- Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist ein steuerrechtliches Pflichtdokument für Unternehmer, die innergemeinschaftliche Lieferungen oder Dienstleistungen an andere Unternehmer im EU-Binnenmarkt erbringen.
- Nur wer eine gültige USt-ID vorweist und die ZM fristgerecht einreicht, profitiert von der Umsatzsteuerbefreiung – seit 2020 gilt das auch für die USt-ID des ausländischen Geschäftspartners.
- Die Abgabe erfolgt ausschließlich elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern – monatlich, vierteljährlich oder jährlich, je nach Umsatzhöhe.
- Bei Versäumnissen drohen Zwangsgelder bis 25.000 Euro, Verspätungszuschläge sowie der Verlust der Steuerbefreiung.
- Für Privatkundengeschäfte und Lieferungen nach Großbritannien (post-Brexit) entfällt die ZM-Pflicht vollständig.
Bei Warenlieferungen und Dienstleistungen, die Sie in einem anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union ausführen, gilt für die Umsatzbesteuerung der innergemeinschaftliche Warenverkehr. Dies bedeutet, dass Sie für die Erbringung von innergemeinschaftlichen Lieferungen und Dienstleistungen unter bestimmten Voraussetzungen keine Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt anmelden und abführen müssen. Als Nachweis hat der europäische Gesetzgeber das Instrument der Zusammenfassenden Meldung eingeführt.
Was ist die Zusammenfassende Meldung?
Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist ein Begriff, der ausschließlich im Umsatzsteuerrecht Verwendung findet. Die von der Europäischen Union vorgegebenen Bestimmungen hat der deutsche Gesetzgeber mit § 18a Umsatzsteuergesetz (UStG) in nationales Recht umgesetzt. Hiernach gilt die ZM als Nachweis dafür, dass Sie im EU-Binnenmarkt innergemeinschaftliche Lieferungen oder Dienstleistungen erbracht haben und für Leistungen dieser Art von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit sind.
Begriff
In der Zusammenfassenden Meldung stellen Sie bestimmte Daten für die Finanzverwaltung zusammen, wenn Sie innerhalb des vorangegangenen Meldezeitraums innergemeinschaftliche Lieferungen oder Dienstleistungen an ein Unternehmen erbracht haben, das seinen Sitz in einem anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union hat. Als einen anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union definiert das Umsatzsteuerrecht auch den Begriff »übriges Gemeinschaftsgebiet«.
Die ZM enthält Angaben über den Empfänger der innergemeinschaftlichen Lieferung oder Dienstleistung. Zu beachten ist, dass Sie beide Umsatzarten separat aufführen. Um dieser Verpflichtung nachzukommen, richten Sie in Ihrer Finanzbuchhaltung zwei getrennte Konten ein.
Die Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung ist nur erforderlich, wenn Sie innergemeinschaftliche Lieferungen und Dienstleistungen an einen anderen Unternehmer erbringen. Ist Ihr Kunde eine Privatperson, findet die Vorschrift des § 18a UStG keine Anwendung. In diesem Fall kommen die Vorschriften der Regelbesteuerung zum Tragen.
Die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung ist die Voraussetzung dafür, dass Sie von der Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung oder Dienstleistung profitieren. Der europäische Gesetzgeber überprüft hiermit, ob die innerhalb des EU-Binnenmarkts erbrachten Leistungen korrekt versteuert wurden.
Von dem Begriff der Zusammenfassenden Meldung grenzt sich die Intrastat-Meldung ab. Hierbei handelt es sich um ein Dokument, in dem Sie die statistischen Daten zu Ihren innergemeinschaftlichen Warenbewegungen oder Dienstleistungen angeben. Weitergehende Informationen zu den Intrastat-Meldungen finden Sie in unserem ausführlichen Beitrag »Alles Wissenswerte zu der Intrastat-Meldung«.
