Der englische Begriff „Authorised Economic Operator“, wird mit AEO abgekürzt und auf Deutsch als „zugelassener Wirtschaftsbeteiligter“ übersetzt.
In diesem Magazinbeitrag erfahren Sie, was genau ein zugelassener Wirtschaftsbeteiligter ist. Wir beleuchten alle Aspekte rund um die Erlangung der Zertifizierung zum Wirtschaftsbeteiligten und geben Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen.
Der zugelassene Wirtschaftsbeteiligte im Überblick
Wenn ein Unternehmen in der EU ansässig ist und an internationalen Zollverfahren teilnimmt, dann kann es sich als zugelassener Wirtschaftsbeteiligter zertifizieren lassen. Es handelt sich im Rahmen des internationalen Handels um ein Gütesiegel, denn das Unternehmen garantiert auf diese Weise ein hohes Maß an Sicherheit in seiner Supply Chain. Unternehmen, die sich als zugelassener Wirtschaftsbeteiligter eintragen lassen, gelten als besonders vertrauenswürdige und zuverlässige Handelspartner.
Doch wie wird ein Unternehmen zum zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten und welche Voraussetzungen muss es für die Zertifizierung erfüllen?
Was ist ein zugelassener Wirtschaftsbeteiligter?
Die Abkürzung für den zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten lautet auf Deutsch „ZWB“. Im Englischen wird der Begriff „Authorized Economic Operator“ mit „AEO“ abgekürzt. Unternehmen, die als zugelassener Wirtschaftsbeteiligter eingetragen sind, können ihren Handelspartnern bei internationalen Geschäften hohe Sicherheit bieten. Die Supply Chain reicht von der Herstellung des Produkts bis hin zur Übergabe an den Endverbraucher.
Hinzu kommt, dass der zugelassene Wirtschaftsbeteiligte beim Zoll von bestimmten Privilegien profitiert.
Voraussetzungen der Bewilligung des zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten – Kontrollfragen zum Vorliegen der Merkmale
Die Zertifizierung zum zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten erfolgt nicht automatisch. Das Unternehmen muss mehrere Merkmale erfüllen, damit es als AEO eingetragen wird. Die zentrale Frage besteht darin, ob das Unternehmen zuverlässig genug ist, um als zugelassener Wirtschaftsbeteiligter zertifiziert zu werden.
In diesem Zusammenhang werden folgende Kriterien überprüft:
- Zahlungsfähigkeit des Unternehmens: Die Finanzlage des Antragstellers muss gesichert sein. Es müssen entsprechende Aufzeichnungen vorliegen, aus denen ersichtlich wird, dass in den vergangenen 3 Jahren alle Einfuhr- und Ausfuhrabgaben, Zölle und Steuern pünktlich gezahlt wurden.
- Einhaltung der Zollvorschriften: Es muss bewiesen werden, dass die verantwortlichen Personen im Unternehmen die Zollvorschriften kennen und befolgen.
- Zufriedenstellendes Buchführungssystem: Die Zollbehörde möchte Kontrollen durchführen können. Deshalb müssen alle notwendigen Unterlagen rund um die Beförderung von Waren sowie die Zollabfertigung vorgelegt werden.
- Berufliche und praktische Erfahrung der Mitarbeiter: Die verantwortlichen Angestellten des Unternehmens müssen über die notwendige Erfahrung verfügen, um die Zollangelegenheiten souverän abzuwickeln.
- Einhaltung der Sicherheitsstandards: Wer sich zum AEO S oder AEO C/S zertifizieren lassen möchte, muss erhöhte Sicherheitsstandards einhalten. Dazu gehört beispielsweise der Schutz von Gütern.
Vorteile des zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten
Als zertifizierter zugelassener Wirtschaftsbeteiligter profitiert man von einer vereinfachten Zollabfertigung. Die Prüfung der Unterlagen und Waren fällt weniger ausführlich aus, denn das Zollamt kennt die Verlässlichkeit des Unternehmens. Hinzu kommt, dass man selbst entscheiden kann, an welchem Ort die Zollkontrolle vorgenommen werden soll. Es wird eine summarische Anmeldung beim Zoll eingereicht, für welche reduzierte Datensätze ausreichen.
