Unternehmen stehen im Alltag vor einer Reihe von Herausforderungen und Problemen. Mitunter setzen die gesetzlichen Rahmenbedingungen den geschäftlichen Interessen Grenzen. Rechtliche Vorgaben außer Acht zu lassen, können sich Unternehmen allerdings nicht leisten – ohne Strafen, Bußgelder und vielleicht sogar den Ausschluss von einem Markt zu riskieren.
Rechtliche Risiken lassen sich durch ein adäquates Compliance-Management bzw. einen Compliance-Beauftragten reduzieren. Dessen Aufgabe besteht darin, auf die Einhaltung der Gesetze und Richtlinien zu achten. Über welche fachlichen Voraussetzungen sollte ein Compliance-Beauftragter verfügen? Was sind seine konkreten Aufgaben? Und welche Vorteile bringt er dem Unternehmen? Das und mehr beleuchten wir in diesem Artikel.
Was macht ein Compliance-Beauftragter?
Der Begriff des Compliance-Beauftragten ist in der Theorie recht einfach erklärt. Es handelt sich um eine Entität in Unternehmen, die nur ein konkretes Ziel hat: Auf die Einhaltung der Gesetze und Verordnungen zu achten. In dieser Funktion hat der Compliance-Beauftragte (teilweise wird auch der Begriff „Compliance Officer” benutzt) mehrere aktive und passive Aufgaben.
Diese leiten sich von der Zielsetzung ab, einen regelkonformen Geschäftsbetrieb aufzubauen und zu unterhalten. Die für das Unternehmen wichtigste Aufgabe ist die Vermeidung der Risiken, die sich aus Regelverletzungen und Verstößen ergeben. Dabei bewegen sich Compliance-Beauftragte auf verschiedenen Ebenen.
Tätigkeitsschwerpunkte ergeben sich unter anderem aus den Bereichen:
- des Arbeitsrechts (Kündigung von Arbeitnehmern, regelkonformes Verhalten bei Neueinstellungen in Bezug auf Inklusion und die Gleichberechtigung)
- des Markenschutzes, Patentrechts und Urheberrechts
- der Umweltvorschriften
- des Steuer- und Zollrechts.
Anhand dieser wenigen Stichpunkte lässt sich bereits erkennen, vor welchen Herausforderungen und Aufgaben ein Compliance-Beauftragter in der Praxis steht. Sicherzustellen, dass das Unternehmen alle relevanten Gesetze, Richtlinien und ethischen Standards einhält, bedeutet nicht nur eine Überwachungsfunktion, die dem Compliance-Beauftragten zufällt.
Im Alltag geht es um:
- Prävention,
- Überwachung/Monitoring,
- Schulung und
- Kommunikation (mit untergeordneten Organisationseinheiten, der Unternehmensführung und den Aufsichtsbehörden),
um die geschäftlichen Prozesse in Einklang mit den rechtlichen Rahmenbedingungen zu bringen.
Hauptfunktionen eines Compliance-Beauftragten
Im Alltag besteht die wesentliche Funktion des Compliance-Beauftragten darin, Gesetzes- und Regelverstöße durch das Unternehmen zu verhindern. Daraus ergeben sich sowohl eine Kontroll- als auch eine Schutzfunktion. Die Arbeit des Compliance-Beauftragten soll Regelverstöße und juristische Verfahren verhindern, die Strafzahlungen und einen Imageverlust nach sich ziehen können.
Die Herausforderung besteht für einen Compliance-Beauftragter darin, alle rechtlichen Risiken für das Unternehmen bereits im Voraus zu erkennen. Im Fall eines Unternehmens mit internationalen Handelsgeschäften wird dies zu einem besonderen Problem wird, da sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen durchaus deutlich von denjenigen in Deutschland unterscheiden können.
In ihrer Hauptfunktion stellen Compliance-Beauftragte die Rechtskonformität im Unternehmen und der einzelnen Geschäftsabläufe sicher. In dieser Funktion übernimmt der Beauftragte Aufgaben von der Risikoanalyse bis hin zur Beratung der Geschäftsleitung.
Anforderungen an einen Compliance-Beauftragten
Die Tätigkeit des Compliance-Beauftragten geht mit einer hohen Verantwortung und anspruchsvolle n Aufgaben einher. Insofern ist nachvollziehbar, dass für diese Position besondere Kenntnisse und Fähigkeiten erforderlich sind. Die grundlegenden Voraussetzungen sind:
- die fachliche Eignung,
- die persönliche Eignung und
- organisatorische Anforderungen.
