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Der Exportkontrollbeauftragte im Unternehmen: Funktion, Aufgaben, Voraussetzungen & mehr

Inhaltsverzeichnis

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Sobald ein Unternehmen Exportvorgänge tätigt, muss es sich an die geltenden Vorschriften halten. Tut es dies nicht, so drohen hohe Bußgelder. Um sicherzugehen, kann ein Betrieb einen Exportkontrollbeauftragten bestimmen. Diese Person ist dafür zuständig, die Exportvorgänge im Unternehmen auf ihre Rechtmäßigkeit zu prüfen. Sie muss in regelmäßigen Abständen an den Ausfuhrverantwortlichen und die Geschäftsleitung berichten, damit alle Vorgänge intern überprüft werden können.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Aufgaben der Exportkontrollbeauftragte hat, welche Voraussetzungen er für seine Arbeit erfüllen muss und welche Vorteile er dem Unternehmen bringt.

Was ist ein Exportkontrollbeauftragter?

In mittelständischen und großen Unternehmen, in denen täglich Exportvorgänge getätigt werden müssen, gibt es in der Regel eine Abteilung, welche für die Kontrolle der Exporte zuständig ist. Je nach Größe des Unternehmens umfasst diese Abteilung mehrere Mitarbeiter. Der Exportkontrollbeauftragte leitet die Abteilung der Exportkontrolle und stellt sicher, dass bei den Vorgängen alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden, um Bußgelder und andere Strafen zu vermeiden. Er muss seine Ergebnisse dem Ausfuhrverantwortlichen berichten, der die Abteilung disziplinarisch und fachlich beaufsichtigt.

Worin unterscheiden sich der Exportkontrollbeauftragte und der Ausfuhrverantwortliche?

Der Exportkontrollbeauftragte übernimmt die operativen Aufgaben im Unternehmen. Er arbeitet auf interner Ebene und stellt sicher, dass bei den Exportvorgängen der Firma alle Exportgesetze eingehalten werden. Dahingegen ist der Ausfuhrverantwortliche auf einer anderen Ebene dafür zuständig, dass genehmigungspflichtige Güter korrekt angemeldet und exportiert werden. Der Ausfuhrverantwortliche arbeitet hierbei übergeordnet, während der Exportkontrollbeauftragte in das tägliche Geschäft des Unternehmens eingebunden ist.

Hinzu kommt, dass ein Unternehmen dazu verpflichtet ist, dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle offiziell mitzuteilen, welche Person den Posten des Ausfuhrverantwortlichen besetzt. Der Exportkontrollbeauftragte muss hingegen nicht beim BAFA angemeldet werden. Darüber hinaus befindet sich der Ausfuhrverantwortliche in einer hohen Position im Unternehmen. In einer GmbH ist dies beispielsweise die Geschäftsleitung und in einer AG ein Mitglied des Vorstands.

Der Ausfuhrverantwortliche steht in der Hierarchie über dem Exportkontrollbeauftragten. Er kann seine Aufgaben nicht direkt an letzteren delegieren. Auf Grund seiner leitenden Position kann er jedoch sicherstellen, dass im Unternehmen die notwendigen Strukturen aufgebaut werden, die eine Einhaltung der Exportvorschriften garantieren. Dies zu kontrollieren, ist Aufgabe des Exportkontrollbeauftragten. Nicht zu vergessen ist außerdem, dass neben diesen beiden Positionen auch noch die Stelle des betrieblichen Zollbeauftragten besetzt werden muss. Welche Aufgaben der Zollbeauftragte im Unternehmen hat, welche Voraussetzungen er erfüllen muss und welche Vorteile er für die täglichen Aufgaben der Firma bedeutet, erfahren Sie in unserem ausführlichen Artikel zum Thema „Der betriebliche Zollbeauftragte“.

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Exportkontrollbeauftragter und Zollbeauftragter

Der Zollbeauftragte eines Unternehmens ist unter anderem für Zertifizierungen und Bewilligungen zuständig. Anders als der Exportkontrollbeauftragte, sind seine Aufgaben nicht pauschal vorgegeben, sondern werden individuell vom Unternehmen definiert. Je nach Größe des Unternehmens kann der Exportkontrollbeauftragte durchaus gleichzeitig auch der Zollbeauftragte sein. Bei großen Unternehmen, die täglich zahlreiche Exportvorgänge durchführen müssen, wird die Abteilung der Exportkontrolle meist von mehreren Personen besetzt. Schließlich müssen die Aufgaben pflichtbewusst bearbeitet werden, um einen Verstoß gegen Export- und Zollauflagen zu vermeiden. Bei kleinen Unternehmen ist häufig der Exportkontrollbeauftragte gleichzeitig auch der Zollbeauftragte.

Welche Aufgaben muss der Exportkontrollbeauftragte bearbeiten? – Die Kompetenzen im Überblick

Zu den wichtigsten Aufgaben des Exportkontrollbeauftragten gehört, die Exportvorgänge des Unternehmens auf ihre Rechtmäßigkeit zu überprüfen. Hierfür stehen die Exportregeln zur Verfügung, die sich je nach Ware und Exportland unterscheiden können. Wenn ein Verstoß festgestellt wird, muss der betroffene Exportvorgang augenblicklich unterbrochen werden. Der Exportkontrollbeauftragte erhält ein Weisungs- und Stopprecht vom Ausfuhrverantwortlichen, um im Notfall schnell handeln zu können.

