austausch von Waren oder Dienstleistungen.
Wie kann man im Unternehmen sicherstellen, dass man sich an alle Vorschriften der Exportkontrolle hält? Was gehört zur Exportkontrolle und welche Unternehmen sind verpflichtet, sie durchzuführen? Welche Compliance Programme (ICP) gibt es, um die Exportkontrolle innerbetrieblich durchzuführen?
Was versteht man unter Exportkontrolle im Unternehmen
Die Exportkontrolle kommt als rechtliches Instrument international zum Einsatz und soll unter anderem dem Bestehen und Wachsen terroristischer Organisationen entgegenwirken, indem sie wirtschaftlich isoliert werden und ihnen somit die Existenzgrundlage entzogen wird.
Durch die Exportkontrolle sollen ferner der Frieden und das friedliche Zusammenleben der Völker gefördert werden. Rüstungsgüter und Massenvernichtungswaffen dürfen nicht verbreitet werden. Dadurch soll erreicht werden, dass man Terrorbewegungen
Was ist ein innerbetriebliches Compliance-Programm (ICP) in der Exportkontrolle?
Die Exportkontrolle findet auf internationaler Ebene statt. Allerdings müssen Unternehmen ein unternehmensinternes Kontrollprogramm besitzen, um sicherzustellen, dass die rechtlichen Vorschriften in vollem Maße eingehalten werden. Es gehört zu den Aufgaben der Geschäftsleitung, die notwendigen Maßnahmen im Unternehmen zu ergreifen, damit alle Prozesse rechtmäßig ablaufen. Verstöße gegen die Vorschriften der Exportkontrolle sollen dadurch bereits im Voraus vermieden werden.
Jedes ICP ist an die Bedürfnisse und Bedingungen des jeweiligen Unternehmens anzupassen. Auch wenn es keine feststehenden Vorgaben zur unternehmensinternen Umsetzung gibt, müssen einige wichtige Kriterien erfüllt werden, um die Funktionalität des ICP zu garantieren, denn eine Exportkontrolle kann nur mit konkreten Arbeitsanweisungen gut funktionieren.
Welche Unternehmen benötigen ein ICP?
Grundsätzlich ist jedes Unternehmen von der Exportkontrolle betroffen, selbst dann, wenn es selbst keine Exporte tätigt. Auch bei nationalen Lieferungen muss eine Sanktionslistenprüfung vorgenommen werden. Deshalb muss jedes Unternehmen über ein ICP verfügen. Wie umfangreich dieses Compliance-Programm ist und wie viele Prüfschritte es enthält, hängt vom Sortiment ab. Hinzu kommt der Einfluss der Lieferländer und Endverbraucher.
Am 1. Januar 2021 trat ein neues Gesetz in Kraft, das alle Unternehmen dazu verpflichtet, das ICP mit einem ELIC-Zugang zu erstellen. Der Fragebogen des ICP dient der innerbetrieblichen Überwachung der Vorgänge, darf allerdings nicht mit dem ICP selbst verwechselt werden.
Ist die Einführung eines ICP verpflichtend?
Es gibt kein Gesetz, in dem die Einführung eines ICP als unbedingt verpflichtend aufgeführt wird. In § 93 AktG und § 130 OWiG, ebenso wie in § 43 GmbHG, tritt es jedoch in Verbindung mit der allgemeinen Sorgfaltspflicht auf.
Hinzu kommt, dass die Genehmigung von Anträgen stets auch von der Zuverlässigkeit des Antragstellers abhängt. Dazu gehört in diesem Zusammenhang selbstverständlich auch, die Sicherheit der Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften gewährleisten zu können.
Was gehört alles zur Exportkontrolle? – Die Kriterien eines ICP
Nachdem Sie nun wissen, welche Unternehmen ein ICP implementieren sollten und welchen Zweck ein solches ICP im Rahmen der Organisation der Exportkontrolle erfüllt, beschäftigen wir uns an dieser Stelle näher mit den Anforderungen, denen ein solches Programm gerecht werden muss.
Personalauswahlpflicht
Folgenden Anforderungen muss ein ICP im Unternehmen gerecht werden:
- Es müssen kompetente Mitarbeiter eingestellt werden.
- Der Ausfuhrbeauftragte fungiert als Bindeglied zwischen den jeweiligen Fachbereichen und den Mitarbeitern der Abteilungen.
- Es muss mindestens einen Exportkontrollbeauftragten geben, der für die Umsetzung des ICP zuständig ist. Er legt fest, welcher Mitarbeiter im Rahmen des ICP welche Aufgaben zu erfüllen hat.
Weiterbildungspflicht
Die Mitarbeiter des Unternehmens müssen in regelmäßigen Abständen an Schulungen teilnehmen, um sich auf dem Gebiet der Exportkontrolle weiterzubilden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Personen, die innerhalb des Unternehmens für die Kontrolle der Exports zuständig sind, über die notwendigen Qualifizierungen verfügen, um ihre Aufgaben optimal zu erfüllen.
Organisationspflicht
Im Rahmen der Organisationspflicht eines Unternehmens sind folgende Aspekte zu beachten:
- Es ist eine offizielle Sanktionslistenprüfung einzurichten.
- Die Durchführung der unterschiedlichen Prozesse ist auf ihre Rechtmäßigkeit hin zu prüfen.
- Alle betriebsinternen Abteilungen – darunter Vertrieb, Einkauf und Produktmanagement – sind einzubinden.
- Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, sollten derart zugeordnet sein, dass sie eine unproblematische Organisation innerhalb des Unternehmens ermöglichen und alle Zuständigkeiten festgelegt werden.
- Mittels Einführung einer Prüfsoftware, sollte eine angemessene Güterlistenkontrolle gewährleistet werden.
Überwachungspflicht
Im Zusammenhang mit der Überwachungspflicht sollte das Augenmerk auf Folgendem liegen:
- Diverse Kontrollstrukturen, darunter Systemprüfungen und Stichproben, sollten eingeführt werden.
- Die Einhaltung von Organisationsabläufen und Zuständigkeiten sollte sichergestellt werden.
- Prüfschritte sollten ausführlich dokumentiert und Exportunterlagen angemessen aufbewahrt werden.
Wie sollte ein ICP aufgebaut sein?
An dieser Stelle muss betont werden, dass es nicht das eine Compliance-Programm gibt, das den Ansprüchen aller Unternehmen gerecht werden kann. Deshalb muss sich der Aufbau eines ICP immer an den konkreten Strukturen und Anforderungen des betreffenden Unternehmens orientieren. So kann sich beispielsweise – je nach Unternehmen – entweder ein dezentraler oder ein zentraler Aufbau als besser geeignet erweisen.
Es wird ein Ausfuhrverantwortlicher für das ICP ernannt, der Teil des Vorstands oder der Geschäftsführung sein muss. Dies sollte auch anhand des Organigramms des Unternehmens erkennbar sein. Der Exportkontrollverantwortliche hat die Aufgabe, alle Exportprozesse im Unternehmen eingehend zu prüfen und kritische Ausfuhrvorgänge umgehend zu stoppen. Er ist dazu verpflichtet, seine Beobachtungen an den Ausfuhrverantwortlichen zur Kenntnis zu bringen.
Betrifft ein ICP auch die Einkaufsabteilung?
Als Unternehmen ist man nicht nur für die korrekte Ausfuhr der eigenen Güter zuständig, man muss auch dafür sorgen, dass bei der Beschaffung keine Fehler begangen werden. Bereits zum Zeitpunkt des Einkaufs sollte man bei seinem Lieferanten proaktiv eine ausführliche Auskunft über die Ware einfordern. Es gibt zahlreiche Produkte, die einer Bewilligungspflicht oder anderen rechtlichen Vorschriften unterliegen. Deshalb sollte die Einkaufsabteilung bereits während der Abwicklung eines Geschäfts die Zolltarifnummer, das Ursprungsland und den Präferenzstatus des Produkts kennen. Die Exportkontrolle ist deshalb neben dem Vertrieb auch für die Einkaufsabteilung wichtig.
Wann überprüft das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) ein ICP?
Wann und wie ein ICP vom BAFA überprüft wird, hängt von der Art des Verfahrens ab. Bei einem Einzelantragsverfahren wird grundsätzlich keine materielle Kontrolle durch das BAFA vorgenommen. Wenn es keinen Grund für Skepsis gibt, vertraut das Bundesamt den Versicherungen des Ausfuhrverantwortlichen, dass alle Bestimmungen des Außenwirtschaftsverkehrs eingehalten werden.
Bei Sammelgenehmigungen überprüft das BAFA, ob die Organisationsanweisungen im Sammelantrag vollständig ausgeführt wurden. Im Anschluss daran erfolgt eine Kontrolle vor Ort, bei der die Funktionalität und die Vollständigkeit des Systems überprüft werden.
In § 9 der Verteidigungsgüterrichtlinie 2009/43/EG wird definiert, dass nur zuverlässige Unternehmen ein Zertifikat erhalten können. Die BAFA überprüft die Angaben, die im Antragsverfahren gemacht werden, durch eine Vor-Ort-Kontrolle.
Welche Vorteile bringt ein ICP dem Unternehmen?
Wenn ein Unternehmen eine systematisierte Exportkontrolle etabliert, können Abläufe sehr viel klarer und zielorientierter geplant werden. Es ist möglich, die Verantwortlichen und die Ansprechpartner zu definieren. Hinzu kommt, dass der standardisierte Ablauf der Exportkontrolle weniger Fehler zulässt. Hindernisse und Zwischenfälle fallen sofort auf, sodass man rechtzeitig nach Lösungen suchen kann und die Prozesse im Unternehmen nicht aufgehalten werden.
Die Abläufe im Betrieb werden auf ihre Effizienz und ihre Vollständigkeit überprüft. Schwachstellen werden erkannt und zielführend behoben. Das alles hat zur Folge, dass – sollte es dennoch zu einem Fehler oder Verstoß kommen – weniger stark sanktioniert wird.
Zusammenfassung
Ein ICP erleichtert die Exportkontrolle im Unternehmen, was Einfluss auf innerbetriebliche und außenwirtschaftliche Prozesse hat. Es muss allerdings bedacht werden, dass ein internes Exportkontrollprogramm nur dann seinen Zweck erfüllt, wenn es im Unternehmensalltag vollständig zur Geltung kommen kann. Es reicht deshalb nicht aus, die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften sicherzustellen. Darüber hinaus muss das ICP auch den Ansprüchen der Angestellten sowie den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht werden.
Aufgrund seiner hohen Komplexität macht es Sinn, bei der Ausarbeitung eines ICP das Fachwissen eines Expertenteams in Anspruch zu nehmen.
