Zollprozesse werden heutzutage immer digitaler. Dies betrifft vor allem die Begleitpapiere, die mittlerweile online eingereicht und über QR-Codes erfasst werden können. Somit ersparen sich Unternehmen und Behörden einiges an Arbeit. Die Waren kommen schnell und effizient durch die Kontrolle. Gleichzeitig müssen sich die beteiligten Akteure aber auch fragen, inwieweit die digitalen Zolldokumente sicher sind und wie sich Compliance-Regeln einhalten lassen. Schauen wir uns die Debatte zu diesem Thema etwas genauer an.
Vorteile digitaler Zolldokumente für Unternehmen
Die Digitalisierung der Zollprozesse bringt eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich. So werden die Vorgänge mit Hilfe digitaler Zolldokumente beschleunigt und Unternehmen und Behörden sparen dabei Zeit und Geld. Darüber hinaus steigen mit der Verwendung bestimmter Technologien wie Blockchain die Transparenz und Sicherheit in der Lieferkette.
Wichtige Vorteile der digitalen Zolldokumente sind zusammengefasst:
- Effizienzsteigerung
- Zeitersparnis
- kostengünstigere Kontrollen
- Ressourcenoptimierung
- transparente Lieferketten
- mehr Sicherheit bei der Integration von Blockchain-Technologie
Effizienz und Zeitersparnis durch digitale Prozesse
Einer der größten Vorteile, den digitale Zolldokumente mit sich bringen, ist die enorme Zeitersparnis. Indem die Papiere nicht mehr physisch erstellt, ausgedruckt, übermittelt und vorgelegt werden müssen, gehen die Vorgänge rund um Einfuhr und Ausfuhr wesentlich schneller vonstatten. Wer die mit dem Zoll verbundenen Prozesse seines Unternehmens optimieren möchte, sollte digitale Zolldokumente in die entsprechenden Abläufe integrieren.
Betrachten wir ein Beispiel für die Beschleunigung, mit der Waren mit Hilfe von digitalen Zollprozessen eingeführt werden können. Angenommen, eine Firma möchte Kakao aus Brasilien nach Deutschland bringen. Hierfür muss sie eine bestimmte Anzahl an Dokumenten und Nachweisen bereitstellen. Das betrifft unter anderem die Zollanmeldung, die Entrichtung der Gebühren sowie die Sorgfaltserklärung, über welche die entwaldungsfreie Herkunft des Produktes bewiesen wird. Alle diese Informationen werden digital abgespeichert und für mehr Datensicherheit über eine Blockchain verschlüsselt. Kommt die Lieferung nun beim Zoll an, scannt dieser einfach den QR-Code ein und hat binnen Sekunden Zugriff auf alle notwendigen digitalen Zolldokumente. Hier kann sogar eine künstliche Intelligenz im Zollverfahren ohne Zutun menschlicher Akteure prüfen, ob alle Bedingungen für die Einfuhr, zum Beispiel Nachhaltigkeit in der Logistik gegeben sind.
Durch diese Automatisierung in Verbindung mit digitalen Zolldokumenten lassen sich die Zollprozesse wesentlich schneller abwickeln. Konnte es früher vorkommen, dass die Waren über Tage und Wochen hinweg bei den Zollbehörden stecken blieben, dauert es mit Hilfe der digitalen Technologie nur noch wenige Stunden oder sogar Minuten. Das ist nicht zuletzt bei verderblichen Gütern relevant. Hier können die Unternehmen effizient Geld bei der Kühlung einsparen, da die energieaufwendigen Container nicht mehr für einen derart langen Zeitraum wie zuvor benötigt werden.
Kostenreduktion und Ressourcenoptimierung
Bei den Zollbehörden wie auch den Unternehmen sorgt die Digitalisierung für eine deutliche Optimierung von Kosten und Ressourcen. Während die Zollbehörde weniger Personal für die entsprechenden Aufgaben bereithalten muss und damit mehr Ressourcen für die Prüfung anderer Bereiche zur Verfügung hat, können Unternehmen durch die Digitalisierung effizienter wirtschaften.
Das wird bereits am oben genannten Beispiel der Kühlcontainer bei verderblichen Waren deutlich. Aber auch sonst sind kürzere Leasingzeiten von Transportfahrzeugen beziehungsweise die Verwendung von Lieferantenservices ein Faktor, welcher die Kosten deutlich reduziert.
Je schneller die Waren schließlich durch den Zoll kommen, desto eher können sie letztlich auch beim Endverbraucher sein. Die Lieferkette wird durch die Verwendung digitaler Zolldokumente flüssiger ablaufen und es kommt kaum noch zu Verzögerungen. Dadurch sind auch ein höherer Durchlauf und ein gesteigerter Umsatz denkbar.
In der Praxis sparen die Unternehmen weiterhin an Personal und Verbrauchsmaterial ein. Da die Begleitdokumente nicht mehr ausgedruckt werden müssen und die QR-Codes einfach auf Container, Sendungen etc. angebracht werden, sinken die Ausgaben. Gleichzeitig braucht es nicht zwingend menschliche Begleiter, welche die Dokumente vorlegen.
