Bei mangelnder Vorbereitung kann es in den Zollverfahren zu erheblichen Verzögerungen kommen. Die Waren bleiben in der Kontrolle hängen und landen möglicherweise erst Monate später beim Empfänger. Handelt es sich um verderbliche Güter, ist das besonders geschäftsgefährdend. Mit einigen Strategien und einem konsequenten Zollrisikomanagement lassen sich aber viele der üblichen Hindernisse vermeiden. Verschaffen wir uns deshalb einen Überblick.
Grundlagen des Zollrisikomanagements
Neben vielen allgemeinen Risiken des Warenverkehrs, angefangen von Unwettern und Unfällen bis hin zu politischer Instabilität, hat sich die Komplexität des Zollwesens immer mehr zu einem Thema für das Risikomanagement in der internationalen Logistik entwickelt. Wartezeiten und eventuelle Zollstrafen müssen als mögliche Probleme eingeplant werden. Um was es genau beim Zollrisikomanagement geht, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.
Was ist Zollrisikomanagement?
Beim Zollrisikomanagement versuchen Unternehmen, durch eine gründliche Analyse, Vorbereitung und Beratung mögliche Verzögerungen oder hohe Kosten beim grenzübergreifenden Warenverkehr zu minimieren. Somit lässt sich neben anderen Gründen für längere Transportwege ein Bremselement mit hoher Wahrscheinlichkeit aushebeln. Zum Zollrisikomanagement gehören allem voran die Bereitstellung und Abspeicherung aller wichtigen Dokumente, die Informationseinholung zu aktuellen Regelungen und umfassende Compliance-Regeln innerhalb des Betriebs.
Wichtige Aspekte des Risikomanagements
Die wichtigsten Gefahren für Import- und Exportunternehmen in Bezug auf den Zoll sind Verzögerungen durch langwierige Kontrollen und höhere Kosten, zum Beispiel aufgrund von Regelbrüchen oder Compliance-Vergehen. Diese Kernpunkte müssen die Verantwortlichen solcher Unternehmen unbedingt beim Zollrisikomanagement im Auge behalten. Weitere Kosten können ebenso anfallen, wenn wichtige Dokumente, beispielsweise Zulassungen und Einfuhrerlaubnisse verloren gehen. Eine neue Ausstellung kann mit hohem Aufwand verbunden sein. Entsprechend sind eine weitreichende Digitalisierung von Zollprozessen und eine optimierte Online-Verwaltung essentiell.
Wichtige Kernpunkte und Fragen, die es beim Zollrisikomanagement zu beantworten gibt, sind:
- Wie lassen sich mögliche Verzögerungen bei der Einfuhr verhindern?
- Wie schnell muss die Ware durch den Zoll, um die Handelsströme effizient zu halten?
- Sind alle notwendigen Dokumente vorhanden?
- Werden alle Regeln eingehalten?
- Wo könnten mögliche Regel- oder Compliance-Brüche auftreten?
- Welche Warengruppe führe ich ein und welcher Zolltarif wird verwendet?
- Wie können Digitalisierung und Automatisierung dabei helfen, das Risiko in der Zollabwicklung zu minimieren?
Maßnahmen zur Verzögerungsminimierung durch Zollrisikomanagement
Indem Unternehmen Zollabwicklung und Risikomanagement miteinander verbinden, können sie dauerhaft effizientere Transportwege etablieren und die Gefahren von Einbußen verhindern. Eine richtige Vorbereitung und das Zurechtlegen von gezielten Maßnahmen hilft beim Zollrisikomanagement. Hier sind eigene Vorschläge, welche vor allem Verzögerungen ausschließen.
Optimierung der Dokumentenverwaltung
Ein Herzstück bei Zollabwicklung und Risikomanagement ist die Dokumentenverwaltung. Je nach Warengruppe müssen andere Papiere an der Grenze vorgelegt werden. Teil davon sollte immer die allgemeine Zollanmeldung sein, zu der auch eine umfassende Beschreibung des Sendungsinhalts gehört. Die Zollanmeldung selbst kann digital erfolgen – für die Nachverfolgung wird dann einfach ein QR-Code angebracht, über den der Zoll dann zu den entsprechenden Informationen geleitet wird.
