Der globale E-Commerce-Markt wächst seit Jahren – nicht nur im B2C-Bereich, sondern auch im B2B-Handel (trotz sich dynamisch ändernder Rahmenbedingungen). Unternehmen kaufen zunehmend über digitale Plattformen ein, um Kosten zu senken, neue Lieferanten zu erschließen und ihre Einkaufsprozesse zu optimieren. Der grenzüberschreitende Warentransport nimmt dabei eine zentrale Rolle ein.
Gerade im B2B-E-Commerce werden Unternehmen schnell mit komplexen Herausforderungen in den Bereichen Zoll, Steuern und Lieferkettenmanagement konfrontiert. Automatisierte Importprozesse bergen zwar grundsätzlich Potenzial zur Entlastung – dies allerdings nur dann, wenn alle geltenden Regeln beachtet werden. Komplexe Lieferketten und die mögliche Vielfalt regulatorischer Anforderungen können im Hinblick auf die Compliance durchaus ein Risiko sein.
Komplexität internationaler Lieferketten – typische Herausforderungen für B2B-Plattformen
B2B-Transaktionen sind oft umfangreicher, spezifischer und regulatorisch komplexer im Vergleich zu B2C-Geschäften. Händler, Logistikpartner und Zollagenten arbeiten jeweils nach ihren eigenen Prozessen und Geschäftsabläufen, was gerade im Hinblick auf Waren mit technisch unterschiedlichen Spezifikationen, variablen Verpackungseinheiten und verschiedenen Zulassungspflichten eine Herausforderung darstellen kann.
Die Produktvielfalt führt zu unterschiedlichen Zolltarife und mitunter auch variierenden Steuerregelungen und Befreiungen. Hinzu kommen Dokumentationsvorschriften, die von den verschiedenen Akteuren einzuhalten sind und je nach Umfang einen erheblichen Aufwand verursachen können. Im E-Commerce-Bereich tätige Unternehmen müssen darüber hinaus auch das Thema Dual-Use berücksichtigen.
Automatisierung als Lösung: An welchen Stellen lässt sich der Importprozess digital gestalten?
Automatisierung kann Unternehmen dabei helfen, die bei Importprozessen bestehenden Herausforderungen besser zu meistern. Basierend auf digitalen Schnittstellen (APIs), der elektronischen Datenübertragung oder cloudbasierten Plattformlösungen ist es heute möglich, Ziele wie kürzere Bearbeitungszeiten und sinkende Inspektionsraten zu erreichen. Dazu tragen verschiedene Automatisierungsschritte im Cross-Border E-Commerce bei:
- elektronische Zollanmeldung (über Systeme wie ATLAS werden Zollanmeldungen automatisiert übermittelt und deren Bearbeitung optimiert),
- Tarifierung (anhand HS-Codes können elektronische Systeme die Klassifizierung von Waren und Ursprungsprüfung automatisieren – was Fehler reduziert und Prozesse beschleunigt),
- digitale Zolldokumente (Handelsrechnungen, Zollwertnachweise, Packlisten oder Ursprungszeugnisse etc.) lassen sich in internen IT-Systemen automatisiert generieren,
- Kommunikation mit Behörden und Speditionen (elektronische Systeme gewährleisten eine direkte Datenübermittlung an Zollagenturen, Logistikdienstleister und Behörden).
Mithilfe dieser Prozesse ist es Unternehmen möglich, Sendungen im internationalen B2B-Geschäft effizient abzuwickeln. Für verschiedene Anwendungsfälle ist über APIs eine direkte Verbindung zwischen den einzelnen Prozessteilnehmern möglich, um den Datenaustausch in Echtzeit zu realisieren.
Digitale Plattformlösungen im Cross-Border E-Commerce – Was ist Stand der Technik?
Heutzutage spielen vor allem der Einsatz von Zollsoftware für eine zentrale Bearbeitung grenzüberschreitender Prozesse und die Einbindung von künstlicher Intelligenz (KI) eine Rolle. Diese „Smart Custom Engines“ entwickeln beispielsweise Vorschläge für die Zolltarifierung von Waren und analysieren mögliche Compliance-Risiken. So ist es Unternehmen möglich, sich gezielter auf die Abwicklung der Zollprozesse vorbereiten.
Ebenfalls verbreitet im Einsatz sind Tracking-Dashboards, mit denen sich der Status von Lieferungen und Zollprüfungen in Echtzeit nachverfolgen lässt. Anhand der Auswertung der dabei erlangten Informationen und Daten – beispielsweise über etwaige Verzögerungen bei der Abwicklung der Verzollung – wird es im Hinblick auf weitere Sendungen einfacher, Lieferfristen vorherzusagen.
Herausforderungen bei der Automatisierung für Unternehmen
Die Automatisierung von Zollprozessen führt in der Regel zu Effizienzsteigerungen und lässt die Zollabwicklung im Ergebnis reibungsloser ablaufen. Diesbezügliche Einschränkungen ergeben sich allerdings aus der Verwendung unterschiedlicher IT-Systeme seitens der Unternehmen und der Zollbehörden. Ohne eine umfassende Kompatibilität lässt sich die Optimierung der Prozesse kaum erreichen.