Sicherheitsaspekte digitaler Zolldokumente
Die Begleitpapiere beinhalten stets sensible Daten, in denen unter anderem Empfänger und Packlisten nebst Werten und Details zur Herkunft der Waren angegeben sind. Es stellt sich also die Frage, ob die Sicherheit bei digitalen Zolldokumenten gewährleistet ist und wie es mit den Compliance-Regeln zwischen verschiedenen Handelspartnern aussieht.
Das Abspeichern von digitalen Zolldokumenten auf Plattformen im Internet bringt die Gefahr mit, dass sensible Informationen durch Cyberangriffe gestohlen werden können. Die Datendiebe hätten dann Zugriff auf Absender- und Empfängerdaten. Zudem werden möglicherweise vertraulich zu haltende Details der Ware erkennbar.
Um vollkommen sicher zu gehen, sollten Unternehmen daher immer die offiziellen Wege nutzen und sich an die digitalen Plattformen der Zollbehörden halten. Auch bei den offiziellen Plattformen der Zollbehörden stellt sich natürlich die Frage nach Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit. Hierfür werden in der Regel Zertifikate verwendet, über die sich Einsichtsberechtigte authentifizieren. Es ist denkbar, dass die Detailprüfung an der Zollstelle einzig und allein vom Algorithmus übernommen wird und der Beamte sensible Daten überhaupt nicht zu Gesicht bekommt. Eine solche Anonymisierung kann sogar als einer der großen Vorteile bei der Verwendung digitaler Zolldokumente gesehen werden. Erst dann, wenn die künstliche Intelligenz anschlägt und eine Warnung herausgibt, würden die menschlichen Kontrolleure eingreifen und eine erweiterte Datenabfrage verlangen.Zudem ist es wichtig, ausschließlich geprüfte und hochwertige Software für das Exportmanagement und die Zollabwicklung zu verwenden. Diese sollte Zertifikate verwenden, um Datenlecks zu verhindern.
Eine weitere Möglichkeit, um die Sicherheit bei digitalen Zolldokumenten zu erhöhen, ist die Nutzung von Blockchain. Hierbei handelt es sich um eine Verschlüsselung, die von mehreren Computern dezentral getragen wird. Durch einen Nachweis von Rechenleistung („Proof of Work”) oder Einsatz („Proof of Stake”) fügen sich immer wieder neue Blöcke an die Code-Kette. Diese stehen irreversibel in der Blockchain fest und dienen als sicherer Nachweis. Die Informationen können somit eindeutig einer Ware zugeordnet werden und lassen sich nur schwer hacken.
Compliance mit internationalen Handelsvorschriften
Auf der Weltbühne haben sich verschiedene internationale Zollstandards und Handelsvorschriften herausgebildet, die üblicherweise von der Internationalen Handelskammer ICC und der Welthandelsorganisation festgelegt und geprüft werden.
Diesen Standards müssen die digitalen Zollprozesse natürlich entsprechen, sei es bei den gesetzlichen Anforderungen bei der Einfuhr von Waren in Gebiete wie die Europäische Zollunion oder allgemeinen Compliance-Regeln, zum Beispiel bei der Einhaltung von Rechten und Pflichten wie der Übernahme der Zollgebühren bei der Verwendung von Incoterms.
Gesetzliche Anforderungen und digitale Lösungen
Nicht jede digitale Lösung bei den Zolldokumenten entspricht bereits von sich aus den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben. Demnach muss darauf geachtet werden, dass die Regeln im Ausgangs- und Zielland der Ware genau eingehalten werden. Das betrifft zum Beispiel das Beifügen und die Möglichkeit der digitalen Vorlage bestimmter Nachweise. Die EU und die USA sind hier bereits sehr fortschrittlich. In anderen Staaten könnte es sein, dass weiterhin ein Ausdruck der Begleitdokumente vorgezeigt werden muss.
Wichtig ist, dass die digitale Form den Bedingungen der elektronischen Aufbewahrung entspricht. Werden die Dokumente digital erstellt, müssen sie auf diese Weise auch abgespeichert werden. Ausdrucke sind nicht mehr zulässig. Die Software muss also eine kontinuierliche Aufzeichnung gewährleisten. Für Deutschland lassen sich die notwendigen Vorschriften bei der Verfahrensanweisung von ATLAS nachlesen.
Als Aufbewahrungsfristen gelten in Deutschland sechs Jahre, oder, falls die digitalen Zolldokumente steuerlich relevant sind, sogar zehn Jahre. Das wichtigste Papier, das im Logbuch von ATLAS bestehen bleiben sollte, ist der Ausgangsvermerk (AGV). Seit 2019 betrifft die Zehnjahresfrist auch die Lieferantenerklärung, die digital im Inland abgespeichert werden muss.
Praxisbeispiele erfolgreicher Compliance
Nehmen wir in unserem ersten Beispiel an, dass ein Importeur Waren aus Südamerika bestellt und diese nach Europa einführen möchte. Er hat zu diesem Zweck eine Software implementiert, welche die Zolldokumente komplett digital abwickeln soll. Hierfür ist aber eine umfassende Kooperation mit dem Lieferanten notwendig.
