Nach dem deutschen Luftsicherheitsgesetz müssen Waren als sicher eingestuft werden, wenn sie per Flugzeug von einem Ort zum anderen transportiert werden sollen. Das geschieht entweder durch die Kontrolle am Flughafen oder aber mit Hilfe von Reglementierten Beauftragten und Bekannten Versendern. Diese beiden Akteure sind nicht dasselbe, haben aber einen wichtigen Anteil an der sicheren Lieferkette.
In diesem Artikel schauen wir uns genauer an, was der Unterschied zwischen Reglementiertem Beauftragten (RegB) und Bekanntem Versender (bV) ist.
Was ist ein Reglementierter Beauftragter?
Einfach definiert ist ein Reglementierter Beauftragter (RegB) ein Akteur, der nach dem Luftsicherheitsgesetz (LuftSiG) und der EU-Verordnung Nr. 300/2008 für die Abwicklung von Fracht am Flughafen offiziell zugelassen und als sicher eingestuft ist. Hierfür muss die Spedition oder der Transporteur eine entsprechende Lizenz erwerben. Dabei finden Zuverlässigkeitsprüfungen statt und die Beauftragten müssen gewisse technische Voraussetzungen zum Schutz der sicheren Ware erfüllen.
Neben den Speditionen haben auch die meisten Unternehmen, die am Flughafen selbst mit der Ware in Kontakt kommen, den Status des Reglementierten Beauftragten. Alle Handling-Firmen am Airport, die Luftfahrtunternehmen und die Luftfrachtbeförderer müssen so in die Datenbank dieser zugelassenen Dienstleister der EU aufgenommen werden. Vom Reglementierten Beauftragten ist der Bekannte Versender strikt zu unterschieden, bei dem es sich um einen Produzenten der sicheren Ware handelt.
Anforderungen an Reglementierte Beauftragte
Um den Status als Reglementierter Beauftragter zu bekommen, muss sich das Unternehmen offiziell beim Luftfahrt-Bundesamt um eine Zulassung bewerben. Hierfür reichen die Betreiber in elektronischer Form das ausgefüllte und gescannte Formular zusammen mit zwei Verpflichtungserklärungen ein.
Wesentlich wichtiger sind bei der Bewerbung die Anhänge. So muss von einem eingesetzten Luftsicherheitsbeauftragten ein Sicherheitsprogramm aufgestellt werden. Hier beschreibt das Unternehmen die Methoden und Verfahren, mit denen die sichere Ware vor dem Zugriff Dritter geschützt werden soll.
Die im Luftfahrtsicherheitsprogramm (LFSP) genannten Sicherheitsbeauftragten müssen dann mit allen Kontaktdaten gemeldet werden. Auf dieser Basis wird das Luftfahrt-Bundesamt eine erste Zuverlässigkeitsprüfung der drei wichtigsten Sicherheitsbeauftragten beim Reglementierten Beauftragten einleiten. Voraussetzung für die Zulassung ist, dass sie alle einen Schulungsnachweis vorlegen können.
Am Ende des Verfahrens wird ein Prüfer das Unternehmen besuchen und sich alle technischen Voraussetzungen anschauen. Die Sicherheitsbeauftragten machen dann deutlich, wie das Sicherheitsprogramm umgesetzt worden ist, beispielsweise durch Alarmanlagen, chipkartengesicherte Türen und Zuverlässigkeitsprüfungen aller innerhalb der sicheren Lieferkette arbeitenden Personen. Einmal ausgestellt, gilt der Status als Reglementierter Beauftragter für fünf Jahre.
Vorteile des Status “Reglementierter Beauftragter”
Wer den Status eines Reglementierten Beauftragten für Luftfracht hat, dem stehen umfangreichere Möglichkeiten offen, um Aufträge zu bekommen. Durch die Zulassung darf der Betrieb im Rahmen einer sicheren Lieferkette arbeiten und Luftfrachtsendungen transportieren. Somit lässt sich das Portfolio erweitern und damit die Möglichkeit auf eine schnellere Akquise neuer Aufträge erhöhen.