Funktionsweise
Der europäische Gesetzgeber hat beschlossen, dass Sie die Zusammenfassende Meldung in elektronischer Form ermitteln müssen. Eine Ausnahme von dieser Regelung ist zulässig, wenn die Übertragung der ZM auf elektronischem Weg für Sie mit einer negativen persönlichen oder wirtschaftlichen Folge verbunden ist. Der Gesetzgeber spricht in diesem Fall von einer unbilligen Härte, die für Sie nicht zumutbar ist.
Adressat der ZM ist das Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis. Über das Online-Portal erhalten Sie Zugang, um Ihre ZM elektronisch zu übermitteln. Alternativ können Sie die Meldung über die Elster-Plattform der Finanzverwaltung vornehmen.
Damit die Sicherheit der Daten gewährleistet ist, hat die Europäische Union mit Wirkung vom 01. Januar 2013 ein Authentifizierungsverfahren eingeführt. Um an diesem Verfahren teilnehmen zu können, müssen Sie sich einmalig beim Bundeszentralamt für Steuern registrieren.
Voraussetzung für die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung ist die Angabe der Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID), die Sie beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen können. Hat auch der Lieferungs- oder Leistungsempfänger eine gültige USt-ID, wird der von Ihnen getätigte Umsatz von der Umsatzsteuer freigestellt. Hierzu geben Sie beide USt-ID in der Zusammenfassenden Meldung an. Seit dem 01. Januar 2020 gewährt Ihnen der Gesetzgeber keine Steuerbefreiung mehr, wenn Sie vergessen, die USt-ID Ihres ausländischen Geschäftspartners anzugeben.
Hintergrund
Nach dem Wegfall der Grenzen zwischen den einzelnen Mitgliedsstaaten musste der europäische Gesetzgeber ein Verfahren in der Umsatzsteuer entwickeln, damit das Steueraufkommen im EU-Binnenmarkt gesichert bleibt. Zu den Bestimmungen, die den innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der Europäischen Union regeln sollen, zählt auch die Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung.
Das Dokument wird zum Informationsaustausch zwischen den einzelnen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union genutzt. In Deutschland wurde das Bundeszentralamt für Steuern mit der Verwaltung der ZM beauftragt. Die Behörde kontrolliert, ob Sie Ihre Abgabepflichten pünktlich erfüllen und das Dokument die erforderlichen Angaben enthält.
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen sprechen. Unsere Experten beraten Sie gerne – telefonisch oder persönlich vor Ort in Rödermark.
Wer muss eine Zusammenfassende Meldung abgeben?
Zur Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung sind Sie verpflichtet, wenn auf Sie als Unternehmer einer der folgenden Sachverhalte zutrifft:
- Sie führen innerhalb des Meldezeitraums eine innergemeinschaftliche Warenlieferung oder Dienstleistung aus. Als Meldezeitraum gelten der Kalendermonat oder das Kalendervierteljahr.
- Sie führen eine Leistung in einen anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union aus, bei dem die Vorschriften des § 13b UStG (Reverse-Charge-Verfahren) Anwendung finden.
- Ihr Unternehmen ist über eine umsatzsteuerliche Organschaft mit einem anderen Unternehmen verbunden. Hier sind Sie auch als Organträger zur Abgabe einer ZM verpflichtet.
- Sie führen ein innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft im Sinne des § 25 b Absatz 2 UStG aus.
- Sie führen eine Lieferung oder Dienstleistung im Ausland aus. In diesem Fall können Sie sich umsatzsteuerlich von einem Fiskalvertreter vertreten lassen.
Als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Absatz 1 UStG sind Sie von der Abgabe einer ZM befreit. Die Kleinunternehmerregelung ist für Sie nur maßgeblich, wenn Sie bei Ihrem Finanzamt einen entsprechenden Antrag gestellt haben. Den Kleinunternehmerstatus können Sie beantragen, wenn Ihr Bruttovorjahresumsatz unter 22.000 Euro lag und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht die Grenze von 50.000 Euro übersteigen wird.
Was ist in der Zusammenfassenden Meldung anzugeben?