Teil des Dokumentenpakets werden häufig aber auch andere Erlaubnisse sein. Bei der Einfuhr spezieller Warengruppen wie Medikamenten ist zum Beispiel eine Genehmigung der Arzneibehörden am Empfängerstandort notwendig. Für Lebensmittel gibt es erweiterte Hygienechecks und bei bestimmten Gütern kommen zusätzliche Sorgfaltserklärungen hinzu.
Letztere werden so bei der Einfuhr von Soja, Rindfleisch, Holz und anderen Waren aus Drittstaaten in die EU verlangt. Hierbei muss eine entwaldungsfreie Lieferkette nachgewiesen werden. In den kommenden Jahren kommen Klimazölle wie der CO2-Grenzausgleichsmechanismus CBAM hinzu. Dann gehören zu den Dokumenten Informationen zur Emission und zu den erworbenen CBAM-Zertifikaten für die Einfuhr in die Europäische Zollunion.
Da es sich oft um sehr viele Papiere handelt, ist die Einrichtung eines professionellen, digitalen Verwaltungssystems sinnvoll. Hier lassen sich alle Dokumente zentral im Unternehmen abspeichern. Zudem ist eine Kopplung an die Online-Plattform des Zolls möglich. Dadurch kommen keine Genehmigungen, Zertifikate und ähnliches abhanden und sind schnell auffindbar.
In den nächsten Jahren wird es vor allem auf EU-Ebene eine umfassende Zollreform geben. Diese soll mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz und Automatisierung für Effizienzsteigerung sorgen. Ziel ist eine zentrale Speicheroption für alle notwendigen Dokumente für den gesamten Bereich der Zollunion.
Automatisierung bei der Zollanmeldung
Durch die digitale Technik und die Entstehung von professionellen Zollplattformen ist auch eine automatisierte Anmeldung der Zollverfahren möglich. Hier können Unternehmen eine spezielle Software für Exportmanagement und Zollabwicklung integrieren.
Diese prüft alle Informationen und Dokumente automatisch auf Plausibilität. Hierdurch lässt sich das Zollrisiko in Hinsicht auf Compliance-Regeln und Gesetze reduzieren. Des Weiteren ist eine Kopplung an die Online-Plattformen der Zollbehörden möglich. Dadurch wird die Anmeldung irgendwann automatisiert durchgeführt und es ist kein menschlicher Eingriff notwendig.
Einsatz digitaler Technik zur Nachverfolgung
Ein weiteres wichtiges Mittel, das beim Zollrisikomanagement zum Einsatz kommen kann, ist die Nachverfolgungstechnologie. So lassen sich bestimmte Sendungen einfach mit einem Blockchain-Code für transparente Lieferketten versehen.
Diese Codes werden dezentral gespeichert und alle Aufzeichnungen können nicht mehr verändert werden. Es wird dadurch unter anderem klar, wo die Ware herkommt, wo sie sich aufhält und welche Ereignisse auf dem Transport eingetreten sind. Mit dem Internet der Dinge (IoT) können äußere Einflüsse wie die ungeplante Erhitzung von Lebensmitteln auf dem Weg erkannt und in den Code eingetragen werden.
Blockchain hat hier den Vorteil, dass der Zoll mit einem einfachen Scan gesicherte Informationen zu den Produkten erhält und sie damit den Kontrollbereich schneller verlassen können. Die Unternehmen wiederum haben stets Kenntnis von der aktuellen Position der Ware und finden sie im Zweifelsfall auf. So lassen sich die Warenströme und anberaumte Verkäufe besser steuern.
Ständige Updates zum neuen Regelwerk und Schulungen
Gerade in Hinsicht auf Nachhaltigkeit im internationalen Handel werden weltweit immer neue Regeln verabschiedet. Zuletzt hat beispielsweise die Europäische Zollunion die ersten Schritte zum CO2-Grenzausgleichsmechanismus verabschiedet, der eine Emissionsanmeldung bei der Einfuhr von energieintensiven Waren wie Stahl, Eisen, Zement, Aluminium und anderen verlangt.
Über neue Gesetze und den Ablauf von Übergangszeiträumen müssen sich die Importeure und Exporteure immer im Klaren sein. Jährliche Updates und Schulungen sind daher sinnvoll. Als professioneller Zolldienstleister mit langjähriger Erfahrung kann das Verzollungsbüro Butz die Belegschaft Ihres Unternehmens regelmäßig auf den neuesten Stand bringen.