Da die sichere Ware innerhalb der Lieferkette nicht mehr durch Scanner geprüft werden muss, lassen sich die Transportwege schneller absolvieren, so dass die Reglementierten Beauftragten kosten- und zeitsparend arbeiten können. Dies wissen nicht zuletzt auch die Versender zu schätzen. Als Zwischenakteur ist es möglich, dass die Beauftragten weitere behördlich zugelassene Transporteure einsetzen und diese einen Teil der Aufgaben übernehmen.
Konkrete Vorteile des Status „Reglementierter Beauftragter“ sind:
- Das Unternehmen darf Luftfracht mit Sicherheitsstatus befördern.
- Es sind deutlich mehr Aufträge zugänglich.
- Bekannte Versender arbeiten zuvörderst mit Reglementierten Beauftragten zusammen.
- Bereits vom Bekannten Versender gesicherte Waren müssen nicht mehr geprüft werden.
- Kosten- und Zeitersparnis
- Aufwertung des eigenen Images
- Die Beauftragung zugelassener Transporteure ist möglich.
- Mitarbeiter werden im Hinblick auf die Sicherheit sensibilisiert und geschult.
- Der Reglementierte Beauftragter erhält eine Nummer in der EU-Datenbank.
Was ist ein Bekannter Versender?
Im Unterschied zum Reglementierten Beauftragten ist der Bekannte Versender nicht Transporteur, sondern Hersteller einer gewissen Ware. Es kann sich hier zum Beispiel um ein Unternehmen handeln, das Spielzeuge produziert. Diese werden direkt auf dem Betriebsgelände überprüft und für Dritte unzugänglich verpackt. Dann kommen sie in einen abgesicherten Bereich, von dem sie durch den Zugelassenen Transporteur oder Reglementierten Beauftragten abgeholt und zum Flughafen gebracht werden.
Die Vorteile des Status “Bekannter Versender” sind nicht gering. Die Unternehmen können selbstverantwortlich die Waren sichern und sie in die Lieferkette einspeisen. So müssen keine Drittunternehmen für kostenaufwendige Sicherheitsprüfungen bezahlt werden. Zudem geht die Verschickung der Luftfracht durch Bekannte Versender schneller vonstatten.
Um als Bekannter Versender zugelassen zu werden, müssen ähnliche Voraussetzungen wie beim Reglementierten Beauftragten erfüllt sein. Wichtig ist, dass ein Luftfahrtsicherheitsbeauftragter eingesetzt wird, der ein Sicherheitsprogramm erstellt und dieses technisch umsetzt. Hierzu müssen Umbauten und Schulungen des Personals vorgenommen werden. Letzteres wird über eine Zuverlässigkeitsüberprüfung als sicher eingestuft.
Welche Sicherheitsmaßnahmen muss ein Bekannter Versender ergreifen?
Um als Bekannter Versender registriert werden zu können, müssen einige Sicherheitsmaßnahmen im Betrieb umgesetzt werden. Dazu gehört es, einen geschützten Bereich einzurichten, in dem die sicheren Waren ohne Zugriffsmöglichkeiten durch Dritte gelagert werden können. Dies kann vor allem durch Kameraüberwachung und KI, ebenso wie durch eine konsequente Abriegelung erreicht werden. Ein Chipkarten- oder Scanner-System an den Türen gehört heute bei den Bekannten Versendern zu den Sicherheitsstandards.
Abgesehen davon muss es einen Luftsicherheitsbeauftragten geben, der, wie bei einem Reglementierten Beauftragten, einen Sicherheitsplan erstellt. Er ist auch dafür zuständig, die Zuverlässigkeitsüberprüfung der mit der sicheren Ware in Kontakt stehenden Mitarbeiter beim Luftfahrt-Bundesamt anzumelden.