In der Zusammenfassenden Meldung müssen Sie alle notwendigen Informationen über Ihre innergemeinschaftlichen Lieferungen angeben.
Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt vor, wenn Sie eine Ware in einen anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union liefern oder für einen anderen Unternehmer, der dort seinen Sitz hat, eine Dienstleistung erbringen. Unter der Voraussetzung, dass dieser Unternehmer den Gegenstand oder die Dienstleistung für sein Unternehmen bezieht und Sie die ZM einreichen, wird der erzielte Umsatz von der Umsatzbesteuerung freigestellt.
In die ZM gehören auch die Angaben eines innergemeinschaftlichen Dreieckgeschäfts. Dies liegt vor, wenn an einem Umsatz drei Unternehmer aus drei verschieden Mitgliedsstaaten der Europäischen Union beteiligt sind. Das Umsatzsteuerrecht unterscheidet hier nach Erstlieferer, Erstabnehmer und Letztabnehmer. Sind Sie als Erstlieferer an einem innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft beteiligt, müssen Sie für Ihre Lieferung an den Erstabnehmer eine ZM beim Bundeszentralamt für Steuern einreichen.
Seit dem 01. Januar 2010 gelten die Regelungen für die Abgabe und die Angaben in einer Zusammenfassenden Meldung auch, wenn die Vorschriften des Reverse-Charge-Verfahrens Anwendung finden. Kehrt sich die Steuerschuldnerschaft bei einem Fall des § 13b UStG um, sind Sie zur Abgabe einer ZM verpflichtet.
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen sprechen. Unsere Experten beraten Sie gerne – telefonisch oder persönlich vor Ort in Rödermark.
Ab welcher Umsatzgrenze ist eine ZM abzugeben?
Sie sind nur zur Abgabe einer ZM verpflichtet, wenn Sie in dem betreffenden Meldezeitraum innergemeinschaftliche Lieferungen oder Dienstleistungen erbracht haben. Ergeben sich in einem Kalendermonat oder einem Kalendervierteljahr keine Umsätze, die diesen Bereichen zuzuordnen sind, geben Sie keine zusammenfassende Meldung ab. Eine sogenannte »Nullmeldung« wie z. B. bei der Umsatzsteuervoranmeldung sieht der Gesetzgeber nicht vor.
Für die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung gilt außerdem eine Umsatzgrenze von 50.000 Euro. Erreichen Sie diese Umsatzgrenze innerhalb eines Meldezeitraums nicht, sind Sie nicht zur Abgabe einer ZM verpflichtet.
Welche Frist gilt für die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung?
Für die Abgabefrist einer zusammenfassenden Meldung hat der Gesetzgeber drei Termine festgelegt. Diese orientieren sich an dem Zeitraum, für den Sie die ZM erstellen.
Monatliche Abgabe
Geben Sie Ihre zusammenfassende Meldung monatlich ab, müssen Sie diese bei einem Umsatz aus innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Dienstleistungen von über 50.000 Euro bis spätestens zum 25. Tag des Kalendermonats elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln.
Vierteljährliche Abgabe
Geben Sie Ihre ZM vierteljährlich ab, müssen Sie diese spätestens bis zum 25. Tag des Kalendermonats einreichen, der auf das Quartal der Rechnungsstellung folgt. Die Verpflichtung zur Abgabe trifft Sie aber nur, wenn die Umsatzgrenze im ersten Monat dieses Quartals überschritten wird.
Beispiel:
Sie tätigen im Oktober 2021 eine innergemeinschaftliche Lieferung an einen Unternehmer in Frankreich. Der Umsatz beträgt 55.000 Euro. Der Meldezeitraum endet am 31. Dezember 2021. Die ZM müssen Sie in diesem Fall bis spätestens zum 25. Januar 2022 an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln.
Ausnahme: Jährliche Abgabe
Sind Sie als Jahreszahler von der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und der Entrichtung der Umsatzsteuer befreit, müssen Sie eine jährliche Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln, wenn die Umsätze für alle in diesem Jahr ausgeführten innergemeinschaftlichen Lieferungen und Dienstleistungen insgesamt die Grenze von 200.000 Euro nicht überstiegen haben.