Der Exportkontrollbeauftragte muss bereits im Voraus prüfen, ob bestimmte Waren besonderen Genehmigungen bedürfen oder gar nicht exportiert werden dürfen. Hierzu gehören zum Beispiel eine Vielzahl der Dual-Use-Güter. Folgende Kriterien helfen bei der Einstufung von Gütern:

  • Sonderbeschränkungen (Embargos)
  • Personenbezogene Beschränkungen (Sanktionslistenprüfung)
  • Verwendung im Bestimmungsland
  • Güterart

Die zentrale Genehmigungsstelle für den Export von gewerblichen oder industriellen Gütern ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Es handelt im Auftrag des Bundeswirtschaftsministeriums und besitzt die Befugnis, Exportunternehmen die notwendigen Sondergenehmigungen auszustellen. Es gibt Güter, die grundsätzlich nicht als sensibel eingestuft werden und für die deshalb die Allgemeinen Genehmigungen (AGG) gelten.

Über die Prüfung anstehender Exporte hinaus muss der Exportkontrollbeauftragte auch noch andere Aufgaben und Funktionen erfüllen:

  • Kontrolle ablaufender Fristen
  • Anfertigung der notwendigen Ausfuhranmeldungen und Begleitpapiere
  • Durchführung der Sanktionslistenprüfung
  • Beantragung benötigter Genehmigungen für die Zollabwicklung
  • Pflege der Material- und Artikelstämme
  • Bestimmung der außenhandelsrechtlichen Klassifizierung der zu exportierenden Güte
  • Ansprechpartner für externe Nachfragen, beispielsweise seitens der Dienstleister oder Behörden
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Welche Anforderungen und Voraussetzungen muss ein Exportkontrollbeauftragter erfüllen?

Die Berufsbezeichnung des Exportkontrollbeauftragten ist nicht gesetzlich geschützt. Es ist somit nicht festgelegt, welche Voraussetzungen eine Person erfüllen muss, um dieser Position im Unternehmen gewachsen zu sein. Dennoch lassen sich an dieser Stelle Empfehlungen aussprechen. Schließlich muss die beauftragte Person in der Lage sein, komplexe Prozesse im Zusammenhang mit dem Export von Gütern zu bewerten und Lösungen zu erarbeiten. Entscheidungen müssen häufig innerhalb kürzester Zeit getroffen werden. Folgende Kompetenzen helfen Ihnen als Entscheidungsträger dabei, die passende Person zum Exportkontrollbeauftragten zu ernennen:

  • Die Person sollte darüber aufgeklärt sein, welche juristischen Konsequenzen ein Fehlverhalten mit sich bringt und welche Regelungen der Haftung gelten.
  • Die Person sollte sich mit den gesetzlichen Vorgaben des Zolls und der Ausfuhr bestens auskennen. Innerbetriebliche Verwaltungsprozesse für Exportvorgänge spielen ebenso eine wichtige Rolle, wie Änderungen gesetzlicher Regeln.

Außerdem sollten Sie nicht vergessen, dem Exportkontrollbeauftragten mit großer Regelmäßigkeit die Teilnahme an Weiterbildungen und Schulungen zu ermöglichen. Die Gesetze rund um Ausfuhr und Transport ändern sich häufig, weshalb nur durch fortlaufende Schulungen und Fortbildungen gewährleistet werden kann, dass der Exportkontrollbeauftragte stets auf dem neuesten Stand ist.

Was passiert bei Fehlern oder Verstößen seitens des Exportkontrollbeauftragten?

Grundsätzlich haftet der Exportkontrollbeauftragte nicht persönlich. Er ist ein ausführendes Organ des Unternehmens, das im Auftrag des Ausfuhrverantwortlichen handelt und diesem unterstellt ist. Der Ausfuhrverantwortliche ist deshalb die Person, die bei einem Verstoß haften muss. Schließlich gehört er der Führungsebene des Unternehmens an. Besitzt eine Firma keinen Ausfuhrverantwortlichen, so muss die Geschäftsleitung bei Verstößen und fehlerhaftem Verhalten haften.

Eine Haftung des Exportkontrollbeauftragten liegt jedoch dann vor, wenn dieser vorsätzlich oder zumindest grob fahrlässig gehandelt hat. Doch auch wenn der Exportkontrollbeauftragte nach außen hin nicht persönlich haftet, so werden auf interner Ebene häufig Nachforschungen angestellt. Vor dem Ausfuhrverantwortlichen oder der Geschäftsleitung muss der Exportkontrollbeauftragte sein Verhalten rechtfertigen.

Ein Verstoß gegen das Exportkontrollrecht zieht oft hohe Bußgelder mit sich. Zu den häufigsten Gesetzesbrüchen gehören Technologietransfers und nicht genehmigte Ausfuhren. Die genaue Höhe der Bußgelder hängt davon ab, welcher Tatvorwurf im Raum steht und wie schwerwiegend der Verstoß ist.