Der Prozess der Zertifizierung
Die Zertifizierung nimmt das zuständige Luftfahrt-Bundesamt vor. Es erteilt nach einer positiven Prüfung der notwendigen Voraussetzungen den “Bekannter Versender”-Status für einen Zeitraum von fünf Jahren. Dazu muss der Betrieb zunächst einen Sicherheitsbeauftragten einstellen, der alle technischen Sicherheitsmaßnahmen umsetzt und das Personal schulen lässt.
Sicherheitsprogramm und Kontaktdaten der Sicherheitsbeauftragten sowie aller Mitarbeiter, die Kontakt zur sicheren Ware haben werden, gibt man dann an die Behörde weiter. Diese wird eine Zuverlässigkeitsprüfung veranlassen und anschließend eine Prüfung im Unternehmen selbst durchführen. Dabei kontrollieren die Prüfer, ob alle Sicherheitsmaßnahmen nach den aktuellen Standards umgesetzt worden sind.
Parallel zur Bewerbung um den Status als Bekannter Versender macht es übrigens Sinn, sich beim Zoll um den Status des Zugelassenen Versenders zu bemühen. Auf diese Weise wird die Abwicklung des Zollverfahrens deutlich vereinfacht und die Unternehmen sparen über die entfallende Sicherheitskontrolle hinaus Zeit ein.
Unterschiede in der Praxis
Grundsätzlich sind Dokumentationspflichten und Zollabwicklung bei Bekanntem Versender und Reglementiertem Beauftragten relativ ähnlich. Wichtig zu wissen ist natürlich, dass die Bekannten Versender in der Verantwortung für die Zollanmeldung sind. Diese lässt sich relativ schnell erledigen, indem man den Status als Zugelassener Versender beim Zoll erlangt.
Die wichtigsten Unterschiede zwischen Bekanntem Versender und Reglementiertem Beauftragten zeigen wir im Folgenden auf.
Dokumentationspflichten
Eine der wichtigsten Pflichten des Bekannten Versenders ist es, die Luftfracht oder Luftpost identifizierbar zu machen. Es sollte zu jedem Zeitpunkt klar sein, was sich in der Sendung befindet und wo sie herkommt. Außerdem muss selbstverständlich eine Zieladresse angegeben sein. Die Begleitdokumente können entweder beigefügt oder als QR-Code aufgeklebt werden. Im Unternehmen selbst müssen Dokumentationen zu Herstellungs- und Verpackungsprozessen, zu Schulungen und Sicherheitsupdates erfolgen. Diese werden zusammen mit dem Sicherheitsprogramm festgehalten und können in regelmäßigen Abständen bei einem Audit durch die Luftfahrtbehörde geprüft werden.
Der Reglementierte Beauftragte hat die Aufgabe, die sichere Ware entgegenzunehmen, eventuell zu verpacken und zu transportieren. Hierfür sind Empfangs- und Lieferbestätigungen notwendig. Diese Dokumentationspflicht lässt sich einfach elektronisch erledigen. Sollte es sich um unsichere Ware handeln, muss der Reglementierte Beauftragte die Fracht prüfen, Dokumentation und Inhalt vergleichen und die Pakete somit in den sicheren Status überführen. Daraufhin kann die Fracht an Bord eines Flugzeugs verbracht werden. Bei der Annahme der Ware muss der Reglementierte Beauftragte die Datenbank-Nummer des Bekannten Versenders prüfen. Nur wenn das Ausgangsunternehmen wirklich im Register steht, kann die Fracht ohne weitere Checks an den Flughafen weitergeleitet werden.