In welcher Form ist die ZM an wen abzugeben?
Die ZM können Sie nur in elektronischer Form einreichen. Adressat des Dokuments ist das Bundeszentralamt für Steuern. Die Behörde hat ein Online-Portal zur Verfügung gestellt, auf der Sie Ihre Abgabeverpflichtung erfüllen können.
Welche Sanktionen drohen bei einem Versäumnis der Abgabefrist?
Bei einem Versäumnis der Frist hat die Finanzbehörde das Recht, die Abgabe der ZM von Ihnen zu erzwingen. Hierzu stehen dem Finanzamt mehrere Mittel zur Verfügung.
Bei der Nichtabgabe einer ZM kann ein Zwangsgeld mit einer Höhe von bis zu 25.000 Euro festgesetzt werden. Wie hoch dieses Zwangsgeld tatsächlich ist, liegt im Ermessen der Finanzbehörde.
Bei einer verspäteten Abgabe droht Ihnen die Festsetzung eines Verspätungszuschlags. Die Höhe orientiert sich an den Umsätzen, die Sie in dieser ZM hätten melden müssen. Die Finanzbehörde ist berechtigt, 1 % dieser Bemessungsgrundlage als Verspätungszuschlag gegen Sie festzusetzen. Im Höchstfall sieht der Gesetzgeber hier eine Strafe von 2.500 Euro vor.
Kommen Sie Ihrer Verpflichtung zur Abgabe der ZM vorsätzlich nicht nach, kann die Finanzbehörde ein zusätzliches Bußgeld mit einer Höhe von bis zu 5.000 Euro gegen Sie festsetzen.
Wann und zu welchem Zweck ist die Zusammenfassende Meldung zu korrigieren?
Sobald Sie die Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt haben, nimmt die Behörde einen Abgleich mit den in den Umsatzsteuervoranmeldungen und in der Umsatzsteuerjahreserklärung deklarierten Daten vor. Zudem erfolgt eine Plausibilitätsprüfung hinsichtlich der USt-ID, die Ihnen Ihre ausländischen Abnehmer mitgeteilt haben. Das Bundeszentralamt für Steuern nimmt zu diesem Zweck Kontakt zu den ausländischen Finanzbehörden auf. Ergibt sich eine Differenz, werden Sie mit einem automatisierten Benachrichtigungsschreiben zur Korrektur der ZM aufgefordert. Die Korrektur ist erforderlich, damit die Finanzbehörde prüfen kann, ob alle Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Befreiung von der Umsatzsteuer erfüllt sind.
Für die Korrektur der zusammenfassenden Meldung lässt Ihnen der Gesetzgeber einen Monat Zeit. Die Frist beginnt, sobald Sie durch das automatisierte Benachrichtigungsschreiben von dem Fehler in der ZM Kenntnis genommen haben.
Welche Sanktionen drohen bei einem Versäumnis der Korrektur?
Nehmen Sie die Korrektur der ZM nicht innerhalb der vorgesehenen Frist vor, kann die Finanzbehörde Ihnen die Steuerbefreiung für alle Umsätze, die Sie mit dieser Zusammenfassenden Meldung deklariert haben, aberkennen. Zudem ist es denkbar, dass die Finanzbehörde die unterlassene Berichtigung als eine Ordnungswidrigkeit ansieht und Ihnen ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro auferlegt.
Zusammenfassung
Damit Sie nachweisen, dass Sie in einem anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union eine innergemeinschaftliche Lieferung oder Dienstleistung erbracht haben, übermitteln Sie dem Bundeszentralamt für Steuern eine Zusammenfassende Meldung in elektronischer Form. Hier führen Sie alle innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Dienstleistungen auf, die Sie innerhalb des Meldezeitraums im EU-Binnenmarkt an andere Unternehmer ausgeführt haben.