Weitere Vorteile sind die geringen Sicherheitsrisiken, die geminderten Versandverspätungen und die deutliche Verbesserung der Zusammenarbeit mit den Geschäftspartnern.
Handlungsempfehlungen & Tipps zur Erlangung des Status als zugelassener Wirtschaftsbeteiligter
Wenn ein Unternehmen anstrebt, sich als AEO zertifizieren zu lassen, sollte es im Voraus vorbereitende Maßnahmen einleiten. Welche das sind, erfahren Sie hier:
1. Empfehlung: Sicherheitsstandards im Unternehmen etablieren
Wenn eine Bewilligung zum AEO S oder AEO C/S angestrebt wird, dann überprüft das Hauptzollamt, ob bei allen zollrelevanten Prozessen im Unternehmen die vorgeschriebenen Sicherheitsstandards eingehalten werden. Bei der Begutachtung des Firmengeländes werden Sicherheitszertifikate überprüft.
Zu den wichtigsten zollrelevanten Bereichen im Unternehmen gehören:
- Finanzbuchhaltung
- Montage und Produktion
- Versandabteilung
- Transport und Disposition
- Import- und Exportabteilung
- Lagerung
- Serverräume und -schränke
Es gibt zahlreiche Maßnahmen, die vom Unternehmen ergriffen werden können, um die notwendigen Standards zu erfüllen. Dazu gehören beispielsweise:
- Installation von Alarmanlagen
- Zugangskontrolle
- Wachdienst
- Zutrittskontrollen an Türen und Toren
- Kameraüberwachung des Betriebsgeländes
- Kontrolle der Besucher
- Zufahrtskontrolle in Form von Schranken und Sicherheitspersonal
2. Empfehlung: Einen Zollbeauftragten bestimmen und benennen
Wer als zugelassener Wirtschaftsbeteiligter zertifiziert werden möchte, muss beim Zollamt einen direkten Ansprechpartner anmelden. Die Person wird offiziell zum Zollbeauftragten ernannt und muss sich darum kümmern, dass im Unternehmen alle außenwirtschaftlichen und zollrechtlichen Vorschriften eingehalten werden.
Wer als Zollbeauftragter (link – Überblick: Der betriebliche Zollbeauftragte und die Zollabwicklung im Unternehmen) fungieren möchte, muss sich mindestens 3 Jahre lang mit verschiedenen Zollaufgaben befasst haben. Darüber hinaus muss eine anerkannte Ausbildung in einem für den Zoll relevanten Tätigkeitsbereich abgeschlossen worden sein.
Zu den zentralen Aufgaben des Zollbeauftragten gehören die:
- Sicherstellung einer rechtzeitigen AEO-Schulung für alle involvierten Mitarbeiter
- Beantragung und Verwaltung der zollrechtlichen Bewilligungen
- Verfügbarkeit bei Rückfragen von Seiten der Zollbeamten
- interne Durchführung von Audits
3. Empfehlung: AEO-Schulungen durchführen
Es ist Aufgabe der Mitarbeiter des Unternehmens, nach der Zertifizierung zum zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten im Unternehmensalltag alle zollrechtlichen Vorschriften einzuhalten.
Es sollten rechtzeitig Schulungen vorgenommen werden, damit alle Anforderungen des Zolls erfüllt werden und die Mitarbeiter ein fundiertes Sicherheitsbewusstsein entwickeln können. Sowohl der Zollbeauftragte als auch die anderen verantwortlichen Mitarbeiter sollten einmal im Jahr eine ausführliche Schulung besuchen. Auf diese Weise können sie sich im Bereich Außenwirtschaft und Zoll weiterbilden und bleiben immer auf dem neuesten Stand. Es ist wichtig, die Teilnahme an den Schulungen für jeden Mitarbeiter zu dokumentieren. Dies geschieht am besten durch Schulungsnachweise, mindestens jedoch durch eine Teilnehmerliste.