| Bekannter Versender | Reglementierter Beauftragter |
|---|---|
|
Begleitdokumente zu Inhalt, Ausgangspunkt und Zielort der Ware |
Annahme- und Lieferbestätigung |
|
Zollabwicklung |
Datenbank-Nummer Bekannter Versender prüfen |
|
Siegel anbringen |
Prüfung der Begleitpapiere und Check möglicher Manipulation |
Zollabwicklung und Sicherheitskontrollen
Die Zollabwicklung obliegt im Wesentlichen dem Bekannten Versender, wobei diese Pflicht nicht direkt etwas mit der Luftsicherheit zu tun hat. Der Hersteller muss hierbei eine Zollanmeldung machen, gegebenenfalls die geforderten Zollgebühren zahlen und die entsprechenden Dokumente der Fracht beilegen. Am Airport wird der Reglementierte Beauftragte die sichere Ware gegebenenfalls vom Zoll prüfen lassen. Dieser schaut sich jedoch in erster Linie die Dokumente anhand eines QR-Codes an.
Sinnvoll ist es, sich als Bekannter Versender auch zum Zugelassenen Versender oder AEO beim Zoll ernennen zu lassen. Die Anforderungen an eine AEO-Zertifizierung für den grenzüberschreitenden Warenverkehr wurde etwa zur selben Zeit eingeführt wie die Luftsicherheitsprogramme. Hiermit soll allgemein die internationale Sicherheit gestärkt werden. Bei Zugelassenen Versendern werden Waren und Unterlagen seltener geprüft. Wenn es zu einem Zoll-Check kommt, wird die Fracht bevorzugt behandelt. Bei den Ein- und Ausgangsmeldungen arbeitet man mit einem reduzierten Datensatz.
Die grundlegende Sicherheitskontrolle wird vom Bekannten Versender durchgeführt. Dieser muss in der Betriebsstätte sicherstellen, dass keine Unbefugten Zugriff auf die Fracht haben. Durch verschiedene Maßnahmen zur Luftfracht-Sicherheit muss dies garantiert werden.
Übernimmt der Reglementierte Beauftragte die Fracht, befindet sie sich bereits in der sicheren Lieferkette. Falls die Waren aber geöffnet worden sind oder über einen nicht-zugelassenen Transporteur am Flughafen ankommen, muss die dann unsichere Ware wieder sicher gemacht werden. In diesem Fall führt der Reglementierte Beauftragte die Sicherheitskontrolle durch.
Reglementierter Beauftragter vs. Bekannter Versender: Vorteile und Herausforderungen für Unternehmen
Die Vorteile für Reglementierte Beauftragte und Bekannte Versender sind enorm. In beiden Fällen erleichtert der Status die Versendung der Luftfracht. Aufwändige Kontrollen fallen weg, wodurch alle Beteiligten Zeit und Geld sparen. Zudem lassen sich mit dem Status eines vertrauenswürdigen Beteiligten mehr Aufträge sichern.
Auf der anderen Seite ist die Zulassung gerade auf Herstellerseite mit hohen Kosten verbunden. Der Umbau des Betriebs und die Anwendung höchster Sicherheitsstandards stellen gewisse Herausforderungen für Bekannte Versender dar. Sollte es zum Beispiel weniger Aufträge aus dem Ausland geben als gedacht, kann sich die Investition negativ in der Bilanz widerspiegeln.
Neben dem technischen Umbau kommt das Unternehmen außerdem für die Schulungen, den Sicherheitsbeauftragten und die Zuverlässigkeitsprüfungen auf. Hierbei handelt es sich um kontinuierliche Kosten, die sich nur dann lohnen, wenn man von einer entsprechenden Steigerung der Auftragslage durch die Statusänderung ausgehen kann.
Ein weiteres Problem könnte die Suche nach geeigneten Fachkräften sein. Aktuell ist die Lage am Arbeitsmarkt eher schwierig und womöglich müssen passende Mitarbeiter erst eine umfassende Ausbildung durchlaufen. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz kann zumindest teilweise für Abhilfe sorgen.