Die fachlichen Anforderungen an den Compliance-Beauftragten
Fachliche Kompetenz ist eine der wichtigen Voraussetzungen, um eine Stelle im Compliance-Management zu bekleiden. Gefordert sind Kenntnisse aus verschiedenen nationalen und internationalen Rechtsgebieten, wie dem Arbeitsrecht, den Datenschutzregelungen, dem Exportkontrollrecht, den Antikorruptionsvorschriften und dem Zoll- und Steuerrecht. Aufgrund dieser Voraussetzungen verfügen Compliance-Beauftragte meist über einen betriebswirtschaftlichen oder rechtswissenschaftlichen Hintergrund.
Zusätzlich zu den juristischen Grundlagen sind ein umfassende Kenntnisse und Erfahrungen in der jeweiligen Branche des Unternehmens nötig, um mit den spezifischen regulatorischen Anforderungen umgehen zu können. Zudem sind Managementfähigkeiten für die Tätigkeit als Compliance-Beauftragter bei der Einführung neuer Prozesse und für regulatorische Systeme in Unternehmen von Bedeutung. Da in fast allen Branchen und Bereichen die Digitalisierung zunehmend vorangetrieben wird, ist auch eine gewisses technisches Verständnis erforderlich.
Persönliche und charakterliche Voraussetzungen
Neben der fachlichen Kompetenz sind auch bestimmte charakterliche Voraussetzung zu erfüllen, um die Aufgaben als Compliance-Beauftragter erfolgreich wahrnehmen zu können. Aufgrund der hohen Bedeutung der Tätigkeit des Compliance-Beauftragten für das Unternahmen ist ein hoher persönlicher Anspruch an sich selbst in Bezug auf die eigene rechtliche und moralische Integrität unverzichtbar.
Um sich schnell in verschiedene Bereiche einarbeiten und Problemlösungen entwickeln zu können, setzen die Aufgaben des Compliance-Beauftragten in hohem Maß analytisches Denken voraus. Benötigt wird zudem Kommunikationsstärke, sowohl bei unternehmensinternen Prozessen als auch im Umgang mit externen Akteuren.
Compliance-Beauftragte werden im Alltag regelmäßig mit herausfordernden Situationen konfrontiert, in denen gegenüber der Geschäftsführung und Mitarbeitern auch schwierige Entscheidungen und Handlungsempfehlungen erklärt werden müssen. Dafür sind charakterliche Stärke und das nötige Durchsetzungsvermögen erforderlich. Gerade im Zusammenhang mit internationalen Handelsgeschäften gehören sprachliche Fähigkeiten und interkulturelle Kompetenz zu den erforderlichen Voraussetzungen.
Verantwortung und Aufgaben eines Compliance-Beauftragten
Im Unternehmen übernehmen Compliance-Beauftragte eine Reihe unterschiedlicher Aufgaben, die sich grob vier Komplexen zuordnen lassen. Innerhalb dieser Themenbereiche finde sich verschiedene Verantwortungsbereiche und Aufgaben, die den Compliance-Beauftragten auf sehr unterschiedliche Weise fordern.
Prävention
Zu den Hauptaufgaben eines Compliance-Beauftragten gehört die Prävention von Regelverstößen. Dementsprechend liegt die Entwicklung und Implementierung von Maßnahmen – die potenziellen Regelverstößen vorbeugen – im Verantwortungsbereich des Beauftragten. Zur Erfüllung dieser Aufgabe werden beispielsweise unternehmensweit geltende Standards entwickelt, die als Leitfaden für rechtlich und ethisch korrektes Verhalten dienen. Solche Richtlinien und Verhaltenshinweise geben für die Geschäftsführung und Mitarbeiter den Rahmen in Bezug auf die Innen- und Außenkommunikation vor.
Zur Prävention gehört aber auch die Analyse und Bewertung der Risiken, denen die einzelne Geschäftsbereiche ausgesetzt sind. Basierend auf den Ergebnissen dieser Analyse hat der Compliance-Beauftragte die Aufgabe, Maßnahmen zur Risikominimierung zu entwickeln. Zudem obliegt es ihm, mit Schulungen und Weiterbildungen eine Sensibilisierung der Mitarbeiter zu erreichen. Regelmäßige Trainings und Workshops schaffen im betrieblichen Alltag ein Bewusstsein für Compliance-Themen und deren Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg.
Monitoring und Kontrolle
Mit der Erarbeitung von Richtlinien ist die Aufgabe des Compliance-Beauftragten nicht zu Ende. Ein besonders wichtiger Komplex ist die Kontrollfunktion im Hinblick auf die Einhaltung der implementierten Regelungen. Dafür entwirft der Beauftragte ein internes Kontrollsystem, das zur Früherkennung möglicher Verstöße dient – bevor sich daraus für das Unternehmen schwerwiegende Konsequenzen ergeben.