Zur Abgabe einer ZM sind Sie nur verpflichtet, wenn Sie eine innergemeinschaftliche Lieferung oder Dienstleistung an einen anderen Unternehmer erbringen, der seinen Sitz im übrigen Gemeinschaftsgebiet hat.
Die ZM ist die Voraussetzung dafür, dass Sie von der gesetzlich vorgesehenen Steuerbefreiung profitieren können. Zu einer Abgabe sind Sie nicht verpflichtet, wenn Ihre Abnehmer private Kunden sind.
Hinsichtlich der Abgabefrist unterscheidet der Gesetzgeber drei Termine, die sich an den Meldezeiträumen orientieren, für den Sie die ZM abgeben müssen. Sind Sie z. B. Monatszahler, müssen Sie die ZM für den Meldezeitraum Oktober bis spätestens zum 25. November elektronisch an Ihr Finanzamt übermitteln.
Kommen Sie der Verpflichtung nicht nach, kann die Finanzbehörde Sie mit einem Zwangsgeld zur Abgabe zwingen. Bei einer verspäteten Abgabe der ZM droht Ihnen die Festsetzung eines Verspätungszuschlags.
Geben Sie eine fehlerhafte ZM ab, werden Sie mit einem automatisierten Benachrichtigungsschreiben zur Korrektur aufgefordert. Auch hier sind Sie in der Pflicht. Berichtigen Sie die ZM nicht innerhalb der vorgesehenen Frist, kann die Finanzbehörde Ihnen die Steuerbefreiung aberkennen. Zudem ist die Finanzverwaltung berechtigt, den Sachverhalt mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro zu ahnden.
FAQs- Häufig gestellte Fragen zu der Zusammenfassenden Meldung
Muss ich nach dem Brexit eine Zusammenfassende Meldung für Großbritannien abgeben?
Der Austritt Großbritanniens aus der Europäischen Union wirkt sich umsatzsteuerrechtlich aus. Weil zwischen Großbritannien und den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union keine innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Dienstleistungen mehr ausgeführt werden, entfällt für Sie die Verpflichtung zur Abgabe einer ZM, wenn Sie Geschäftsbeziehungen nach Großbritannien pflegen. Dies bezieht sich auch auf die Intrastat-Meldungen.
Gilt für die Zusammenfassende Meldung das Rechnungsdatum oder das Leistungsdatum?
Für die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung ist das Rechnungsdatum entscheidend. Sie müssen die ZM bis spätestens zum 25. Tag des Kalendermonats, der auf den Zeitpunkt der Rechnungsstellung folgt, elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln.
Welche Regelung gilt bei der Dauerfristverlängerung der Zusammenfassenden Meldung?
Für die Erstellung der ZM spielt die Dauerfristverlängerung bei der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung keine Rolle. Auch hier gilt, dass die ZM dem Bundeszentralamt für Steuern spätestens am 25. Tag des Kalendermonats vorliegen muss, der auf den Zeitpunkt der Rechnungsstellung folgt.
Kann ich eine Zusammenfassende Meldung ohne USt-ID angeben?
Nein, bei der Abgabe der ZM ist zwingend die USt-ID anzugeben. Dies gilt bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft auch für die Organgesellschaft. Ohne die Angabe der USt-ID kann die Finanzbehörde die Steuerbefreiung versagen.
Kann ich die Bemessungsgrundlage für die Zusammenfassende Meldung ändern?
Nein, ändert sich die Bemessungsgrundlage, führt dies nicht dazu, dass Sie die ZM rückwirkend korrigieren. Die Bemessungsgrundlage ändern Sie in dem Meldezeitraum, in den die Änderung fällt.
Kann ich die Beträge in der Zusammenfassenden Meldung runden?
In einer ZM müssen Sie keine Centbeträge angeben. Sie können diese auf den nächsten vollen Eurobetrag abrunden. Lautet die Gesamtsumme z. B. 1.690,88 Euro, ist die Rundung auf 1.690 Euro zulässig.
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