Hinzuziehen von externen Experten
Als Zolldienstleister kann das Verzollungsbüro Butz nicht nur einfache Aufgaben bei der Anmeldung und die Schulungen von Mitarbeitern übernehmen. Gern unterstützen wir Ihr Unternehmen auch tatkräftig beim Zollrisikomanagement. So können wir eine Risikoanalyse erstellen und neuralgische Punkte ausmachen. Dort lassen sich dann Strategien einsetzen, die beim Senken des mit der Zollabwicklung verbundenen Risikos helfen.
Wer sich vollkommen sicher fühlen möchte, kann die Zollverfahren auch komplett outsourcen. Hierbei übernimmt der Zolldienstleister alle wichtigen Aufgaben in Verbindung mit der Einfuhr und stellt so zum Beispiel die Dokumentenmappen zusammen, kontaktiert die Behörden und wickelt die Anmeldung ab.
Kostenmanagement in der Zollabwicklung
Verzögerungen bei der Zollabwicklung oder die Einordnung der Sendungen in falsche Warenkategorien können auf Dauer hohe Kosten verursachen. So müssen Sie womöglich Zoll und Steuern auf Produkte bezahlen, die bei der richtigen Kategorisierung zollfrei wären. Zudem sorgen die Kontrollen für Verzögerungen und mögliche Kundenausfälle.
Umso wichtiger ist es, nicht nur die Zollabwicklung dem Risikomanagement zu unterziehen, sondern auch einen genauen Blick auf die Kosten zu werfen. Welche Kosten könnten bei einer richtigen Anmeldung vermieden werden und wo gibt es Einsparpotenzial?
- Verzögerte Transporte können zusätzliche Kosten für Standzeiten und weitere Fahrzeuge verursachen
- Verzögerte Lieferung kann Fertigstellung von Waren verhindern und Kosten verursachen
- Verzögerte Lieferung könnte zu Kundenverlust führen
- Falsche Anmeldung verursacht unnötige Zollkosten
- Verlust von Dokumenten mit Mehrkosten für den bürokratischen Aufwand der Wiederbeschaffung verbunden
- Manuelle Verwaltung der Dokumente mit höheren Personalkosten verbunden
Wer sich tiefgründig mit Zollabwicklung und Risikomanagement beschäftigt und effiziente Zollprozesse durchsetzt, kann auf Dauer einiges an Kosten einsparen. Für die Umsetzung dieser Strategien ist ein externer Zolldienstleister immer hilfreich. Gern ermitteln wir, vom Verzollungsbüro Butz, das Einsparpotenzial und machen konkrete Vorschläge zur Verbesserung des Kostenmanagements bei Anmeldung, Verwaltung, Einfuhr und Ausfuhr.
Mehr Sicherheit durch eine verbindliche Zolltarifauskunft (vZTA)
Kostensicherheit und effizientere Zollabwicklung lassen sich durch eine verbindliche Zolltarifauskunft (vZTA) garantieren.
Hierbei wenden sich die Unternehmen oder der Zolldienstleister mit einer offiziellen Anfrage an die Zollbehörden, präsentieren die Waren und lassen diese offiziell kategorisieren. Dabei werden sie in einen Tarif eingeordnet und die Zollkosten festgelegt.
Einmal ausgestellt, gilt die vZTA für insgesamt drei Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums brauchen die Importeure lediglich diese Auskunft bei der Einfuhr vorlegen und werden eindeutig tarifiert. Eine plötzliche Neueinordnung in eine andere Warengruppe ist ausgeschlossen. Zudem fällt der Zeitaufwand für erweiterte Kontrollen weg.
Häufige Fehler durch Zollrisikomanagement vermeiden
Einer der häufigsten Fehler ist es, dass Unternehmen eigentlich mit der Komplexität der Zollprozesse überfordert sind, aber dennoch das Zollrisikomanagement allein übernehmen wollen. Dadurch schleichen sich immer wieder Mängel in die Verfahren ein. Ein typisches Beispiel dafür ist die falsche Kategorisierung der Waren.