Strategische Überlegungen
Grundsätzlich sollten Unternehmen immer strategisch durchdenken, ob es sich finanziell lohnt, den Status eines Reglementierten Beauftragten oder eines Bekannten Versenders zu erwerben. Die Zulassung und Aufrechterhaltung des Status sind jeweils mit hohen Kosten verbunden. Diese sollten sich auf Dauer auch rentieren.
Wer viele Aufträge aus dem Ausland hat und diese per Luftfracht versenden möchte, hat als Bekannter Versender klare Vorteile. Für Speditionen ist der Status als Reglementierter Beauftragter wiederum mit vielen zusätzlichen Möglichkeiten verbunden. Dabei spielen unter anderem auch die Nähe zu wichtigen Frachtflughäfen oder großen Zentralen Bekannter Versender eine Rolle.
Compliance und Sicherheitsstandards
Die Compliance-Anforderungen und Sicherheitsstandards für Luftfracht sind prinzipiell sehr hoch und verändern sich regelmäßig. Als Bekannter Versender und Reglementierter Beauftragter muss man also immer auf dem neuesten Stand sein und eventuell Technik austauschen.
Die Erstellung des Luftsicherheitsprogramms ist zunächst einmal die Aufgabe des Luftsicherheitsbeauftragten. In Verbindung mit den realen Voraussetzungen im Betrieb setzt er hier die vorgegebenen Sicherheitsstandards um. Diese werden regelmäßig über Audits geprüft.
Zu den wichtigsten Sicherheitsstandards, die vom Luftfahrt-Bundesamt gefordert werden, gehören:
- Verwendung von Chip- und Magnetstreifenkarten
- Ausweiskontrollen
- Einsatz von Funkkommunikation
- dokumentierte Schlüsselverwaltung
- Eintragung in der Unionsdatenbank
- Identifizierbarkeit der Fracht
- Dokumentation
- Überprüfung der Außenhülle der Verpackung beziehungsweise der Siegel
Warenverkehr und Lieferketten per Luftfracht: Zukünftige Entwicklung und Ausblick
Eine der wichtigsten zukünftigen Entwicklungen in der Luftfracht betrifft den Einsatz von künstlicher Intelligenz. Diese vereinfacht zum Beispiel die Überwachung der gesicherten Bereiche und die schnelle Versendung der Fracht von A nach B. Codierungen auf den Paketen machen es schon jetzt einfacher, die Ware an den nicht mehr notwendigen Kontrollen vorbeizubringen..
Im Ausblick erhöhen sich Sicherheitsstandards in nahezu allen Teilen der Lieferkette. Intelligente Siegel könnten so eine weitere Methode sein, mit welcher der Zugriff Fremder auf die sichere Ware nahezu komplett ausgeschlossen werden kann.
Fazit
Sowohl der Reglementierte Beauftragte als auch der Bekannte Versender sind wichtige Bestandteile der sicheren Lieferkette im Luftverkehr. Beide müssen sich beim Luftfahrt-Bundesamt um eine Zulassung bemühen. Diese bekommen sie, wenn sie bei Betriebsstätten, Lagern und Fahrzeugen alle Sicherheitsstandards umgesetzt, einen Luftsicherheitsbeauftragten eingesetzt und alle Mitarbeiter geschult sowie geprüft haben.
Sobald die Unternehmen die Zulassung erhalten, können sie für die nächsten fünf Jahre sichere Ware herstellen, verpacken und transportieren. Wo das Label SPX by KC angebracht ist, kann von einer sicheren Waren vom Bekannten Versender ausgegangen werden. Diese muss am Flughafen nicht mehr geprüft werden und kann direkt in das Luftfahrzeug. SPX by RA steht dagegen für die Sicherheitskontrolle durch den Reglementierten Beauftragten.
Die Kosten für die Zulassung rentieren sich insofern, als dass die Ware damit schneller verschickt werden kann. Bekannte Versender und Reglementierte Beauftragte haben durch ihren Status wesentlich mehr Potenzial, internationale Aufträge zu akquirieren und können somit ihren Profit steigern.