Bevor die digitalen Zollprozesse überhaupt Anwendung finden können, muss klar sein, dass der Lieferant auf Augenhöhe operiert und sich genauso gut mit der Technologie auskennt. Von ihm wird zum Beispiel verlangt, einen Herkunftsnachweis der Produkte auf der Blockchain abzulegen. Das geht über das Einscannen der QR-Codes vergleichsweise schnell. Der Importeur wird aber sicherstellen müssen, dass die entsprechende Technik beim Lieferanten verfügbar ist.
Als nächstes müssen alle Dokumente beschrieben werden, die der Lieferant im Sinne der gesetzlichen Vorgaben und Anforderungen bereitstellen muss. Hierbei geht es unter anderem um eine Handelsrechnung mit exakter Preis- und Mengenangabe, eine Packliste und die Zollanmeldung.
In einem zweiten Beispiel geht es um die Einfuhr bestimmter Waren, für welche Lizenzen und Genehmigungen erforderlich sind. Möchte ein Importeur beispielsweise Milch aus einem Drittstaat in die EU einführen, müssen hierfür bestimmte Regeln eingehalten werden. Das betrifft allem voran die Mengen. Wird ein Kontingent überschritten, droht ein Bruch der Compliance-Regeln.
Um das zu verhindern, sollten vorab eine Genehmigung, Lizenz oder Autorisierung beantragt werden. Diese kann digital ausgestellt und innerhalb der den Waren zugeordneten Daten abgespeichert werden. Um hier mehr Sicherheit zu gewährleisten, sollten Programme mit Blockchain-Codes verwendet werden.
Am besten stellt der Milchimporteur alle digitalen Zolldokumente in die verwendete Zollplattform ein und lässt dann eine Überprüfung durch die künstliche Intelligenz durchführen. Wichtig ist es, zumindest stichprobenartig auch manuell zu testen. Das gilt zum Beispiel für die Stückzahl oder das Gewicht und Volumen der Artikel. Weichen diese von der Zollanmeldung ab, drohen große Probleme aufgrund der Nichteinhaltung der Vorschriften.
Implementierung digitaler Zolldokumente: einfaches Vorgehen
Die digitalen Zolldokumente in den tagtäglichen Verfahren und Best Practices beim Import und Export zu implementieren, ist mit Hilfe von entsprechender Software einfacher denn je. Trotzdem müssen die Mitarbeiter umfassend geschult werden. Wenn bereits digitale Datenbanken verwendet werden, ist dieser Schritt vergleichsweise unproblematisch.
Planung und Vorbereitung
Bevor damit begonnen wird, digitale Zolldokumente in die Verfahren und Abläufe zu integrieren, sollten zunächst alle wichtigen Informationen zu dem Thema recherchiert werden. Sinnvoll sind zunächst Testläufe und Schulungen. Zolldienstleister wie das Verzollungsbüro Butz helfen Unternehmen dabei, sich das notwendige Know-how anzueignen. Wir zeigen Ihnen, wie die Programme genau funktionieren, welche Software überhaupt sinnvoll ist und welche Anwendungshilfen es bei den digitalen Systemen gibt.
Im nächsten Schritt werden die digitalen Zolldokumente dann in das bestehendes System integriert. Vorab sollte jedoch geprüft werden, ob die neuen elektronischen Hilfsmittel mit der vorhandenen Software kompatibel sind. Andernfalls wäre ein längerer Umstellungszeitraum einzuplanen.
Integration in bestehende Systeme
Viele innovative Softwarelösungen lassen sich vergleichsweise einfach in bestehende Systeme integrieren. Sie erweitern die gängigen Programme und ermöglichen in der Regel einen reibungslosen Umstieg. Bei der Implementierung der Digitalisierung von Zolldokumenten sollten alle betreffenden Mitarbeiter anwesend sein. Diese müssen sich gründlich mit den neuen Anwendungen und Möglichkeiten auseinandersetzen und deren Funktionen erlernen.
Der Vorteil ist, dass die künstliche Intelligenz dabei zahlreiche Aufgaben übernehmen kann. Dennoch ist eine kontinuierliche Überwachung der Prozesse notwendig, damit sich keine Fehler bei der Zollanmeldung einschleichen. Der Übergang dauert oft nur wenige Wochen oder Monate – vorausgesetzt, dass eine entsprechende Vorbereitung stattgefunden hat.
Fazit und Ausblick zur Integration digitaler Zolldokumente in die Zollprozesse
Digitale Zolldokumente werden vermutlich bereits in einigen Jahren der Standard bei internationalen Handelsgeschäften sein. Bereits jetzt haben etliche Zollbehörden komplett auf elektronische Systeme umgestellt und fordern eine Zollanmeldung auf dem elektronischen Weg.
Dabei profitieren aber nicht nur die Behörden, sondern auch die beteiligten Unternehmen. Sie können hohe Kosten bei der Erstellung der Dokumente sowie deren Aufbewahrung und Übermittlung einsparen. Zudem kommen die Waren schneller durch den Zoll und tragen zu flüssigeren Abläufen innerhalb der Lieferkette bei.