Die Kombinierte Nomenklatur und das Harmonisierte System sind sehr komplexe Sammlungen an Codes und Tarifen. Hier kann es schnell zu Verwechslungen kommen. Bei einer falschen Einordnung entstehen dann höhere Kosten als nötig. Andererseits kann es auch eine Beschwerde von Seiten des Zolls geben, dass zu niedrige Zollgebühren in einer nicht korrekten Kategorie bezahlt werden. Nachzahlungen und Strafen sind die Folge.
Fehler tauchen des Weiteren oft in der Verwaltung von Dokumenten auf. Über ein digitalisiertes System ist es weniger wahrscheinlich, wichtige Genehmigungen zu vergessen. Liegen diese bei der Einfuhr nicht vor, wird die Ware festgehalten und es muss auf die Nachlieferung der Papiere gewartet werden.
Eine mangelnde Vorlage an Dokumenten kann aber auch schlichtweg daran liegen, dass die Importeure selbst über gewisse Neuregelungen nicht Bescheid wissen. Wer zum Beispiel die Übergangsfrist für den CO2-Grenzausgleichsmechanismus verpasst, könnte ab 2026 große Probleme beim Import von Energie, Aluminium, Eisen, Zement und ähnlichen Produkten haben. Zudem drohen bei Verstößen gegen Compliance-Regeln Strafen.
Wichtig ist es außerdem, auf die Details zu achten. Die Frage nach dem Ursprung einer Ware kann so komplexer sein, als man annimmt. Fehlerhaft ausgefüllte Ursprungskennzeichnungen in der Lieferantenerklärung können so erhebliche juristische Folgen haben. Teilweise reichen hier einfache Präferenznachweise zum Ursprung nicht aus, sondern es muss auch ausgewiesen werden, wo die Hauptzutat herkommt.
Fallbeispiele zum Zollrisikomanagement
Schauen wir uns nun einige Beispiele an, um erfolgreiches Zollrisikomanagement besser zu verstehen.
Fallbeispiel 1: Import von alkoholfreiem Bier aus China nach Deutschland
Gehen wir von einem Unternehmen aus, welches alkoholfreies Bier aus China nach Deutschland einführen möchte. Es erkennt darin ein hohes Geschäftspotenzial, ist sich aber des Risikos bei der Zollabwicklung unsicher. So muss es die Einfuhrschranken und eventuell in der EU geltende Verbrauchsteuern beachten.
Um eine Verzögerung beim Zoll zu verhindern, bereitet sich das Unternehmen über ein umfassendes Zollrisikomanagement auf den Import vor. So druckt es bereits weit im Voraus die notwendigen Etiketten, auf denen eine klare Kennzeichnung der Herkunft ausgewiesen sein muss. Zudem müssen die Inhaltsstoffe und die Nährwerte aus dem Chinesischen übersetzt und auf Deutsch angebracht werden.
Ein Problem stellt für den Importeur noch die Verbrauchsteuer für Bier dar. Zwar ist das Getränk als alkoholfrei ausgewiesen, weist aber dennoch 0,6 Volumenprozent auf – in der Regel wird die Biersteuer in Deutschland ab einem Alkoholgehalt von 0,5 Volumenprozent erhoben. Mit diesen zusätzlichen Abgaben wäre das Geschäft aber womöglich unrentabel.
Um sich hier bei der Zollabwicklung abzusichern, stellt das Unternehmen einen Antrag auf eine verbindliche Zolltarifauskunft. Die Behörden schauen sich eine eingesandte Probe an und kommen zu dem Schluss, dass es trotzdem unter dem Zolltarif 2202 für Wasser […] und andere nicht alkoholische Getränke, ausgenommen Frucht-, Nuss- und Gemüsesäfte der Position 2009 eingeordnet werden kann. Hierfür erteilt die Zollbehörde eine vZTA.
Mit dieser Auskunft tauchen bei der Einfuhr an der Zollstelle keine weiteren Fragen auf. Die Mitarbeiter werden nicht prüfen, um welche Warenkategorie es sich handelt und erlauben die Einfuhr zum vorgegebenen Zolltarif. Die Gebühren wurden bereits vorab online bezahlt und die Bestätigung wird als QR-Code auf der Sendung aufgebracht. Damit geht die Zollabwicklung flüssig vonstatten und der Empfänger kann die Ware schon kurz nach der Ankunft in Deutschland verkaufen.