Des Weiteren spielt die Datenqualität eine wichtige Rolle. Automatisierungssysteme – auch unter Implementierung von KI-Tools – werden immer nur so gut arbeiten können und Ergebnisse liefern, wie die zugrundeliegenden Daten sind. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass alle Beteiligten eine hohe Qualität und die Vollständigkeit der relevanten Informationen sicherstellen.
Schließlich stellt sich für Unternehmen auch die Herausforderung, aufgrund von Änderungen der zollrechtlichen Rahmenbedingungen regelmäßig Anpassungen der Software (und damit auch bei den Automatisierungstools) vornehmen zu müssen.
Best-Practice-Lösungen für die Automatisierung der Importprozesse
Automatisierte Importprozesse können für B2B-Plattformen ein Hebel für Effizienz und Skalierbarkeit sein. Allerdings müssen dazu Best Practices erarbeitet werden, die einen praktischen Nutzen erkennen lassen und Mitarbeitern die nötige Orientierung für die digitalisierten Importprozesse an die Hand geben. Folgende Ansätze und Maßnahmen können Teil einer solchen Best Practice sein:
- Bedarfsanalyse und Strategieentwicklung: Im Rahmen einer detaillierten Analyse der bestehenden Importprozesse sollten Engpässe, Schnittstellen und Fehlerquellen identifiziert werden. Das Ergebnis ist eine, auf die Unternehmensziele und Märkte abgestimmte digitale Strategie, an der sich Einzelmaßnahmen als Prozessrahmen definieren.
- Integration und Auswahl passender Software: Für die Optimierung wird nach dem Best-of-Breed-Ansatz für spezifische Anwendungen die beste verfügbare Lösung zur Zollabwicklung, für das Dokumentenmanagement und die Logistik ausgewählt. Auf diese Weise erreichen Unternehmen eine auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnittene IT-Struktur. Dabei ist auf offene Schnittstellen zu achten, um eine Integration und den automatisierten Datenaustausch zwischen den Systemen zu ermöglichen.
- Einbindung von Mitarbeitern und Change Management: Um von Beginn an einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollten Unternehmen alle relevanten Abteilungen (Einkauf, Logistik, IT, Zoll, Vertrieb) frühzeitig in den Prozess einbinden. Wichtig ist eine konsequente Schulung aller Nutzer und der Aufbau einer Support-Struktur. Speziell im Change-Management brauchen Unternehmen klar definierte Schlüsselkennzahlen für Importprozesse (z.B. Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Kosten pro Import), um die Qualität der Automatisierung messen und optimieren zu können.
- Datenschutz und IT-Sicherheit: Ein bedeutender Punkt ist die Zugriffssicherheit. Alle eingesetzten Systeme müssen den Datenschutzanforderungen entsprechen und Unternehmens- sowie Kundendaten schützen. Diesbezüglich kann mit Zugriffsprotokollen und Steuerungen sowie verschiedenen Berechtigungsebenen gearbeitet werden. Zusätzlich sind regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen zwingend erforerlich.
Unternehmen, die in der Optimierung ihrer Zollprozesse alles richtig machen wollen, arbeiten idealerweise mit erfahrenen Verzollungsbüros als externe Dienstleister und Berater zusammen.
Automatisierung im Cross-Border E-Commerce: Wie kann die Zukunft aussehen?
Die technische Entwicklung verläuft aufgrund von Automatisierung und KI rasant und dynamisch. Grundsätzlich bietet sich Unternehmen dadurch ein erhebliches Potenzial für Effizienzsteigerungen – auch im Hinblick auf die Zollanmeldung und Abwicklung. So ist es beispielsweise denkbar, dass in Zukunft KI-Systeme zur dynamischen Klassifizierung der Importprozesse eingesetzt werden und Machine-Learning-Modelle auf der Basis der Historie von Importszenarien, die Relevanz von HS-Codes und Risikoeinstufungen trainieren und im Voraus optimieren. Datenanalysen und Erfahrungswerte können als Grundlage für eine frühzeitige Erkennung von Verzögerungen, Risiken oder unerwarteten Zollgebühren dienen. Zudem könnten Blockchain-Lösungen zur fälschungssicheren Dokumentation der Prozessschritte (Herkunft, Transportroute, Verfahrensabschnitte) eingesetzt werden.
Fazit: Automatisierung verbessert die Effizienz im B2B-Warenverkehr
Automatisierung spielt heute in vielen Geschäftsbereichen eine zunehmend wichtige Rolle. Prozesse, wie das Erstellen von Versand- und Zolldokumenten, das Einpflegen von Daten in Zollabwicklungssysteme und das Monitoring sind oft repetitive Arbeitsschritte, die bei manueller Ausführung Kapazitäten – und damit auch finanzielle Ressourcen – binden. Die Automatisierung solcher Prozesse durch den Einsatz elektronischer Lösungen sorgt für eine Beschleunigung der Abläufe, reduziert das Risiko von menschlichen Fehlern sowie Compliance-Verstößen und effektiviert die Zollabwicklung.
