Moderne Handels- und Lieferketten sind nicht mehr nur darauf ausgerichtet, Waren von A nach B zu transportieren, sondern unter anderem – wie im Fall der Just-in-Sequence-Lieferprozesse – darauf, dass die erforderlichen Güter bzw. Komponenten genau zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Station der Kette zur Verfügung stehen. Möglich werden derart komplexe Liefervorgänge nur durch das präzise Ineinandergreifen der am Transportprozess beteiligten Stellen und eine reibungslose Zollabwicklung.
Der Digitalisierung kommt in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle zu. Sie ermöglicht nicht nur eine effiziente Bearbeitung der einzelnen Prozessschritte von der Bestellung über den Versand und die Erledigung der Zolldeklaration bis zur Zollabwicklung. Mit der digitalen Transformation gewinnt auch die Datenanalyse zunehmend an Bedeutung. Zollagenturen, die in der operativen Abwicklung von Import- und Exportvorgängen als Dienstleister für Unternehmen auftreten, werden als Schnittstellen und Datensammelpunkte zu „Daten-Hubs“, die im Rahmen der Auswertung neue Potenziale zur Optimierung und strategischen Steuerung der Lieferketten entdecken.
Funktion und Bedeutung der Datenanalyse im Zollkontext
Die zentrale Aufgabe der Datenanalyse im Rahmen der Zollabwicklung besteht darin, Informationen aus verschiedenen Quellen wie Lieferantenerklärungen, Zolldokumenten und Logistikprozessen zu sammeln, zu bündeln und auszuwerten. Die Ergebnisse dienen dazu, Handelsströme transparent zu visualisieren sowie Risiken früh zu identifizieren. So können unter anderem der Compliance-Abteilung gezielte Ansatzpunkt zur Verfügung gestellt werden, damit diese dann die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben sicherstellen kann.
Durch die Auswertung der Daten durch Zollagenturen ergeben sich weitere Vorteile. So ist der Ressourcenaufwand bei wiederkehrenden Kontrollen und Zollabwicklungen sehr genau kalkulierbar, was wiederum eine Grundlage für Optimierungen und nachhaltigen Ressourceneinsatz bietet. Zur Erreichung dieser Vorteile schauen als Daten-Hubs agierenden Zollagenturen vor allem auf folgende Aspekte und Fragen:
- Welche Warenpositionen beeinflussen die Gesamtzolllast besonders stark?
- Wo führen ineffiziente Klassifizierungen zu Mehrkosten, zum Beispiel durch die Nichtnutzung von Freihandelsvorteilen?
- An welchen Stellen kommt es im Rahmen der Einreihung, Ursprungserklärung oder dem Präferenznachweis immer wieder zu Fehlern?
Die Datenanalyse als strategisches Instrument im grenzüberschreitenden Handel
Damit das Unternehmen die Ergebnisse aus einer Datenanalyse optimal nutzen kann, bedarf es einer klaren Vorstellung davon, wie die verschiedenen Daten verwendet werden sollen. Im grenzüberschreitenden Warenverkehr entstehen unzählige Datensätze, beispielsweise im Rahmen der Zollanmeldung oder im Hinblick auf die Transportdokumente und Compliance-Prüfungen. Diese Informationen müssen strategisch in die Prozesse des Unternehmens eingebunden werden.
Voraussetzung dafür ist eine systematische Auswertung, gewichtet nach den Kernzielpunkten der Geschäftsstrategie. Zollagenturen aggregieren und sammeln die diesbezüglich relevanten Informationen aus
- Zollsystemen,
- Transportnetzwerken,
- Marktdatenbanken und
- Kundensystemen (zum Beispiel Ressourcenplanungssysteme).
Die dabei generierten Datensätze werden unter Berücksichtigung der handelsrelevanten Informationen analysiert und können in datenbasierte Entscheidungen einfließen.
Die Nutzung dieser Informationen kann sich auf verschiedenen Ebenen auswirken. So wird das Unternehmen zunächst in die Lage versetzt, Vorteile aus Freihandelsabkommen effizient zu nutzen und besser auf sich ändernde Zollsätze zu reagieren. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass variable Kosten im Rahmen der Transportprozesse durch die Breite der verfügbaren Daten besser eingeschätzt werden können, was im Ergebnis der Optimierung der Ressourcenverwendung dient.
Durch die kontinuierliche Überwachung der Logistik- und Lieferketten sowie die Einbindung der bei Zollagenturen zusammenlaufenden Daten lassen sich regelmäßige Verzögerungen erkennen, die durch eine mangelnde Termintreue regionaler Logistikpartner oder beim Handling der Waren durch den Zoll entstehen können. Gerade in letzterem Fall stellt die Zollagentur als Daten-Hub einen ersten Ansatzpunkt für den Compliance-Beauftragten dar.
Praktische Umsetzung der datenbasierten Zollabwicklung
Um das Konzept der Zollagenturen als Daten-Hub praktisch umzusetzen, bedarf es der Einbindung des Verzollungsbüros in die IT-Infrastruktur, sodass dieses auf die relevanten Daten zugreifen kann. Die Datenanalyse besteht aus einem mehrstufigen Prozess bzw. den folgenden Schritten:
- Datenerfassung: Alle zollrelevanten Daten (dazu gehören unter anderem Warennummern, der Warenwert, der Ursprungsnachweis usw.) werden aus internen Systemen der Unternehmen oder ATLAS-Exporten extrahiert. Die Konsistenz und Vollständigkeit der Daten ist für eine hohe Aussagekraft und Skalierbarkeit von Bedeutung.