Bei einer Verletzung der Aufsichtspflicht drohen Strafgelder von mindestens 5.000 Euro. Bei einer leichtfertigen Steuerverkürzung ist mit bis zu 50.000 Euro zu rechnen und in schweren Fällen können Bußgelder in Höhe von bis zu 500.000 Euro auf das Unternehmen zukommen.

Um Verstöße und Bußgelder zu vermeiden, muss sich der Exportkontrollbeauftragte eingehend mit der einschlägigen Rechtsgrundlage auseinandersetzen. Aus dieser geht hervor, welche Vorschriften und Regeln bei dem Export von Gütern eingehalten werden müssen. Wichtig sind in diesem Zusammenhang vor allem die Dual-Use-Verordnung, die Außenwirtschaftsverordnung (AWV) und das Außenwirtschaftsgesetz (AWG). Sie bilden die Basis des Exportkontrollrechts und sollten dem Exportkontrollbeauftragten deshalb auf jeden Fall geläufig sein. Je nach Unternehmen kommen außerdem auch die Länder- und personenbezogene Embargoverordnung der EU, das Lieferkettengesetz, Güterlisten und die Anti-Folter-Verordnung hinzu.

Welche Gesetze einem Exportvorgang zugrunde liegen, hängt unter anderem von den Bestimmungsländern der Güter ab. Deshalb ist es wichtig, Exportvorgänge im Unternehmen nicht zu pauschalisieren, sondern vor jedem Vorgang eine Überprüfung der geltenden Gesetze vorzunehmen.

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Ist das Unternehmen zur Bestellung eines Exportkontrollbeauftragten verpflichtet?

In den einschlägigen Gesetzen wird nicht festgelegt, dass ein Unternehmen dazu verpflichtet ist, einen Exportkontrollbeauftragten zu bestellen. Die Frage lässt sich somit kurz mit einem „Nein“ beantworten.
Dennoch gibt es zahlreiche Gründe, die für die Ernennung eines Exportkontrollbeauftragten sprechen. Exportvorgänge sind komplex und erfordern eine hohe Präzision bei der Zusammenarbeit einzelner Abteilungen. Große Unternehmen, zu deren alltäglichem Geschäft Exporte zählen, sollten unbedingt eine Abteilung für die Kontrolle von Exporten und Ausfuhren einrichten. Der Ausfuhrverantwortliche ist, anders als der Exportkontrollbeauftragte, offiziell beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) zu melden.

Die Geschäftsleitung ist dazu verpflichtet, alle Zollvorgänge rechtmäßig durchzuführen. Geschieht dies nicht, so drohen Bußgelder und Haftstrafen. Auf der externen Ebene haftet die Führungsebene des Unternehmens bei Verstößen gegen die Zoll- und Ausfuhrgesetze. Deshalb sollte die Geschäftsführung geeignete Strukturen etablieren, die einen rechtmäßigen Export ermöglichen. Auf diese Weise schützt sich die Führungsebene. Der Exportkontrollbeauftragte ist als Experte für Exporte und Ausfuhren dazu in der Lage, Probleme oder Fehler frühzeitig zu erkennen und im Sinne des Unternehmens zu beheben.

Hinzu kommt, dass der Exportkontrollbeauftragte eng mit dem Zollbeauftragten zusammenarbeitet. In kleinen Unternehmen besetzt eine Person häufig beide Posten. Der Exportkontrollbeauftragte fungiert sowohl intern als auch extern als Ansprechpartner für Mitarbeiter anderer Abteilungen, Behörden und Dienstleister.

Fazit

Der Exportkontrollbeauftragte übernimmt wichtige Aufgaben im Unternehmen. Die Stelle sollte deshalb mit der notwendigen Ernsthaftigkeit betrachtet und verantwortungsbewusst vergeben werden. Während der Ausfuhrverantwortliche offiziell beim BAFA gemeldet werden muss, ist die Ernennung des Exportkontrollbeauftragten in erster Linie eine interne Entscheidung. Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet, eine Person mit der Kontrolle der Exporte zu beauftragen. Dies ist jedoch zu empfehlen, weil der Exportkontrollbeauftragte bevorstehende Ausfuhren und Exporte überprüft und auf diese Weise mögliche Fehler oder Gesetzesverstöße erkennen kann. Er stellt einen Schutz für die Geschäftsleitung dar, die im Falle eines Verstoßes gegen das Zoll- oder Ausfuhrrecht persönlich haftet und mit hohen Geldstrafen, bis hin zu Haftstrafen rechnen muss.
Darüber hinaus hilft der Exportkontrollbeauftragte dabei, die Arbeitsprozesse der einzelnen Abteilungen im Unternehmen besser zu koordinieren, damit der zeitliche und finanzielle Aufwand der Exportvorgänge minimiert werden kann.

Ein Unternehmen ist zwar nicht dazu verpflichtet, einen Exportkontrollbeauftragten zu bestellen, diese Maßnahme ist jedoch mit zahlreichen Vorteilen verbunden und deshalb sehr zu empfehlen.

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