Fallbeispiel 2: Einfuhr von Palmöl aus Indonesien in die EU
Seit vielen Jahren handelt ein Unternehmen mit Palmöl und palmölhaltigen Produkten. Zuletzt kam es immer wieder zu Verzögerungen, da die Europäische Zollunion das Gesetz zum Nachweis entwaldungsfreier Lieferketten durchgesetzt hat. Palmöl zählt genau in die Kategorie, in der die Importeure beweisen müssen, dass keine Wälder für die Produkte gewichen sind.
Da diese Verzögerungen zuletzt existenzgefährdend waren, setzt der Betrieb einen externen Zolldienstleister ein, der das Zollrisikomanagement übernehmen soll. Er besorgt zunächst die notwendigen Zertifikate für die entwaldungsfreie Herkunft des Palmöls und lädt diese in ein zentrales Verwaltungssystem hoch. Hier werden dann weitere Dokumente wie die Lieferantenerklärung und die Zollanmeldung abgespeichert. Über einen QR-Code lassen sich die Informationen dann abrufen.
Um die Zollabwicklung aber noch schneller voranzutreiben und Verzögerungen zu vermeiden, integriert der Zolldienstleister nun auch einen Blockchain-Code in seine Strategie. Dieser wird an die Warensendung gekoppelt. Hier ist die Herkunft des Palmöls zweifelsfrei vermerkt. Zudem tragen alle an der Lieferkette beteiligten Akteure weitere Informationen zum Beispiel zum Standort oder besonderen Vorkommnissen ein.
Der Zoll kann nun den QR-Code scannen und hat sofort Einsicht in die Dokumentation und den zweifelsfreien Herkunftsnachweis über Blockchain. Somit ist die Abwicklung innerhalb von wenigen Minuten erledigt und das Palmöl kann eingeführt werden.
Zukünftige Trends und Innovationen im Zoll
Die Zukunft des Zollwesens wird in jedem Fall komplexer, aber auch digitaler. Künstliche Intelligenz und eine zentralisierte Zollplattform helfen dabei, das Zollrisikomanagement zu verbessern. Solche Systeme sind dazu in der Lage, bereits vor dem Absenden der Unterlagen und Informationen alles auf Plausibilität zu prüfen. Zudem ist eine automatisierte Verfahrensweise möglich.
Die Verwaltung der Dokumente wird weiterhin nicht mehr rein betriebsintern erfolgen. Nach der EU-Zollreform dürfte es einen gemeinsamen Server der Mitgliedstaaten geben. Wird eine Genehmigung ausgestellt, kann sie dem Importeur direkt zugewiesen werden. Mit einem Scan wissen die Beamten dann sofort, ob das Unternehmen die notwendigen Dokumente und den geeigneten Status besitzt. Auf diese Weise gehen die Waren dann effizienter durch den Zoll.
Durch die Digitalisierung kommt es zu einem stärkeren Fokus auf Stichproben. Der Zoll verfolgt hier im Rahmen des Customs Risk Management Frameworks (CRMF) eine Priorisierung, bei welcher bestimmte größere Gefahren wie Terror oder die Einfuhr von verunreinigten Lebensmitteln in den Fokus rücken. Somit kann ein Großteil der Waren schneller transportiert werden und wird nicht mehr in langwierigen Prozessen kontrolliert.
Zollabwicklung und Risikomanagement – eine Zusammenfassung
Im Zusammenhang mit der Zollabwicklung ist Risikomanagement ein wichtiger Teil moderner Unternehmensstrategien. Da es bei den Kontrollen häufig zu Verzögerungen kommt, könnten die Lieferketten unterbrochen und Warenströme verlangsamt werden. Das sorgt für hohe Einbußen und eventuell für den Wegfall von Kunden. Zudem drohen bei Fehlern in der Zollanmeldung Strafen.
Um diese Mehrkosten zu verhindern, ist der Aufbau eines effizienten Zollrisikomanagements wichtig. Dieses nimmt eine grundsätzliche Analyse der Risiken und ihrer Auswirkungen vor. Darauf aufbauend werden dann Strategien zur Lösung gefunden, zum Beispiel eine optimierte Verwaltung von Dokumenten und eine elektronische Markierung der Sendungen. Bei der Umsetzung dieser Strategien sind wir – das Verzollungsbüro Butz – Ihnen als erfahrener Zolldienstleister gern behilflich.