- Datenvalidierung/-aufbereitung: Unternehmen arbeiten mit sehr unterschiedlichen Systemen und Formaten. Zollagenturen müssen diese Informationen standardisieren, um einheitliche Analyseschemen anwenden zu können. Dabei können auch neue Technologien wie Machine-Learning zum Einsatz kommen, um Muster besser und schneller zu erkennen.
- Auswertung und Visualisierung: Über BI-Tools (Business Intelligence) werden Dashboards oder Berichte generiert, die Zollabgaben pro Warengruppe, saisonale Schwankungen in den Transportkosten oder die Auswirkungen verschiedener Präferenzabkommen anzeigen. Damit lassen sich Empfehlungen zur optimalen Versandplanung geben. Außerdem kann die Zollagentur Risiken (zum Beispiel bei Gütern, die unter die Dual-Use-Verordnung fallen) visuell hervorheben und die Fehlerhäufigkeit bei Zollanmeldungen dokumentieren.
- Beratung und Maßnahmenableitung: Anhand der Visualisierung lassen sich Optimierungspotenziale identifizieren, die Zollagenturen gezielt ansprechen und in ihre Handlungsempfehlungen (zum Beispiel die Anpassung der Warenklassifikation oder eine stringente Nutzung von Präferenzabkommen) einfließen lassen. Neben operativen Aspekten kann es auch um eine Verbesserung der Compliance gehen, um Fehler in der Zollabwicklung oder Verstöße gegen das Zollrecht – beispielsweise durch unkorrekte Deklarationen – zu verhindern.
Die Implementierung der Datenanalyse im Unternehmen
Unternehmen, die eine datenbasierte Zollabwicklung umsetzen wollen, benötigen dafür ein mehrstufiges Konzept. Der erste Schritt umfasst die Bestandsaufnahme vorhandener Datenquellen und technischer Systeme und führt zur Identifizierung derjenigen Prozesse, die digitalisiert werden sollen.
Für die Auswahl einer Zollagentur als Daten-Hub spielen deren technische Fähigkeiten und Erfahrungen im Bereich der Datenanalyse, die Integrationsfähigkeit der Systeme, der Qualität der Analysetools und die Expertise in der jeweiligen Branche eine Rolle.
Die Schulung der Mitarbeiter ist ebenfalls ein kritischer Faktor, da nur ein umfassendes Verständnis der neuen Tools deren richtige Anwendung und das Ausschöpfen des vollen Potenzials ermöglicht.
Herausforderungen und Lösungen im Zusammenhang mit der Datenanalyse
Die Implementierung umfangreicher Datenanalysesysteme verschafft dem Unternehmen Vorteile, kann aber auch Herausforderungen auf technischer und organisatorischer Ebene bedeuten. Die Integration verschiedener Datenquellen erfordert standardisierte Schnittstellen und damit kompatible Datenformate. Dabei wird die Bandbreite der unterschiedlichen Systeme, die in einem Unternehmen im Einsatz sind, für den Aufbau einer datengestützten Zollabwicklung häufig zur Herausforderung.
Ein weiterer kritischer Punkt kann die Gewährleistung der Datenqualität sein. Unvollständige oder fehlerhafte Datensätze, korrupte Rohdaten oder der Ausfall einzelner Datenquellen führen zu falschen Analyseergebnissen. Dies birgt wiederum das Risiko, aufgrund unrichtiger Annahmen Fehler bei der Zollabwicklung zu machen. Für eine Optimierung der Datenerfassung bedarf es somit robuster Qualitätskontrollmechanismen.
Eine weitere Herausforderung kann sich einer als Daten-Hub agierenden Zollagentur in puncto Datenschutz und Cybersecurity stellen. Da die Agentur mit sensiblen Handels- und Geschäftsdaten des Unternehmens umgeht, sind bei deren Verarbeitung auf allen Ebenen hohe Sicherheitsstandards erforderlich. Datenlecks oder Missbrauch verursachen indes regelmäßig erhebliche Schäden. Gewisse Wirtschaftsbereiche und Industrien sehen sich mit einem zunehmenden Risiko von Cyber-Attacken konfrontiert, was Investitionen in Sicherheitstechnologien und die Schulung aller beteiligten Mitarbeiter unumgänglich macht.
Fazit: Mit einer Zollagentur als Daten-Hub Prozesse optimieren
Die Entwicklung von professionellen Zollagenturen zu strategischen Daten-Hubs ist vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung und dem Einsatz von KI-Lösungen möglicherweise eine logische Konsequenz. Unternehmen, die die daraus resultierenden Möglichkeiten frühzeitig nutzen, können sich durch Kostenoptimierungen, verbesserte Compliance und strategische, datenbasierte Entscheidungen Wettbewerbsvorteile verschaffen. In diesem Kontext ist die Zollagentur nicht nur Berater, sondern stellt in Form der Datenanalyse die Grundlage bereit.