4. Empfehlung: Sanktionslisten regelmäßig überprüfen
Wer als zugelassener Wirtschaftsbeteiligter zertifiziert ist, garantiert dem Zollamt und seinen Handelspartnern die Einhaltung aller zollrechtlicher Vorschriften. Das EU-Recht verpflichtet zur Einhaltung von Embargos gegen terroristische Organisationen, Gruppen oder Personen. Um die Einhaltung der EU-Vorgaben zu gewährleisten, müssen die Sanktionslisten in regelmäßigen Abständen überprüft werden.
5. Empfehlung: Zuverlässigkeit der Handelspartner mittels Sicherheitserklärung gewährleisten
Wer sich als Wirtschaftsbeteiligter in Form eines AEO S oder AEO C/S zertifizieren lassen möchte, muss gewährleisten, dass er mit sicheren Handelspartnern zusammenarbeitet. Dies wird durch Sicherheitserklärungen erreicht, in denen der Antragsteller die potenziellen Handelspartner über deren Sicherheitsanforderungen und Pflichten informiert. Es werden vertragliche Vereinbarungen ausgearbeitet. Das Sicherheitsbewusstsein ist bei einem zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten stark ausgeprägt. Er muss sicherstellen, dass die gesamte Supply Chain von der Beschaffung der Rohstoffe bis hin zum Endverbraucher einwandfrei ineinandergreift.
6. Empfehlung: Ehrliche Selbstbewertung vornehmen
Bei der Selbstbewertung schätzt das Unternehmen realistisch ein, ob es alle Kriterien für die Zertifizierung zum zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten erfüllt. Der Fragenkatalog besteht aus Fragen zum Unternehmen, wie die Einhaltung der Zollvorschriften bisher sichergestellt wurde, wie ausführlich die Buchführung ist, ob die Zahlungssicherheit garantiert werden kann und ob alle Sicherheitsanforderungen erfüllt werden.
Je genauer ein Unternehmen bei der ehrlichen Beantwortung der Fragen aus dem Fragebogen für zugelassene Wirtschaftsbeteiligte vorgeht, desto schneller erhält es in der Regel die Zertifizierung zum AEO.
7. Empfehlung: Das Antragsverfahren gut planen
Im Rahmen des Antragsverfahrens müssen zahlreiche Nachweise und Dokumente eingereicht werden. Je besser Sie den Prozess planen, umso weniger Zeit nimmt er in Anspruch. Deshalb macht es Sinn, dem Zollbeauftragten oder einer anderen Person die Verantwortung für die Planung zu übertragen. Auf diese Weise werden Zuständigkeiten geklärt und Missverständnisse vermieden.
8. Empfehlung: Gut vorbereitet in die Vor-Ort-Kontrolle gehen
Wenn man es bis zur Vor-Ort-Kontrolle der AEO-Prüfung geschafft hat, dann ist man dem Ziel schon sehr nah gekommen.
Die Kontrolle wird vom zuständigen Bearbeiter beim Zoll im Voraus angekündigt. Es wird in erster Linie überprüft, ob die Realität mit den Angaben im Fragekatalog übereinstimmt. Wurden alle Maßnahmen ordnungsgemäß durchgeführt, steht der Zertifizierung zum zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten nichts mehr im Weg.
Fazit
Der Prozess hin zum zertifizierten zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten ist lang und komplex. Viele Unternehmen fürchten sich vor der großen Anzahl an Dokumenten, die einzureichen sind. Hinzu kommt, dass sich der Vorgang bei einer suboptimalen Vorbereitung oft zeitlich verzögert.
Deshalb entscheiden sich viele Unternehmen dazu, auf Fachwissen zurückzugreifen. Wir vom Verzollungsbüro Butz gehen auf Ihre persönlichen Fragen ein und betreuen Sie auf dem Weg zum zertifizierten AEO. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch mit unserem Expertenteam.