Teil dieser Systeme ist die Einrichtung von betrieblichen Meldestellen, an die sich Mitarbeiter wenden können. Im Rahmen dieser Kontrollsysteme setzt der Compliance-Beauftragte auf die regelmäßige Durchführung von Audits, um Schwachstellen im Compliance-Management aufzudecken. Sofern Schwächen offensichtlich werden, arbeitet das Compliance-Team an deren Behebung.
Beratung der Geschäftsleitung
Teil des Arbeitsgebiets ist die Beratung der Unternehmensführung und Fachabteilungen. Dabei geht es um Unterstützung bei der Interpretation und Anwendung gesetzlicher Vorgaben und Richtlinien zur Regulierung von Märkten bzw. Branchen. Parallel empfiehlt der Compliance-Beauftragte Maßnahmen, mit denen das Unternehmen sowohl die rechtliche Sicherheit als auch die strategischen Ziele erreicht.
In dieser Funktion ist der Compliance-Beauftragte in der Regel eng in die strategischen Planungen der Unternehmensführung eingebunden. Sollte offensichtlich werden, dass die geschäftlichen Interessen und gesetzlichen Rahmenbedingungen miteinander kollidieren, ist es Aufgabe des Compliance-Beauftragten, eine rechtskonforme Lösungsstrategie zu erarbeiten.
Dokumentation
Die Basis der Arbeit des Compliance-Beauftragten sind interne Richtlinien, die gesetzliche Rahmenbedingungen in unternehmensinterne Handlungsanweisungen transferieren und dem Unternehmen eine eine ethisch-moralische Basis bereitstellen. Um dieser Funktion gerecht zu werden, ist umfassende Dokumentation nötig, die in:
- Berichte an die Geschäftsleitung,
- Reportings an externe Behörden/Akteure und
- den Compliance-Bericht
einfließt. Die Dokumentation des Compliance-Beauftragten macht die Entwicklung der Richtlinien und internen Standards für den Fall einer Überprüfung nachvollziehbar. Gleichzeitig fördert die Dokumentation Transparenz und einen offenen Dialog über Compliance-Themen auf allen Ebenen des Unternehmens.
Herausforderungen für Compliance-Beauftragte bei internationalen Handelsgeschäften
Unternehmen, die von Deutschland aus im internationalen Handelsgeschäft tätig sind, sehen sich unter anderem mit der Einhaltung von Exportkontrollgesetzen, Antikorruptionsregelungen, Steuergesetzen, Zollvorschriften und Datenschutzanforderungen als Herausforderungen konfrontiert. Compliance-Beauftragte müssen an diesem Punkt sicherstellen, dass alle deutschen sowie internationalen Vorschriften ausreichend Beachtung finden und in den Aufbau eines Compliance-Management-Systems einfließen.
Vorteile eines Compliance-Beauftragten für das Unternehmen
Die Einführung eines effektiven Compliance-Managements bietet einem Unternehmen strategische, operative und rechtliche Vorteile. Es verbessert damit nicht nur die eigene Rechtssicherheit, sondern auch interne Abläufe und das Vertrauen seitens der Geschäftspartner und Kunden.
Da ein Compliance-Beauftragter ethische und rechtliche Risiken analysiert und identifiziert, trägt er entscheidend zum Schutz des Unternehmens vor Bußgeldern, Strafen und anderen rechtlichen Konsequenzen bei. Es verringert sich die Gefahr, durch Haftungsrisiken einen umfassenden wirtschaftlichen Schaden zu erleiden.
Zudem unterstützt das Compliance-Management die Markenwahrnehmung bei B2B-Partnern und Kunden. Mit der Einsetzung eines Compliance-Beauftragten zeigt das Unternehmen , dass es seine Verantwortung ernst nimmt und an rechtskonformen Lösungen interessiert ist. Hieraus kann sich ein Vorbildcharakter entwickeln, der im Sinne einer positiven Reputation auch wirtschaftlich entsprechende Signale entwickelt.
Vorteile des Compliance-Managements im Unternehmensalltag auf einen Blick:
- Vermeidung von Verstößen und Haftungsrisiken
- Reputationsgewinn und positive Imagewahrnehmung
- Zugang in regulierte Märkte
- Verbesserung der internen Unternehmenskultur und Mitarbeiterbindung
- aktive Krisenprävention und Flexibilität in der Reaktionsfähigkeit
Gerade im internationalen Handelsgeschäft werden Unternehmen oft mit konkreten Richtlinien und Rahmenbedingungen für das Compliance-Management konfrontiert. Sofern ein rechtzeitiger Aufbau entsprechender Strukturen erfolgt, qualifiziert sich das Unternehmen für den Zugang zu einem regulierten Markt.
